Как принять работника по договору ГПХ

Что такое договор ГПХ

По договору ГПХ заказчик поручает какую-то работу или услугу и оплачивает ее результат, а исполнитель обязан выполнить ее в срок и в соответствии с требованиями заказчика.

Если договор с ИП или самозанятым, никаких взносов и налогов за исполнителя заказчки не перечисляет. Они платят их самостоятельно.  

Особая категория ГПД — договоры на оказание услуг или выполнение работ с физическими лицами без статуса ИП или самозанятого. Обычно их и называют договорами ГПХ из-за особенностей налогообложения. И далее в статье мы будем рассказывать именно о них.

К таким договорам относятся:

• выполнение работ или оказание услуг;

• договор авторского заказа;

• договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

• издательский лицензионный договор;

• лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Основание: п. 1 ст. 226 НК, ч. 1 ст. 420 НК, ст. 425 НК.

Взносы на страхование «от травматизма» заказчик платит, если это предусмотрено условиями договора (ч. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

ГПД регулируются не трудовым, а гражданским законодательством. Поэтому понятия «работодатель» и «работник» к ним неприменимы. Здесь используются термины «заказчик» и «исполнитель». На практике же исполнителя-физическое лицо могут называть работником из-за того, что ГПД с ним напоминает трудовой договор по уплате налогов и страховых взносов.

Когда лучше заключать договор ГПХ вместо трудового договора, а когда это запрещено

ГПД чаще всего используют, когда поручения носят разовый, а не регулярный характер. Компании нет смысла создавать отдельное рабочее место и нанимать штатного работника, если она не сможет обеспечить ему ежедневную занятость.

Пример. ООО «Ромашка» занимается поставкой, монтажом и ремонтом стеклянных конструкций. Но иногда заказчики просят дополнительно сделать перед установкой дизайнерский проект. В таких случаях ООО «Ромашка» привлекает исполнителя по договору ГПХ. Держать в штате дизайнера нет смысла, поскольку такие услуги нужны нерегулярно.

Иногда гражданско-правовые отношения связаны с нежеланием самого исполнителя заключать трудовой договор. Он не хочет ежедневно ходить на работу, соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Часто такие исполнители имеют дефицитную специальность либо высокую квалификацию и востребованы на рынке труда, поэтому и не ограничивают себя работой только на одну компанию.

Плюсы договора ГПХ для исполнителя:

• можно сотрудничать с несколькими заказчиками;

• никто не диктует режим работы и отдыха;

• можно расторгнуть договор в любой момент без обязательной отработки.

Плюсы договора ГПХ для заказчика:

• не надо предоставлять исполнителю социальные гарантии — оплачиваемый отпуск и больничные, безопасное рабочее место, СИЗ, доплаты за вредные или опасные условия труда, ДМС и т.п.;

• в договоре ГПХ можно предусмотреть штрафы за некачественное исполнение работ исполнителем (ст. 421 ГК), чего нельзя делать при трудовых отношениях;

• не надо соблюдать процедуру увольнения при расторжении ГПД.

Например, Ростехнадзор неоднократно разъяснял, что исполнителей по договору ГПХ нельзя привлекать для обслуживания электроустановок. Это не предусмотрено правилами охраны труда от 15.12.2020 № 903н. Поэтому когда ТСЖ или микропредприятия привлекают электриков по договорам ГПХ, они нарушают требования электробезопасности.

Работник должен состоять либо в штате владельца электроустановки, либо в штате подрядной организации. Он действует на основании распоряжений руководителя, нарядов-допусков, обязан проходить проверку знаний и инструктажи. А это прямые признаки трудовых отношений.

Смотрите конкретный нормативный акт, который регулирует такую деятельность — например, Правила по охране труда, Положение о воинском учете и т.д. Если там звучит «работник» или «работник, состоящий в штате», то отдавать исполнителю по ГПХ эту работу нельзя. 

Какие есть риски при заключении договора ГПХ

У ГПД есть свои минусы. В отличие от трудового договора, его нельзя заключать бессрочно. Для продления срока действия ГПД нужно заключать дополнительное соглашение.

Также вы не сможете диктовать исполнителю режим работы, привлекать его к сверхурочной работе. Все взаимодействие ограничено условиями договора. За любую дополнительную нагрузку исполнитель может потребовать отдельную плату или вообще отказаться ее выполнять.

Иногда заказчики путают работника по договору ГПХ с наемным работником. Они пытаются заставить исполнителя:

• ежедневно быть на связи в рабочие часы;

• сотрудничать только с его компанией;

• писать планы работ и сдавать по ним отчеты;

• участвовать в планерках и совещаниях;

• выполнять неоплачиваемые поручения в режиме 24/7;

• отрабатывать две недели перед расторжением договора.

Сам исполнитель или трудовой инспектор могут обратиться в суд с иском о переквалификации ГПД в трудовой договор. И тогда придется принимать гражданина на работу со всеми положенными социальными гарантиями «задним числом», а значит доплатить налоги и взносы за весь период.

Верховный Суд назвал признаки трудовых отношений в договоре ГПХ (постановление Пленума ВС от 29.05.2018 № 15). Это, например, подчинение исполнителя ПВТР или графику сменности; выполнение определенной трудовой функции и указаний работодателя; оплата командировочных расходов; периодические выплаты примерно равных сумм.

Переквалифицировать в трудовой договор можно даже договоры с ИП или самозанятыми. Особое подозрение вызовет факт, что они работают на единственного заказчика и для них это основной источник дохода.

Можно ли заключать договор ГПХ со штатным сотрудником

Закон не запрещает оформить с действующим работником дополнительно ГПД. Главное, чтобы предмет гражданского договора не совпадал с трудовой функцией работника.

Например, поручить штатному бухгалтеру работу над годовым отчетом по договору ГПХ нельзя. Трудовая инспекция решит, что вы так маскируете переработки. Зато можно заказать бухгалтеру разработку дизайна визиток или макета годового отчета в рамках ГПД, если он умеет работать в специальных программах. 

Зарплату и выплаты по ГПД проводите отдельными платежными поручениями.

Можно ли заключить договор ГПХ с ИП или самозанятым как с физическим лицом

Никаких ограничений в законах нет. Вы имеете право заключить с физическим лицом договор ГПХ как с ИП или самозанятым. В этом случае не придется платить за них НДФЛ и взносы.

Также вы можете подписать ГПД с индивидуальным предпринимателем как с физическим лицом без статуса. Тогда вы будете выступать как налоговый агент и страхователь.

Важно правильно заполнить гражданский договор. Если вы заключаете его с физическим лицом без статуса ИП или самозанятого, то указывайте:

• Ф.И.О. исполнителя;

• адрес;

• паспортные данные; 

• СНИЛС; 

• ИНН;

• банковские реквизиты для перечисления вознаграждения;

• условия об удержании НДФЛ и перечислении страховых взносов.

Не приводите в таком договоре сведения о регистрации ИП или справке о постановке на учет плательщика НПД.

Как заключить договор ГПХ с физическим лицом

Для оформления ГПД достаточно согласовать с исполнителем условия и оформить письменное соглашение. Запросите у физического лица копию паспорта, СНИЛС, ИНН и банковские реквизиты для перечисления вознаграждения.

В договоре укажите:

1. Предмет договора — работы или услуги, которые вы поручаете исполнителю.

2. Сроки выполнения.

3. Стоимость работ или услуг.

4. Порядок расчетов. Обычно работы по договору ГПХ принимают по акту выполненных работ. Пропишите форму акта, сроки его сдачи и согласования.

5. Ответственность сторон. В этом разделе вы можете указать штрафные санкции за некачественное выполнение работ или иное нарушение условий договора со стороны исполнителя.

6. Срок действия договора. Повторим, что ГПД не может быть бессрочным.

Однако если с исполнителем по договору ГПХ произойдет несчастный случай, вам придется его расследовать. Поэтому лучше включите отдельным приложением к договору ГПХ памятку по безопасному выполнению работ на объектах заказчика. 

Если все-таки вы проводите исполнителям по ГПД инструктажи по охране труда, регистрируйте их в отдельном документе, где нет штатных работников. Так вы не дадите повода трудовому инспектору считать, что у вас трудовые отношения замаскированы под гражданско-правовые.

Не позднее одного рабочего дня после заключения или расторжения договора направьте в Социальный фонд отчет по форме подраздела 1 и подраздела 1.1 ЕФС-1.

Как вести учет по договорам ГПХ с физическими лицами

ГПД отражайте в отчетах:

• ЕФС-1;

• РСВ и персонифицированных сведениях.

Среднюю численность работников по договорам ГПХ считайте в соответствии с п. 21 Указаний по заполнению формы П-4, утв. приказом Росстата от 22.12.2023 № 678. Суммируйте число всех исполнителей по месяцам и делите на количество месяцев в отчетном периоде. Штатных работников, с которыми заключили дополнительно договор ГПХ, в расчет не включайте.

Как заключить договор ГПХ с ИП или самозанятым

Найдите исполнителя и согласуйте с ним условия сотрудничества. Для заключения письменного договора запросите документы:

1. Копию паспорта.

2. Выписку из ЕГРИП для ИП или справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД по форме КНД 1122035 — для самозанятого.

3. ИНН.

4. Банковские реквизиты для перечисления вознаграждения.

Для договора оказания услуг с ИП дополнительно могут понадобиться документы о применяемом им режиме налогообложения и копия лицензии, если он будет оказывать лицензируемый вид деятельности. Например, техническое обслуживание систем пожарной защиты.

В шапке письменного договора обязательно укажите статус исполнителя — ИП или самозанятый. В основном тексте пропишите:

1. Предмет договора — работы или услуги, которые вы поручаете исполнителю.

2. Сроки выполнения.

3. Стоимость работ или услуг.

4. Порядок расчетов. 

5. Ответственность сторон. 

6. Срок действия договора. 

Сведения о заключении ГПД с ИП или самозанятыми в СФР не подавайте, ведь взносов за них вы не платите. Также не учитывайте таких исполнителей в РСВ и персонифицированных сведениях, в расчете средней численности.