Как работодателю учесть выплаты по договорам ГПХ

Какие выплаты положены исполнителям ГПХ

Вознаграждение по договору ГПХ

Чаще всего организации и ИП заключают с физлицами договоры на выполнение работ (договор подряда) или оказание услуг. По ним выплачивается не зарплата, а вознаграждение. Сумму и условия выплат заказчик и исполнитель устанавливают по договоренности. Например, вознаграждение можно платить:

в твердой сумме или в зависимости от объема выполненных работ, услуг;
в денежной или в натуральной форме;
с авансом или без него;
одной суммой или по итогам отдельных этапов работ, услуг.

Вознаграждение не запрещено выплачивать даже ежемесячно в фиксированном размере, но тогда есть риск, что проверяющие увидят в договоре ГПХ признаки трудовых отношений.

Оплата расходов по договору ГПХ

Дополнительно заказчик может предоставлять свои материалы, средства труда и оборудование, либо компенсировать по ним расходы или оплачивать их напрямую.

Это нужно прописать в договоре, потому что по умолчанию исполнитель выполняет работу своими силами и за свой счет — п. 1 ст. 704 ГК. Компенсацию расходов можно включить в общую сумму вознаграждения или указать отдельной суммой.

Точно так же компенсируются расходы, если для выполнения договора ГПХ нужны поездки исполнителя в другую местность. Оформлять командировку и выплачивать суточные нельзя, так как это делается только в рамках трудового договора. Компенсацию можно включить в стоимость договора, либо указать, что расходы на проезд и проживание возмещаются отдельной суммой — фиксированной или по факту с подтверждающими документами.

Оплачивать нужно только те расходы, которые указаны в договоре ГПХ.

Пособие по временной нетрудоспособности

Оно положено только физлицам без статуса физлица, у которых с выплат за прошлый год были начислены взносы по соцстрахованию не менее стоимости страхового года. За 2023 год это 5 652,22 руб., а если есть районный коэффициент, эта стоимость увеличивается.

Тогда при заболевании или травме исполнителя заказчику может поступить от СФР электронный больничный лист. Нужно оплатить за свой счет первые 3 дня нетрудоспособности.

Если выплаты за прошлых год были от других заказчиков и работодателей, сведения о сумме заработка можно запросить у исполнителя или сделать запрос в СФР.

Премии, отпускные, компенсации за отпуск при увольнении исполнителям по договору ГПХ не положены.

Разобраться с порядком применения ФСБУ поможет Клерк.Премиум — ежедневная экспертная поддержка и обучение бухгалтера в одной подписке.

Читайте конспекты вебинаров и разборы по теме:

Смотрите записи вебинаров:

Разберитесь в нюансах работы с исполнителями по ГПХ на курсе:

Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С.

По отдельности такой комплект стоит 4 986 руб. Подписка Клерк.Премиум на месяц — всего 2 499 руб. Подписка ежедневно наполняется новым контентом для бухгалтеров, кадровиков и предпринимателей, а эксперты «Клерка» отвечают на вопросы по применению законодательства. С Клерк.Премиум вы сможете быстро находить решение любых рабочих проблем и профессиональных задач! Подписаться.

Какими налогами и взносами облагаются выплаты по договорам ГПХ

НДФЛ

Если исполнитель не ИП и не самозанятое физлицо, заказчик становится налоговым агентом и при выплатах должен удерживать НДФЛ — п. 1 ст. 226 НК. Аванс (предоплата) по договору ГПХ тоже облагается налогом в день выплаты.

Сроки перечисления НДФЛ в бюджет те же, что и за штатных работников:

налог, удержанный с 1 по 22 число — до 28 числа этого же месяца;
налог, удержанный с 23 по последнее число месяца — до 5 числа следующего месяца;
налог, удержанный с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня текущего года.

Если заказчик по условиям договора оплачивает расходы, связанные с работой исполнителя, это тоже считается доходом, с которого нужно удержать НДФЛ.

Если исполнитель сам оплачивает расходы, то может обратиться к заказчику за профессиональным вычетом по п. 2 ст. 221 НК. Такое право есть у тех, чьи выплаты по договору ГПХ облагаются НДФЛ 13% или 15%.

Чтобы получить вычет, исполнителю нужно:

Написать заказчику заявление в свободной форме.
Предоставить документы, подтверждающие расходы. Например товарные накладные на расходники, связанные с выполнением работ или оказанием услуг для заказчика.

Тогда для расчета НДФЛ заказчику нужно уменьшить доходы исполнителя на сумму профессионального вычета. Если расходы окажутся больше вознаграждения, налоговая база равна нулю и НДФЛ не нужно удерживать. Но остаток вычета не переносится на будущие периоды — п. 3 ст. 210 НК.

Страховые взносы по единому тарифу

Исполнители считаются застрахованными по трем видам обязательного страхования — по пенсионному, медицинскому и социальному на случай временной нетрудоспособности и материнства.

На вознаграждение нужно начислять взносы по единому тарифу — так же, как по зарплате штатных работников. Исключение — выплаты по договору ГПХ с ИП или самозанятым физлицом.

Срок уплаты страховых взносов по единому тарифу — до 28 числа следующего календарного месяца. Платить их нужно в ИФНС на ЕНС (единый налоговый счет).

Если заказчик оплачивает расходы исполнителя по договору ГПХ отдельно, а не в сумме вознаграждения, на них страховые взносы не начисляются — пп. 16 п. 1 ст. 422 НК. Расходы нужно подтвердить документами.

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве

Таким видом взносов вознаграждение будет облагаться, если это специально прописать в договоре ГПХ. Исключения — ИП и самозанятые физлица.

Срок уплаты взносов от несчастных случаев — до 15 числа следующего календарного месяца. Перечислять их нужно по реквизитам территориального СФР.

Компенсацию расходов, которую заказчик выплачивает отдельно от вознаграждения, облагать взносами не нужно — абз. 11 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 года. По расходам должны быть подтверждающие документы.

Как отразить выплаты по договорам ГПХ

Налоговый учет

На ОСНО вознаграждение исполнителям ГПХ можно учесть в расходах, если работы и услуги связаны с деятельностью организации и подтверждены документами: актами, счетами на оплату. От самозанятых обязательно нужен чек, сформированный в приложении «Мой налог».

Налоговый учет зависит от того, кто исполнитель: человек со стороны или штатный сотрудник. При этом у штатников работа по договорам ГПХ не должна входить в их трудовые обязанности.

Учесть вознаграждение можно:

В расходах на оплату труда по п. 21 ч. 2 ст. 255 НК, если исполнитель не штатный работник организации.
В прочих расходах по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК, если это работник, с которым заключен трудовой договор.
В прочих расходах по пп. 41 п. 1 ст. 264 НК, если это ИП, который не состоит в штате организации.

Если исполнитель — самозанятое физлицо без статуса ИП, вознаграждение нужно учесть в прочих расходах по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК.

В других статьях расходов нет ограничений по категориям исполнителей. Например, если это договор ГПХ на юридические или информационные услуги, вознаграждение можно учесть в расходах по пп. 14 или пп 15 п. 1 ст. 264 НК.

На УСН учесть вознаграждение в расходах можно только на объекте «Доходы минус расходы».

Выплаты должны быть экономически обоснованы и оформлены актами выполненных работ или оказанных услуг, счетами на оплату, чеками самозанятых.

Учет таких расходов тоже зависит от категории исполнителя. Вознаграждение можно учесть:

В расходах на оплату труда по пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК, если это не штатный работник организации и не ИП.
В материальных расходов по пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК или по пп. 6 п. 1 ст. 254 НК, если исполнитель в статусе ИП.

Также вознаграждение можно учесть в других статьях расходов из закрытого перечня ст. 346.16 НК. Например, если договор ГПХ на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги, то по пп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК.

Если в закрытом перечне расходов нет ничего подходящего, такие выплаты по договорам ГПХ нельзя учесть на УСН.

Бухгалтерский учет

Начисление выплат исполнителям отражается по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», даже если договор ГПХ заключен со штатным работником. Счет по дебету зависит от вида деятельности заказчика и от конкретной работы или услуги.

Например, начислено вознаграждение по договору ГПХ за работы (услуги) для:

основного производства — Дт 20 Кт 76;
вспомогательного производства — Дт 23 Кт 76;
общепроизводственных нужд — Дт 25 Кт 76;
административно-управленческих нужд — Дт 26 Кт 76;
обслуживающего производства — Дт 29 Кт 76.

Если работы или услуги по договору ГПХ связаны с продажами товаров заказчика (выполнением работ, оказанием услуг) — Дт 44 Кт 76.

Если они связаны с созданием объектов капитальных вложений, основных средств или нематериальных активов — Дт 08 Кт 76.

Если работы или услуги не связаны с торговлей или производством — Дт 91.2 Кт 76.

В бухгалтерском учете вознаграждения по договорам ГПХ в зависимости от вида работ или услуг относятся к расходам по обычным видам деятельности, капвложениям в основные средства или к прочим расходам.

Выплата вознаграждения исполнителю отражается проводкой:

Дт 76 Кт 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет» — оплата по договору ГПХ.

Как отразить начисление налогов и взносов

Удержание и перечисление НДФЛ с выплат по договору ГПХ отражается на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам», к которому лучше открыть субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Дт 76 Кт 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — удержан НДФЛ с выплаты по договору ГПХ.
Дт 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кт 68 субсчет «ЕНП» — задолженность по удержанному НДФЛ перенесена на единый налоговый счет.
ДТ 68 субсчет «ЕНП» Кт 51 — перечислен в бюджет единый налоговый платеж.

Начисление и уплата страховых взносов отражается на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». К нему лучше открыть отдельные субсчета:

расчеты с ФНС по единому тарифу;
расчеты с СФР по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний.

Счет по дебету при начислении страховых взносов будет совпадать со счетом затрат, на котором заказчик отразил вознаграждение по договору ГПХ.

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, 08, 91.2) Кт 69 субсчет «Расчеты с ФНС по единому тарифу» — начислены страховые взносы по единому тарифу.
Дт 69 субсчет «Расчеты с ФНС по единому тарифу» Кт 68 субсчет «ЕНП» — задолженность по начисленным страховым взносам перенесена на единый налоговый счет.
Дт 68 субсчет «ЕНП» Кт 51 — перечислен в бюджет единый налоговый платеж.