НДФЛ-нюансы отпускных
При оплате ежегодного отпуска сотрудника нужно учитывать следующие особенности:
отпускные относятся, наряду с зарплатой, к облагаемым НДФЛ выплатам;
закон строго регулирует сроки выплаты денег — как минимум за 3 дня до начала отпуска. При этом сроки исчисляются в календарных днях, а первый день отдыха в этот период не входит (письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157);
даже если отдых переходит из одного месяца в другой, сумма отпускных выплачивается сразу за весь период.
НДФЛ с отпускных выплат удерживается единовременно — в тот день, когда выдают или перечисляют деньги. При расчете НДФЛ налоговая база уменьшается на сумму стандартных вычетов.
Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой
Начиная с отчетности за I квартал 2024 года форма 6-НДФЛ сдается в редакции приказа ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.
Расчет включает в себя два раздела:
«Сведения об обязательствах налогового агента», в котором указываются сумма исчисленного и удержанного НДФЛ, перечисляемая с начала года, а также возвращенная с начала года сумма налога;
«Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц», в котором отражают обобщенные по всем сотрудникам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей ставке.
До 2023 года даты фактического получения зарплаты и отпускных для целей НДФЛ различались:
для дохода в виде оплаты труда — такой датой являлся последний день месяца, за который сотруднику начислен доход (п. 2 ст. 223 НК в редакции, действовавшей до 2023 года).
по отпускным эта дата определялась как день выплаты дохода.
В отношении уплаты НДФЛ с авансов по зарплате с 2023 года действует правило, по которому датой фактического получения дохода является день выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Аналогичные правила действуют в отношении отпускных.
Следовательно, у налоговых агентов с 2023 года появилась обязанность удерживать НДФЛ дважды — при каждой выплате дохода сотруднику.
Если день выплаты отпускных и заработной платы совпадают, в разделе 1 формы 6-НДФЛ их отражают вместе, поскольку сроки уплаты налога по ним одинаковые — до 5 или 28 числа каждого месяца.
При этом в разделе 2 формы 6-НДФЛ:
в строке 120 складывается сумма выплаченного дохода;
в строке 140 отражается общий размер исчисленного налога.
Подробнее о том, какие доходы работников облагаются НДФЛ, и как правильно формировать отчетность за работников рассказываем на онлайн-курсе «Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С». Сейчас вы можете купить курс за 3 290 рублей вместо 18 990 рублей.
Как отражаются в 6-НДФЛ переходящие отпуска
В расчете 6 НДФЛ следует показывать суммы лишь выплаченных отпускных. Если отпускные были только начислены, но еще не выданы, отражать их в расчете не требуется.
Сведения об отпускных указывать в 6-НДФЛ нужно в том периоде, в котором они выплачены.
Если отпуск переходящий (когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в другом), отпускные отражаются в 6 НДФЛ так же, как и обычные — по факту выплаты денег сотруднику.
Ведь доход у него возникает в момент выплаты отпускных, даже если отдых пришелся на разные периоды.
Как отразить доплату к отпускным
В некоторых случаях может возникнуть необходимость пересчитать отпускные.
В 6-НДФЛ сумму доплаченных средств отражают как обычный доход в том периоде, в котором он фактически осуществлен. НДФЛ с доплаты включается в раздел 1 в зависимости от срока перечисления в бюджет.
Пример
Сотрудник 23 августа ушел в отпуск, 19 августа он получил отпускные — 60 900 рублей. НДФЛ с отпускных (70 000 рублей) составил 9 100 рублей.
В сентябре выявили ошибку в расчетах и доначислили сотруднику 5 000 рублей. НДФЛ с этой суммы — 650 рублей. Доплату перечислили 5 сентября.
Эту операцию в 6-НДФЛ за 9 месяцев отразили следующим образом:
1. В разделе 1:
по строке 020 — 9 750 рублей;
по строке 023 — 9 100 рублей;
по строке 025 — 650 рублей;
2. В разделе 2:
по строкам 120, 131 — 65 900 рублей (общая сумма отпускных с учетом доплаты);
по строкам 140, 160 — 9 750 рублей;
по строке 163 — 9 100 рублей;
по строке 165 — 650 рублей.
Подавать в ИФНС уточненный расчет за квартал, в котором была выплачена основная сумма отпускных, не нужно.
Как отразить в 6-НДФЛ отзыв из отпуска
После вызова сотрудника в офис часть его отпуска остается неиспользованной. При этом отпускные за весь период этого отдыха были выплачены полностью еще до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК).Поэтому выданную сотруднику сумму отпускных требуется пересчитать. Это, в свою очередь, влечет перерасчет НДФЛ.
Однакопорядок возврата излишне выплаченных средств понадобится согласовать с сотрудником. Законом этот вопрос прямо не урегулирован. В этом случае возможны варианты, когда сотрудник:
вернет деньги в кассу;
даст согласие на удержание переплаты по отпускным из своей зарплаты.
Кроме того, работодатель с согласия сотрудника может зачесть сумму переплаты в счет причитающихся ему выплат — зарплаты или будущих отпускных. Этот вариант в Роструде считают самым целесообразным.
Пример
Сотрудник оформил отпуск на 28 календарных дней — с 17 июня по 14 июля. Отпускные он получил 13 июня. С 2 июля сотрудника отозвали из отпуска. К этому времени он успел отгулять только 15 дней из 28. Остальные 13 дней отдыха сотрудник использовал в сентябре.
Бухгалтер компании начислил сотруднику 53 200 рублей отпускных (из расчета 1 900 рублей — среднего дневного заработка), НДФЛ с них составил 6 916 рублей, на руки сотрудник получил 46 284 рубля.
После отзыва сотрудника бухгалтер сделал следующий перерасчет:
1 900 руб. х 15 = 28 500 рублей;
28 500 руб. х 13 % = 3 705 рублей.
Бухгалтер отразит эти суммы в 6-НДФЛ за полугодие следующим образом:
1. в разделе 1 по строкам 020, 025 — 6 916 рублей;
2. в разделе 2:
по строкам 120, 131 — 28 500 рублей;
по строке 140 — 3 705 рублей;
по строкам 160, 165 — 6 916 рублей;
по строке 180 — 3 211 рублей.
После выхода на работу сотруднику за первую половину месяца начислили зарплату 30 000 тыс. рублей, НДФЛ — 3 900 рублей.
При ее выплате потребовалось учесть:
17 784 рублей (46 284 руб. — 28 500 руб.) – излишне выплаченные отпускные;
3 211 рублей (6 916 руб. — 3 705 руб.) – излишне удержанный НДФЛ.
При выплате зарплаты бухгалтер:
рассчитал НДФЛ и уменьшил его на сумму излишне удержанного налога — 689 рублей (3 900 руб. — 3 211 руб.);
выдал сотруднику на руки 11 527 рублей (30 000 руб. — 17 784 руб. – 689 руб.).
В сентябре сотруднику вновь рассчитали отпускные за оставшееся время отдыха: 24 700 рублей (1 900 руб. х 13 дн.) и НДФЛ 3 211 руб. (24 700 руб. х 13 %).
В разделе 1 6-НДФЛ за 9 месяцев отразят НДФЛ с зарплаты и отпускных:
по строке 020 — 10 816 рублей (6 916 руб. + 689 руб. + 3 211 руб.);
по строке 021 — 689 рублей;
по строке 025 — 3 211 рублей.
В разделе 2 6-НДФЛ за 9 месяцев отразят отпускные за 17 июня — 2 июля, отпускные за сентябрь и зарплату за июль:
по строкам 120, 131 — 83 200 рублей (28 500 руб. + 30 000 руб. + 24 700 руб.);
по строкам 140, 160 — 10 816 рублей.;
по строке 161 — 689 рублей;
по строке 165 — 3 211 рублей.
Отметим, что перерасчет отпускных не приведет к необходимости сдавать уточненный 6-НДФЛ, поскольку:
когда даты начисления и перерасчета отпускных входят в один отчетный период, недостоверных сведений не возникает. Поэтому не надо вносить корректировки в форму;
в раздел 2 формы 6-НДФЛ за 2024 год внесено следующее изменение — показатель «сумма дохода, начисленная физическим лицам» заменен на «сумма дохода, полученная физическими лицами». Для целей НДФЛ начисленным доходом в форме больше не оперируют. Поэтому если выплаты и перерасчет произошли в разных отчетных периодах, в расчете отразятся вначале данные о фактически выплаченных суммах и удержанного с них НДФЛ, а затем сведения о зачете сумм перерасчета, которые привели к уменьшению или увеличению выплачиваемого дохода и НДФЛ. В этом случае корректировка также не сдается.
В 2023 году в расчете отражали начисленный доход. Поэтому когда отпускные пересчитывали в меньшую сторону, в разделе 1 появлялась ошибка: были указаны фактически выплаченные отпускные.
Отражение в 6-НДФЛ дохода в виде компенсации за неиспользованный отпуск
Компенсация за неиспользованный отпуск не относится к отпускным, у них разные коды дохода:
2012 — для отпускных;
2013 — для компенсаций за неиспользованный отпуск.
Компенсацию исчисляют исходя из среднего заработка сотрудника и количества дней не использованных к моменту увольнения дней отдыха. К такой компенсации применяется общая норма перечисления НДФЛ в бюджет — не позднее 5 или 28 числа.
Компенсацию отражают в разделе 2 расчета 6-НДФЛ в периоде, когда доход выплатили.
Удержанный НДФЛ включается в строки 020 и 160 и отражается в строках 021–026 и 161–166 в зависимости от срока уплаты в бюджет.
Такой порядок применяется независимо от оснований увольнения.
В какой срок необходимо перечислить НДФЛ в бюджет с отпускных
С 2024 года по НДФЛ установлено два расчетных периода и два срока уплаты налога:
НДФЛ, удержанный с 1 по 22 число месяца, нужно перечислить до 28 числа текущего месяца;
НДФЛ, удержанный с 23 по последнее число месяца, нужно перечислить до 5 числа следующего месяца.
Исключение — декабрь. По выплатам за период с 23 по 31 декабря НДФЛ уплачивается не позднее последнего рабочего дня года.
При этом нужно учитывать правило переноса сроков, установленное п. 7 ст. 6.1 НК. И если срок уплаты НДФЛ выпадает на выходной день, налог перечисляют в первый рабочий день, следующий за этим выходным.
Когда удерживается НДФЛ с отпускных
Удержание НДФЛ с отпускных производят на дату их выплаты (п. 4 ст. 226 НК).
При переходящем отпуске возникает ситуация, когда сотрудник получает доход, относящийся к следующему месяцу.
Однако удержать НДФЛ надо при фактической выплате отпускных — в момент выплаты сотруднику денег НДФЛ нужно рассчитать со всей суммы.
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Сотрудник оформил отпуск с 1 июля, отпускные ему выплатили 26 июня.
Сумма отпускных — 30 000 рублей, НДФЛ с них — 3 900 рублей.
Бухгалтер отразил в расчете 6-НДФЛ за полугодие:
по строкам 020, 026 раздела 1 — 3 900 рублей;
по строкам 120, 131 раздела 2 — 30 000 рублей;
по строкам 140, 160, 166 раздела 2 — 3 900 рублей;
На примере покажем, какие строки в форме 6-НДФЛ нужно заполнять.
Начать дискуссию