Фактически бизнес оказывается в ситуации, где регулярно возникают риски, растет конкуренция, а деловая среда постоянно меняется. Традиционный подход к составлению бюджета, где просто ведется учет доходов и расходов, становится неэффективным, и в качестве альтернативы компании все чаще используют нормативно-драйверную модель бюджетирования. В чем ее особенности, рассказал управляющий партнер и основатель проекта Планум Никита Лашин.
Особенности модели
Нормативно-драйверный подход — это методология управления, основанная на установлении нормативов и драйверов, которые затем используются при разработке и планировании бюджета организации.
Нормативы — показатели, которые определяют требования и ограничения, они позволяют устанавливать ориентиры на основе заранее определенных норм или стандартов. Они представляют собой количественные или удельные показатели, к которым относятся, например, расход электроэнергии, суммарные затраты на комплектацию магазина определенного типа, коэффициент оборачиваемости товаров и т.д.
Драйверы, в свою очередь, — ключевые факторы, влияющие на достижение поставленных целей. Это показатели, которые, меняясь сами, вызывают изменения в других статьях бюджета. Например, в сфере продаж один из важных показателей – выручка, размер которой складывается из среднего чека и количества продаж. Это и есть драйверы, управляя которыми можно влиять на выручку.
Сочетание нормативов и драйверов помогает создать бюджет, который основан не только на исторических данных или оценках, но также учитывает причины, лежащие в основе финансовых показателей.
При этом одна и та же статья, может быть рассчитана как с помощью нормативов, так и являться драйвером для расчета других статей. Чтобы проще и быстрее моделировать различные сценарии, можно для расчета некоторых использовать статьи-драйверы путем простого умножения на коэффициент. Например:
Выручка = Цена * Количество. При этом количество может быть рассчитано на основе нормативов, а цена – на основе исторических данных или экспертно.
Расходы на маркетинг = Выручка * 6%. И здесь выручка выступает в роли драйвера. Т.е. при любом изменении выручки расходы на маркетинг, соответственно, изменятся и всегда будут равны 6% от нее.
И с помощью таких процентов можно собрать большую часть расходных статей и быстро моделировать общий бюджет и финансовый результат, меняя только выручку. Концептуально сама по себе драйверность расчетов не предполагает всегда такое упрощение. Драйвер, как и норматив, может быть тоже слагаемым. Есть статьи, количественные и стоимостные значения по которым рассчитываются и на основе драйвера, и на основе нормативов/коэффициентов одновременно. Как же внедрить такой подход?
Подготовительный этап
Сегодня компаниям необходимо просчитывать множество вариантов развития событий, иметь прогноз на несколько месяцев, исходя из последних фактических данных. Особенно это актуально для крупных организаций, которые имеют представительства в разных городах и странах.
Максимальный эффект от нормативно-драйверного подхода достигается, когда он внедряется в автоматизированную финансовую модель и реализуется на базе специализированной системы для планирования и бюджетирования.
Это помогает прописать более сложные алгоритмы, работать с большим количеством аналитик, а также увеличить скорость расчетов и унифицировать работу с данными. При этом для успешной реализации проекта следует учесть некоторые нюансы, которые могут стать подводными камнями.
Сбор и анализ данных. Необходимо собрать обширный объем информации о стандартах, факторах и других влияющих на финансовые показатели компании переменных для последующего анализа и систематизации. Например, в компании могут быть приняты стандарты для расчета выручки и затрат торговых точек. В этот стандарт включаются не только такие показатели, как площадь и плотность населения, где он расположен, но и удаленность от распределительного центра, ассортимент, регулярность завоза товара и т.д.
Понимание стандартов. Важно корректно интерпретировать и применять установленные стандарты в соответствии с особенностями вашей компании, т.к. неправильное их применение может привести к ошибкам в бюджетировании. Например, стандарты по затратам электроэнергии могут быть выработаны на основе данных о площади торговой точки и регионе ее расположения.
Разработка алгоритмов. Для дальнейшей автоматизации процесса бюджетирования на основе нормативно-драйверного подхода необходимо разработать общую концепцию и структуру, включающие сложные алгоритмы, которые будут учитывать различные переменные и их взаимосвязи. Например, расчет финансового результата в горнодобывающей промышленности учитывает курс валют, тарифы перевозчика, содержание полезных ископаемых в руде, вскрышные работы и т.д. Все эти факторы описываются в рамках одной финансовой модели.
Обучение персонала. Сотрудники финансового подразделения должны быть не только обучены новым правилам работы и пониманию получаемых результатов, но и осознавать, зачем вообще все эти нормативы, драйверы, связи, скорость пересчета модели, скорость проработки альтернативного сценария и т.д. Зачем за ними следить, их улучшать и актуализировать. Только так можно обеспечить эффективное управление финансами компании.
При этом одной из главных проблем при внедрении нормативно-драйверного подхода в систему бюджетирования является то, что исходные данные в компаниях часто не унифицированы и не нормализованы.
Бюджетный процесс может быть не выстроенным, не регламентированным, не эффективным, слишком сложным, многоступенчатым, излишне бюрократичным и т.д. Форматы ввода, предоставления и отображения данных, подходы по расчету статей, показателей, значений — не стандартизированы. Одни и те же статьи расходов на разных филиалах — рассчитываться или чуть-чуть, или сильно по-разному. И на первых порах нужно будет разобраться в логике существующих расчетов.
Автоматизация
После предварительной подготовки данных и выработки единой методологии сбора, расчета и анализа данных, можно переходить к автоматизации.
Этапы автоматизации здесь достаточно стандартные, однако обратим внимание на обязательные действия, без которых проект «не взлетит»:
Назначение ответственных и опорных специалистов. Это те люди, которые обладают полными знаниями о расчетах и методологии конкретных показателей. Их может быть несколько на разные этапы, но это именно те сотрудники, на которых ляжет ответственность за согласование предложенной реализации расчетов в системе.
Интеграция. Откуда поступают данные, как они должны трансформироваться и группироваться, куда они должны поступать после этого — ответы на эти вопросы помогут правильно выстроить новую систему в ИТ-архитектуру бизнеса, а именно исключить дублирование функций разными приложениями, или возможные пробелы в транслировании данных.
Почему это важно? Например, компания ведет учет в Excel и сталкивается со следующими проблемами: много неединообразных файлов с разными расчетами у разных сотрудников компании. Консолидация таких файлов занимает много времени и может провоцировать ошибки, которые делают результат анализа недостоверным.
Внедрение нормативно-драйверной модели может помочь решить эту задачу. Для этого собираются все данные и отчеты, с которыми работают пользователи: это помогает консультантам полностью понять проблему и разработать архитектуру системы.
В процессе может выясниться, что изменение справочников данных производятся неунифицированно: за один показатель может отвечать несколько человек, а все изменения в справочник могут вноситься без взаимной договоренности. Обычно после этого требуется ручное обновление всех расчетов и показателей в каждом файле. Нормативно-драйверная модель позволяет устранить эти проблемы.
При этом лучше всего реализовать нормативно-драйверную модель на базе системы планирования и бюджетирования, где можно разделить доступ и роли, фиксировать все изменения, и автоматически обновлять данные и отчеты при сохранении новой версии справочника.
Такое внедрение значительно облегчает работу финансового отдела, четко разделяет обязанности сотрудников и ускоряет процесс формирования плана и бюджета.
Архитектура системы может быть разной, но важно, чтобы она была понятной и удобной для пользователей. А если сохранить возможность связи новой информационной системы с Excel, который знает и использует в нашей стране практически каждый, то внедрение нормативно-драйверной модели пройдет легко и безболезненно для всех подразделений компании.
Начать дискуссию