Как главбуху принять дела от предшественника

Изучить учетную политику и программу учета

В любой организации должна быть учетная политика, в которой прописаны нюансы ведения бухгалтерского и налогового учета. Начните прием дел с ее изучения. Так вы сразу ознакомитесь с принятым графиком документооборота и особенностями учета на новом месте работы.

Проверьте, чтобы учетная политика соответствовала стандартам бухучета, в том числе ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Документ должен содержать:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета;

• формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств;

• способы оценки активов и обязательств;

• правила документооборота и технологии обработки учетной информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями;

• другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Обычно изменения учетной политики действуют с начала отчетного года. Если есть необходимость, ПБУ 1/2008 разрешает вносить их ретроспективно, то есть «задним числом». При этом сам приказ об утверждении новой учетной политики вы издаете текущей датой, но распространяете ее действие на более ранние периоды. Учитывайте, что в этом случае вам придется вносить изменения в бухгалтерские операции и корректировать финансовую отчетность в соответствии с п. 15 ПБУ 1/2008.

Из-за ошибок в учетной политике главбуха могут наказать по ч. 1 ст. 15.11 КоАП как за грубое нарушение требований к бухучету. Это штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Ознакомьтесь, в какой программе ведется учет. На что обратить внимание:

1. Кто разработчик программного обеспечения (ПО), и не будет ли проблем с обновлением. Например, многие российские компании использовали в бухучете продукты SAP. Из-за санкций этот разработчик покинул Россию и уже с марта 2024 года полностью отключает свои облачные сервисы. В подобной ситуации пользователь может полностью потерять свои базы данных. Если такие риски есть, предложите директору перейти на альтернативные варианты учетной программы.

2. Сколько программ учета используется.Случай из практики: учет вели в 1С, а некоторые участки — в «Парусе». Так решил главбух, потому что не все бухгалтеры хотели переучиваться на 1С. И компания специально держала специалиста, который регулярно переносил данные из «Паруса» в 1С. Объясните директору, что учет в одной программе уменьшает вероятность ошибок. Если понадобится, обучите бухгалтеров работе с новым ПО.

3. Как работает техподдержка. Так вы будете знать, к кому обращаться при сбоях в программе.

Проверка учетной политики и ПО — первый шаг на новом рабочем месте. Так вы узнаете правила, по которым вели бухучет в организации. Дальше сравнивайте их с фактическим положением дел.

Проверить оборотно-сальдовую ведомость

Пройдите по всем счетам, составляя список вопросов по каждой непонятной ситуации. Обращайте внимание на:

• отрицательное сальдо;

• незачтенные авансы;

• большую кредиторскую и дебиторскую задолженность;

• просроченную задолженность;

• займы и отражение в учете процентов по ним;

• лизинговые договоры;

• отражение в учете выручки.

Проверить налоговые декларации

Сравнивайте данные в них с оборотно-сальдовой ведомостью. Вам нужно выяснить, есть ли расхождения в бухгалтерском и налоговом учетах. Любые несовпадения означают, что отчетность недостоверна. Вам рано или поздно придется дособирать первичные документы и переделывать декларации.

Также посмотрите Журнал учета проверок юридического лица, ИП. Он должен быть в каждой организации. По нему вы узнаете, в том числе, есть ли у компании выданные предписания. Проверьте исполнение по ним, налоговые санкции.

На сайте Генпрокуратуры найдите по ИНН компании даты ближайших проверок. Так вы будете знать, сколько у вас есть времени на устранение хотя бы основных «косяков» бывшего бухгалтера.

Обязательно проверьте, сдана ли вовремя вся отчетность по налогам и страховым взносам. Не начинайте свой трудовой путь на новом месте с санкций.

За не представленные в срок налоговые декларации и (или) расчеты по страховым взносам предусмотрена ответственность по ст. 119 НК. Это штраф в размере 5 % в месяц от неуплаченной по этим документам суммы, но не более 30 % и не менее 1 000 рублей.

Провести инвентаризацию

При смене материально ответственных лиц (МОЛ) обязательно проводят инвентаризацию на день приемки-передачи дел (п. 1.5 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). В идеале бывший главбух должен организовать ее самостоятельно при своем увольнении. Если он этого не сделал, то проводить инвентаризацию придется вам. 

Учитывайте, что ревизоры и контролирующие органы считают проведение инвентаризации обязательным мероприятием при назначении нового главного бухгалтера. Например, такая позиция отражена в деле № 4А-122/2018, рассмотренном Курганским областным судом 13 апреля 2018 года. 

Провести внутреннюю проверку документооборота и бухгалтерского архива 

На этом этапе посмотрите:

• ведутся ли обязательные регистры бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией № 157н — Главная книга, Журналы операций;

• соответствуют ли их формы унифицированным или п. 11 Инструкции № 157н;

• назначен ли ответственный за ведение архива бухгалтерии;

• как подшивается (группируется в электронном виде) и хранится первичка.  

Если каких-то документов не хватает, то подготовьте приказ директора о создании комиссии по расследованию причин пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц (п. 16 Инструкции № 157н). Составьте акт, в котором отразите список пропавших, уничтоженных или изначально отсутствующих архивных дел. Подпишите его комиссионно. 

Проверить распределение ответственности за участки учета

Обязательно изучите положение о бухгалтерии как структурном подразделении, должностные инструкции и трудовые договоры подчиненных. Проверьте, как в них распределена ответственность за каждый участок учета.

Если же в компании ситуация, что главбух «отвечает за все», то и административные штрафы за ошибки подчиненных лягут на вас. 

Обязательно утвердите график документооборота, если его нет: кто и в какие сроки сдает в бухгалтерию первичку. Распределите ответственность за отдельные участки учета между подчиненными в приказах и должностных инструкциях.

Могут ли главбуха наказать за чужие ошибки

Вы не можете отвечать за нарушения, допущенные вашим предшественником в период, когда вы еще в компании не работали. Но у налоговой и ревизоров своя логика. 

Приведем примеры, где нового главбуха наказали за ошибки старого работника.

Пример 1

Главбуха муниципального учреждения оштрафовали в 2020 году на 15 000 рублей по ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП за то, что она не представила ревизорам первичку за 2019 год, в том числе Главную книгу, Журнал операций расчетов с подотчетными лицами, Карточку-справку. Сотрудница с наказанием не согласилась и обратилась в суд.

Она пояснила, что до сентября 2019 года не работала в компании. Нарушения в ведении регистров бухучета допустили два ее предшественника.

Но суд с доводами работницы не согласился. Он указал, что истец как должностное лицо, ответственное за ведение бухучета, имела возможность сообщить директору об отсутствии учетных документов и об ошибках бывших работников. Но никаких докладных записок или актов в суд не представлено. Поэтому оштрафовали нового главбуха правомерно.

Основание: решение Чердаклинского районного суда Ульяновской области от 19.05.2020 по делу № 12-1008/2020.

Пример 2

Налоговая инспекция оштрафовала главного бухгалтера МКУ «Жилкомстрой» на 5 000 рублей по ч. 3 ст. 15.15.6 КоАП за искажение показателей отчетности в части амортизации, повлекшее завышение налога на имущество. Сотрудница с наказанием не согласилась и обратилась в суд.

Она объяснила, что капитальный объект был принят к учету еще до ее трудоустройства в учреждение, и начислением амортизации занимается другой бухгалтер. Суд с ее доводами не согласился и оставил штраф в силе. Он указал:

• в должностные обязанности главбуха входила организация бухгалтерского учета в учреждении; контроль за рациональным, экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; сохранность собственности;

• по должностной инструкции истец приняла на себя обязательства нести ответственность за неправильное ведение бухучета и искажение в бухгалтерской отчетности, за составление недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтера;

• она имела возможность своевременно устранить нарушения в учете, но не сделала этого.

Основание: решение Артемовского городского суда Свердловской области от 30.06.2023 по делу № 12-39/2023.

Есть примеры судебных решений и в пользу главбуха. Так в уже упомянутом выше  деле № 4А-122/2018, рассмотренном Курганским областным судом 13 апреля 2018 года, суд встал на сторону работника. Он прекратил в отношении него дело об административном правонарушении по ст. 15.15.6 КоАП по итогам проверки Контрольно-счетной палатой Курганской области. 

Главбуха пытались наказать за неотражение в отчетности авансовых платежей на 1 января 2016 года, тогда как он приступил к работе в апреле 2016 года. Суд решил, что нет признаков неисполнения сотрудником своих служебных обязанностей по ведению бухучета.

Основание: постановление Курганского областного суда от 13.04.2018 по делу № 4А-122/2018.