О круглосуточных дежурствах

Е. Диркова, аудитор

Для обслуживания непрерывно действующего поста (центра ответственности) администрация формирует группу работников. Общий фонд рабочего времени (24 часа в сутки на одном рабочем месте) распределяется между работниками этой группы в соответствии с требованиями трудового законодательства, условиями коллективного и трудового договоров.

График сменности необходим

Трудовой договор определяет продолжительность ежедневной работы (смены). Трудовое законодательство не запрещает применение смены продолжительностью 24 часа. Статья 94 Трудового кодекса разъясняет, что на таких условиях не могут привлекаться отдельные категории работников. Например, на суточное дежурство нельзя направить работника моложе 18 лет. К работе в ночное время не допускаются беременные женщины (ст. 96 ТК РФ). Ряд принципиальных требований содержит и статья 103 Трудового кодекса:

• работа дежурных должна строиться в соответствии с графиком сменности;
• график сменности доводят до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. Это значит, что с графиком дежурств на декабрь работник должен быть ознакомлен до наступления ноября;
• работа в течение двух смен подряд запрещается. Если дежурство длится сутки, то привлекать работника на два дежурства подряд недопустимо.

Отсутствие графика сменности или выход работника в две смены подряд квалифицируются инспекциями труда как административные правонарушения. Ответственность за все виды нарушений законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа по статье 5.27 КоАП:

• на должностных лиц – в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на юридических лиц – от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Но если должностное лицо ранее подвергалось административному наказанию по этой статье, то ему грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Как составить график сменности

Составлять график сменности удобно по форме, предусмотренной для табеля учета рабочего времени. С этой целью в унифицированной форме табеля № Т-13 используют графы 1 – 6. Но их недостаточно – нужно предусмотреть дополнительную графу для подписи каждого работника, удостоверяющей (с указанием даты), что он с этим документом ознакомлен.

При сменной работе режим рабочего времени предусматривает рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику. Эта формулировка закреплена в статье 100 Трудового кодекса. Законодательство не разъясняет, какова продолжительность такой рабочей недели в днях. Поэтому в трудовом договоре работника фиксируется условный усредненный показатель – продолжительность рабочей недели в часах. Но как его определить?

Законодательством не разъяснено и понятие «нормальная продолжительность рабочего времени». Однако по смыслу статьи 91 Трудового кодекса – это время, отведенное для выполнения трудовых обязанностей и согласованное трудовым договором. Данная статья вводит предельную продолжительность нормального рабочего времени на протяжении недели – 40 часов. Поэтому при использовании скользящего графика и работодатель вынужден установить работнику определенную продолжительность рабочей недели также в часах. Этот по своей сути среднегодовой показатель не может превышать 40 часов.

Нормирование рабочего времени осуществляется по решению работодателя с учетом мнения выборного профсоюзного органа либо на основании коллективного договора (ст. 159, 160 ТК РФ). При этом продолжительность отработанного времени за выбранный учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Поэтому на протяжении учетного периода работодатель ведет суммированный* учет рабочего времени. А установленная продолжительности рабочей недели используется при расчете отпускных (п. 13 постановления Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213).

Пример 1

Работодателю предстоит установить продолжительность рабочей недели дежурного. Недельный фонд рабочего времени – 168 часов (24 часа в день ) 7 дней). Если распределять эту нагрузку на пять дежурных, то на каждого из них придется в среднем 33,6 часов (168 / 5). А вот при четырех дежурных на одного работника в среднем придется 42 часа в неделю (168 / 4).

Нормальное число рабочих часов

Понятие нормального числа рабочих часов разъясняет постановление Минтруда от 29 декабря 1992 г. № 65 (далее – Постановление № 65). Норму следует исчислять на основании расчетного графика пятидневной рабочей недели (п. 2 Постановления № 65). Для практического применения содержащегося в нем правила требуется установить продолжительность рабочей недели работника – 40 часов или менее:

Новая, дополненная редакция статьи 104 Трудового кодекса, вступившая в силу с 6 октября 2006 года, по существу не изменила это положение. Ее формулировка не противоречит разъяснениям Минтруда (Постановлению № 65). Нельзя утверждать, что теперь нормальное число рабочих часов совпадает с еженедельной продолжительностью рабочего времени, установленной конкретным работодателем. Оно по-прежнему привязано к стандартной «пятидневке». Этот принцип используют для определения штатной численности персонала, необходимого для обеспечения круглосуточного дежурства.

Составляем штатное расписание

Потребность предприятия в дежурствах должна быть отражена в штатном расписании. В этом первичном документе требуется указать не только наименование должности дежурного (вахтер, охранник и т. д.), но и необходимое количество таких штатных единиц.

Планируя штатную численность дежурных, необходимо помнить о возможности наступления временной нетрудоспособности, о социальных гарантиях. Каждому работнику полагается ежегодный отпуск в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). А, кроме того, дополнительные отпуска могут быть положены отдельным категориям работников или установлены коллективным договором.

Пример 2

Предлагается два варианта расчета штатной численности на одно рабочее место с круглосуточным режимом работы в зависимости от продолжительности рабочей недели. Здесь учтено, что в предпраздничные дни продолжительность рабочего дня нужно сокращать на один час (ст. 95 ТК РФ). А кроме того можно проконтролировать, чтобы количество сверхурочных в течение года не превысило 120 часов (ст. 99 ТК РФ).

По этому алгоритму нетрудно подсчитать, что для штатной численности – 4 человека при максимально допустимой «средней» продолжительности рабочего времени – 40 часов в неделю, сверхурочные работника составят 370 часов за год. Иными словами, сокращение штата повлечет нарушение трудового законодательства.

Как выбрать учетный период

Суммированный учет основан на том, что работодатель вправе увеличить «контрольный», то есть учетный, период, с одной недели вплоть до года (ст. 104 ТК РФ). Учетный период определяется спецификой производства. Существуют отрасли, в которых нагрузка на персонал носит сезонный характер. Например, у дежурных котельной основной пик занятости приходится на отопительный сезон, а у охранников в учебном заведении – с 1 сентября по 30 июня. В таких случаях на время производственного «затишья» планируют отпуска. А учетный период выбирают так, чтобы его продолжительность заведомо превосходила период интенсивной работы. В наших примерах таким учетным периодом будет год. Смысл продолжительного учетного периода в том, чтобы в его пределах минимизировать сверхурочные, сгладить сезонную перегрузку работника. Можно установить этим работникам привычный учетный период – месяц. Ведь графики работы придется составлять сразу на весь учетный период (п. 3 Постановления № 65). А планирование занятости конкретных сотрудников на длительную перспективу – неблагодарное занятие.

Следует обратить внимание еще на одну деталь: по предприятию в целом устанавливается лишь продолжительность учетного периода и дата его введения. А для каждого вновь принятого работника учетный период будет отсчитываться с момента его приема на работу. Соответственно для него придется определять нормальное число рабочих часов в индивидуальном порядке.

Особенности оплаты труда дежурных

Оплата труда на основе месячного оклада для дежурных с суммированным учетом рабочего времени не вполне подходит. Она неоправданно усложняет работу бухгалтерии и не в полной мере учитывает экономические интересы работников. Гораздо практичнее применять тариф за смену, особенно в ситуациях уплотнения графика для замены отсутствующего работника. Тариф относится к смене в целом. Суточная смена не делится на дневную и ночную части. Платить в повышенном размере за труд в ночное время не придется. Кроме того, не возникает проблем с оплатой за не полностью отработанный месяц.

Сверхурочные – в расходы

Выявить сверхурочные часы можно только по окончании учетного периода. Их оплачивают в повышенном размере: за первые два часа – не менее, чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее, чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Сверхурочные часы фиксируют в лицевом счете работника – по графам 26 и 27 унифицированной формы № Т-54. Длительный учетный период окажется невыгодным работодателю, если накопится большое количество сверхурочных для двойного тарифа. Такое соображение будет аргументом в пользу краткосрочного месячного учетного периода.

Возникает вопрос: возможно ли включить сверхурочные в расходы на оплату труда в целях налогообложения прибыли? Минфин в письме от 2 февраля 2006 г. № 03-03-04/ 4/22 дает на него положительный ответ. Но учесть такие расходы, в том числе за пределами 120 часов, работодатель вправе лишь в том случае, если обязанность сверхурочной работы предусмотрена трудовым договором.

№ строки	Показатели	Порядок расчета	Если 40 часов в неделю	Если 36 часов в неделю
		1	2	3
1	Установленная еженедельная продолжительность рабочего времени, часов	Решение руководства	40	36
2	Годовой фонд рабочего времени по одному посту (центру ответственности), часов	24 часа x 365 дней	8760	8760
3	Норма рабочего времени одного работника за год, часов	по производственному календарю 5-дневной недели	1980	1781,6
4	Потребность в работниках, человек	стр. 2 / стр.3	4,4	4,9
5	Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника, часов	28 дней / 7 дней x стр.1	160	144
6	Норма рабочего времени работника за год с учетом отпуска, часов	стр. 3.– стр. 5	1820	1637,6
7	Потребность в работниках с учетом запланированных отпусков, человек	стр. 2 / стр.6	4,8	5,3
8	Штатная численность персонала, единиц	округление до целых единиц стр. 7	5	5
9	Годовой ресурс рабочего времени штатного персонала, часов	стр. 8 x стр. 6	9100	8188
10	Сверхурочные за год на весь персонал, часов	стр. 2 – стр. 9	340	572
11	Сверхурочные за год на одного штатного работника (в среднем), часов	стр. 10 / стр.8	нет	114,4

это важно

Норма рабочего времени на определенные периоды исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):

• при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов,
• при продолжительности рабочей недели менее 40 часов – количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней (п. 2 Постановления № 65).

это важно

Норма о переносе выходных дней, совпадающих с праздничными, не распространяется на круглосуточно действующее подразделение (Постановление № 65). Но если смена приходится на нерабочий праздничный день, то она оплачивается по двойному тарифу (ст. 153 ТК РФ).