Как оформить переход на ЭДО с контрагентами + пример соглашения

Если организация начала работать с контрагентами по ЭДО, то возникает масса вопросов: нужно ли заключать дополнительное соглашение к договору, как регламентировать использование ЭДО. Рассказываем, какими документами нужно оформить ЭДО с контрагентами.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Составлять письменное соглашение об использовании ЭДО необязательно. Это связано с тем, что по ч. 1 ст. 6 ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ электронные документы, которые подписаны КЭП, признаются равнозначными бумажным документам, подписанным собственноручно.

Однако соглашение можно составить, если организации необходимо регламентировать вопросы об использовании ЭДО (технические вопросы обмена документами, порядок работы при форс-мажорах и т. д.) Такое соглашение поможет обезопасить организацию в случае возникновения споров с контрагентом.

Контрагент может настаивать на заключении соглашения об ЭДО, предлагая свою форму. Если есть необходимость заключения такого документа, то это можно сделать любым способом: отдельным договором, дополнительным соглашением, отдельным разделом. Определенной формы для такого документа нет.

Образец текста соглашения

Без учета специфики договора, общий текст будет таким:

1. Стороны соглашаются в ходе коммерческой деятельности обмениваться первичными документами в электронном виде с использованием электронной подписи и признавать юридическую силу всех полученных или отправленных электронных документов.

2. Стороны соглашаются с использованием в ходе электронного документооборота усиленной квалифицированной электронной подписи.

3. Стороны признают, что усиленная квалифицированная электронная подпись документа признается равнозначной собственноручной подписи владельца сертификата и порождает для подписанта юридические последствия в виде установления, изменения и прекращения прав и обязанностей при одновременном соблюдении условий ст. 11 Федерального закона №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

4. Стороны соглашаются применять при осуществлении юридически значимого электронного документооборота формы, форматы и порядок, установленные действующим законодательством, а также совместимые технические средства.

5. При соблюдении условий, приведенных выше, электронный документ, содержание и порядок обмена которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, может приниматься участниками обмена к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.

6. Наличие договоренности о электронном документообороте не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами.