Конференции и семинары сегодня все активнее используются компаниями для работы с партнерами, дилерами и клиентами. Однако конференция – затратное мероприятие. Как можно оптимизировать затраты на ее проведение? Корреспондент ИА «Клерк» Павел Баскаков обратился с этим и другими вопросами к Светлане Чижиковой, генеральному директору Агентства программ развития в туризме «Компании «Санкт-Петербург 2003».
Светлана, в Росси очень боятся посредников. Бытует мнение, что они только накручивают проценты и «портят все дело». Применительно к организации конференций, как вы считаете, что компании целесообразно делать самой, а с какими вопросами лучше обращаться к специалистам индустрии встреч?
Очень важны детали. Организаторы-любители обычно ошибаются на мелочах. Что, впрочем, не мешает им делать и крупные проколы. Кто всеми организационными вопросами занимается в компаниях? Секретарь, администратор или коммерческий директор? Или же обратиться к профессионалам, которые занимаются проведением таких мероприятий в интересах заказчика?
Организация конференций за последние пять лет превратилась в России в отдельную отрасль услуг со своей собственной инфраструктурой. В нее входят бизнес-центры, конференц-залы, транспортные компании, гостиницы для размещения участников конференций, предприятия питания, культурные центры, переводчики, оргтехника и оборудование, полиграфическая продукция и т.д. Многие из них общаются на профессиональном языке, с использованием специальных терминов. Зачастую организатору конференции необходима координация деятельности более 10 поставщиков различных услуг. У компании, занимающейся организацией деловых мероприятий, такой технологический конвейер уже отработан, имеются подготовленные компетентные сотрудники.
Если организаторы приглашают иногородних участников …
…то им нужна гостиница. У профессионального организатора конференций есть договора с наиболее подходящими гостиницами с удобными конференц-залами. Нередко даже имеются заранее забронированные квоты мест. И, разумеется, - серьезные скидки. В некоторых случаях компания-организатор мероприятия может сэкономить через event-компанию до 30-50% стоимости гостиничных номеров. Конечно, многое зависит и от сезонного фактора. Компания, постоянно занимающаяся организацией деловых встреч, может подсказать наиболее оптимальные даты проведения конференции, выбор которых может не только удешевить стоимость конференции, но и оптимизировать ее логистические аспекты.
В конференции могут принимать участие и иностранные участники.
В таком случае организатор деловых встреч, имеющий и туристическую лицензию, предоставит визовую поддержку иностранным гостям.
Распространяется ли возможность получения скидки и экономии на авиа- и железнодорожные билеты?
Естественно. С одной стороны, у авиакомпаний имеются групповые тарифы. С другой – у компаний, занимающихся конференциями, как правило есть наработанные отношения с рядом авиакомпаний, позволяющие получать специальные «агентские» цены.
Какие еще преимущества и, в конце концов, сервис может дать обращение к профессиональному организатору деловых встреч?
Как правило, за заказчиком закрепляется персональный менеджер-куратор, а то и несколько, которые «пекутся» о проблемах и интересах заказчика.
Заказчика консультируют как по телефону, так и по e-mail. Электронная переписка предпочтительнее, потому что у обеих сторон сохраняется «история вопроса». Развитие проекта запротоколировано, что особенно важно при подготовке большого и сложного мероприятия. По ходу дела может вноситься множество корректив, и без должного учета вряд ли удастся избежать хаоса.
Компания может предоставить заказчику курьерские услуги – развоз документов, приглашений и т.д. – и многие другие сервисные элементы.
Но, пожалуй, одним из самых главных аспектов будет профессиональное планирование целей и отдачи от конференции, грамотное формирование потребностей заказчика и правильное их донесение до всей группы исполнителей.
Начать дискуссию