Об этих и других особенностях автоматизации рассказал собственник и СЕО компании «АВС-Консалтинг» Александр Степин.
Какова связь между автоматизацией и стратегическими целями компании
Автоматизация в контексте бизнеса — процесс внедрения технологий и программного обеспечения для выполнения определенных бизнес-процессов с минимальным человеческим вмешательством. Она направлена на повышение эффективности, снижение затрат и улучшение качества продуктов.
Автоматизация и стратегические цели компании тесно связаны, и их взаимодействие играет ключевую роль в успешном функционировании и развитии бизнеса. Вот несколько основных аспектов этой связи:
Оптимизация процессов. Автоматизация позволяет упростить и ускорить бизнес-процессы, что способствует достижению стратегических целей, таких как снижение издержек, повышение качества продукции или услуг.
Увеличение производительности. Чаще всего автоматизация помогает освободить ресурсы (время сотрудников, финансовые средства) для выполнения более важных задач, которые напрямую связаны с достижением долгосрочных целей компании — например, исследованием новых рынков или разработкой инновационных продуктов.
Адаптация к изменениям. В условиях быстро меняющегося рынка автоматизация помогает компаниям быть более гибкими и адаптивными, чтобы подстраиваться под новые потребности клиентов и эффективно конкурировать.
Сбор и анализ данных. Автоматизированные системы могут собирать и обрабатывать большие объемы данных, что позволяет принимать обоснованные решения на стратегическом уровне. Это важно для определения направлений развития компании и оценки результатов деятельности.
Улучшение качества обслуживания клиентов. Автоматизация повышает скорость и качество обслуживания клиентов, что соответствует стратегическим целям по улучшению клиентской удовлетворенности и удержанию заказчиков.
Снижение рисков. Внедрение автоматизированных систем снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, что также соответствует стратегическим целям по управлению рисками.
Инновации и развитие. Автоматизация часто открывает новые возможности для инноваций, что является важной частью стратегии роста и развития компании.
Таким образом, автоматизация служит инструментом для достижения стратегических целей, помогая компаниям работать более эффективно, ориентироваться на клиентов и адаптироваться к изменениям на рынке.
Какие задачи можно успешно автоматизировать
Автоматизация делает бизнес-процессы более прозрачными и понятными для сотрудников, которые получают эффективные инструменты для выполнения ранее «ручных» процессов:
Управление задачами. Использование систем управления проектами и задачами для распределения обязанностей и отслеживания прогресса.
Обработка данных. Автоматизированные системы могут собирать и анализировать большие объемы данных, что сокращает время на ручную обработку.
Отправка уведомлений и напоминаний. Автоматические электронные письма или сообщения, уведомляющие о сроках, встречах или важных событиях.
Ведение учета. Автоматизация бухгалтерских процессов включает в себя выставление счетов, управление запасами и финансовую отчетность.
Клиентская поддержка. Использование чат-ботов для обработки типичных запросов клиентов позволяет освободить время сотрудников.
Маркетинг и реклама. Настройка автоматических кампаний для email-маркетинга, социальных сетей и рекламы с помощью CRM-систем.
Сбор обратной связи. Автоматизированные опросы и формы для сбора отзывов клиентов помогают улучшить качество обслуживания.
Процессы найма. Автоматизация этапов подбора персонала от размещения вакансий до первичного отбора резюме.
Обработка заявок и заказов. Системы автоматизации могут управлять заказами, отслеживать их выполнение и обеспечивать обновления для клиентов.
Отчетность. Создание автоматизированных систем отчетности, которые собирают данные из разных источников и формируют отчеты без ручного ввода.
Если автоматизировать эти и другие задачи, то сотрудники смогут больше сосредоточиться на стратегических и творческих аспектах работы, повышая общую эффективность бизнеса.
Самые распространенные ошибки при внедрении автоматизации
Грамотная автоматизация может значительно повысить эффективность и снизить затраты бизнеса, однако распространенные ошибки мешают успешному внедрению новых технологий:
Недостаток планирования. Непродуманный подход к внедрению автоматизации может привести к хаосу. Важно четко определить цели и задачи, а также этапы реализации проекта.
Игнорирование потребностей сотрудников. Необходимо учитывать мнения и потребности команды, которая будет использовать автоматизированные системы. Игнорирование вовлеченности работников может вызвать определенное сопротивление с их стороны.
Неполное понимание процессов. Прежде чем заниматься автоматизацией, важно четко понять, какие процессы требуют улучшения. Автоматизация неэффективных процессов лишь усугубит проблему.
Слишком быстрое внедрение. Поспешное внедрение без достаточного тестирования и подготовки может привести к сбоям и недовольству пользователей.
Необоснованные ожидания. Некоторые компании ожидают мгновенных результатов от автоматизации. Необходимо помнить, что этот процесс требует времени для настройки и оптимизации.
Отсутствие обучения. Без должного обучения сотрудников использовать новые системы будет сложно. Это может снизить продуктивность и вызвать недовольство.
Нехватка ресурсов. Иногда компании недооценивают необходимое количество времени и финансовых ресурсов для успешного внедрения автоматизации.
Игнорирование вопросов безопасности. Автоматизация может увеличить риски для безопасности данных. Необходимо уделить внимание защите информации.
Отсутствие постоянного мониторинга и адаптации. Внедрение автоматизации — не разовая задача. Необходимо регулярно анализировать эффективность системы и вносить коррективы.
Неэффективная интеграция с существующими системами. Новая система должна хорошо интегрироваться с уже существующими процессами и программами, иначе могут возникнуть определенные проблемы и сбои.
Опыт показывает, что чаще всего на старте у российских бизнесменов нет четко описанных процессов, которые нужно автоматизировать, что в итоге становится серьезной проблемой: есть желание что-то внедрить, но нет понимания, зачем это нужно, как это будет работать и каким должен быть результат. В итог получается некий «автоматизированный хаос», в котором сложно разобраться сотрудникам компании.
Еще одна проблема российского бизнеса заключается в том, что топ-менеджмент и руководство компании не используют внедренные инструменты автоматизации. Так происходит из-за того, что некоторые руководители не умеют пользоваться современными программами и приложениями, а предпочитают делать все по старинке.
Например, некоторые руководители думают, что им нужно использовать таск-менеджеры для постановки задач своим подчиненным. Однако этот инструмент должен использоваться ими для контроля выполнения задач. В таск-менеджере можно узнать, как идет работа над проектом и на какой стадии она находится, а не использовать для этого чаты и тем более разговоры в коридоре или курилке.
Иногда возникает ситуация, что многочисленные задачи, которые можно автоматизировать, продолжают выполняться вручную, что увеличивает вероятность ошибок, затягивает рабочие процессы и в итоге приводит к потере времени и денег.
Поэтому один из важнейших этапов автоматизации — обучение топ-менеджмента и сотрудников, которые должны понимать ценность новых инструментов для улучшения бизнес-процессов и повышения эффективности труда.
Как и зачем вовлекать сотрудников в процесс автоматизации
Автоматизация бизнес-процессов компании в основном ассоциируется исключительно с внедрением технологий, однако ключевые аспекты ее успеха часто лежат за пределами технических решений.
Например, важно уделить внимание изменению организационной культуры и вовлечению сотрудников, создать среду, где команда воспринимает автоматизацию не как угрозу, а как возможность для роста и развития. Для этого нужно объяснить причины и цели автоматизации, чтобы снизить страхи и сопротивление.
Также важно привлекать сотрудников к процессу изменений, проводить опросы и учитывать их мнения при выборе технологий. При этом руководство должно активно поддерживать переходный процесс, показывая своим примером, что автоматизация — это позитивная инициатива.
С внедрением новых технологий возникает необходимость обучать команду и адаптировать ее к новым условиям работы. Для этого можно использовать обучающие программы, в том числе курсы, семинары и тренинги, ориентированные на конкретные внедряемые технологии.
За счет автоматизации многие профессии могут трансформироваться, поэтому важно создать культуру непрерывного обучения и самосовершенствования. Также можно взять на вооружение практику, которая используется в некоторых компаниях, когда опытные сотрудники помогают начинающим коллегам освоить новые инструменты.
Автоматизация может изменить структуру рабочих процессов и затронуть несколько отделов одновременно — в этом случае эффективная коммуникация становится критически важной. Установление регулярных встреч для обсуждения прогресса, проблем и идей между департаментами компании поможет наладить эффективное взаимодействие.
Успех автоматизации бизнеса зависит не только от выбора технологий, но и от того, как компания справится с изменениями в культуре, образовании и взаимодействии.
Подходя к этим аспектам с должным вниманием, организация сможет не только успешно реализовать автоматизацию, но и максимально использовать ее преимущества для достижения бизнес-целей.
Почему автоматизация бизнес-процессов должна идти на шаг впереди
Автоматизация — важный шаг для бизнеса, и оценка планов по развитию и прогнозирование будущего могут существенно повлиять на успех ее внедрения, создать более устойчивые, гибкие и эффективные процессы, которые будут служить интересам компании и ее клиентов.
Если при автоматизации не учитывать планы по развитию бизнеса, то можно столкнуться с тем, что через какое-то время компания вырастет, а доступные инструменты не будут соответствовать актуальным требованиям, и ими просто не будут пользоваться.
С другой стороны, забегать далеко вперед также не стоит, поскольку комплексная автоматизация требует немалых финансовых вложений и в некоторых случаях может усложнить работу компании.
Идеальный вариант, когда автоматизация не только соответствует текущему этапу развития компании, но и опережает его буквально на один шаг.
Например, автоматизировать процессы можно с пониманием перспектив развития компании через год: если сегодня в организации работают 25 сотрудников, а к концу года их будет уже 50, то нет смысла настраивать инструментарий, предназначенный для 30 человек.
Как автоматизация на перспективу работает на практике
Одна из российских компаний по разработке программного обеспечения решила провести автоматизацию бизнес-процессов. На момент принятия этого решения организация насчитывала порядка двух десятков сотрудников. Основными задачами были управление проектами, коммуникация внутри команды и обработка заявок от клиентов. Руководство понимало, что в связи с растущим спросом на их услуги в следующем году численность сотрудников увеличится до 50–60 человек.
Проблема была в том, что существующие процессы управления и коммуникации были недостаточно эффективными. Использование разных инструментов для различных задач приводило к путанице и потере времени. Руководство осознавало, что для эффективного роста им нужно оптимизировать процессы, но не понимало, как это сделать, учитывая предстоящие изменения.
В итоге компания проанализировала возможности автоматизации и решила внедрить инфраструктуру, способную обслуживать 60–70 сотрудников, причем с возможностью масштабирования при необходимости.
Для этого была выбрана популярная интегрированная система управления проектами, которая позволила объединить все процессы в одном месте и была способна поддерживать значительное количество пользователей без снижения производительности.
Также руководством было принято верное решение по обучению всех сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новые инструменты. Для этого был создан внутренний портал с документацией и видеоуроками.
Кроме того, были разработаны шаблоны для отчетности и регулярных совещаний, чтобы минимизировать временные затраты на составление отчетов. Также были внедрены чат-боты для автоматизации обработки рутинных запросов от клиентов и многие другие полезные инструменты.
В результате через год после автоматизации компания успешно увеличила количество сотрудников до 50 человек и благодаря заранее продуманной автоматизации смогла легко интегрировать новых работников в процессы.
При этом эффективность работы команды возросла на 40%, а уровень удовлетворенности клиентов увеличился благодаря более быстрому и качественному обслуживанию.
К сожалению, таких компаний, осознающих важность автоматизации и подходящих к этому шагу ответственно, в России сегодня не очень много. Некоторые организации проводят автоматизацию наспех и как попало, не понимая важности планирования автоматизации с учетом будущих перспектив и роста.
Если компания планирует масштабироваться, то автоматизация точно должна идти на шаг впереди. При этом нельзя забывать о стратегических целях бизнеса, под которые должны подбираться подходящие технологии, а не наоборот.
Начать дискуссию