Как хранить документы, чтобы быть готовым к проверкам

Зачем хранить документы

За всю деятельность компании через нее проходит огромное количество документов как связанных непосредственно с бизнесом, так и с административно-хозяйственными вопросами и персоналом.

Компании хранят договоры, акты, накладные и прочие документы для подтверждения правильности расчетов, фактов поставки товаров, оказания услуг, выполнения работ и других договорных обязательств как при непосредственном общении с контрагентом, так и для защиты своих интересов в суде.

Табели учета рабочего времени, ведомости на выплату зарплаты, приказы о приеме, увольнении и прочие для подтверждения соблюдения требования трудового законодательства, формирования пенсионных прав работников, а журналы проведения инструктажей, медосмотров и т.д. — в знак соблюдения норм охраны труда.

Кроме того большинство документов — отправная точка при расчете налогов, то есть налогоплательщику нужно быть готовым отстоять свою позицию по поводу расчета налогооблагаемых баз по налогу на прибыль, НДС, страховых взносов и других налогов в соответствии с применяемой системой налогообложения.

Как хранить документы

Документы можно хранить в бумажном и электронном виде.

На бумаге необходимо хранить документы, которые изданы на бумажном носителе. Оцифрованные копии бумаг не дают право уничтожить бумажные оригиналы раньше окончания срока хранения. Хранение документов требует систематизации, нумерации страниц и прошивки.

Документы сшивают в номенклатурные дела с составлением описи — списка, в котором перечислены документы с их реквизитами в порядке их расположения в томе.

Задача организации — обеспечить сохранность документов вне зависимости от того, находятся они на текущем или архивном хранении.

Однако, могут случатся чрезвычайные происшествия, в результате которых документы сгорают, затапливаются или исчезают. Подтвердить это можно актами, составленными совместно с коммунальными службами и МЧС, а также справкой из полиции в случае кражи.

Электронные документы, созданные при помощи цифровых сервисов и подписанные электронной подписью, разрешено хранить в цифровом виде, а для работы допускается использовать их бумажные копии.

При создании электронных архивов необходимо руководствоваться правилами:

хранение электронных документов организовать минимум на двух носителях, например, на корпоративном сервере и в облачном хранилище;
у компании должно быть программное обеспечение, позволяющее читать и копировать электронные документы;
перечень лиц, которые имеют доступ к электронному архиву должен быть закрытым;
раз в пять лет инвентаризировать электронные документы, проверять их целостность и соответствие форматов актуальным, а также при необходимости переводить в новые форматы.

В случае утраты финансовых документов или порчи, в результате которой их использование невозможно, компания должна принять меры по их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021)

Сколько лет хранить документы

Документы делятся на подлежащие временному хранению и постоянному. Временное хранение предусматривает сроки от 1 года до 75 лет в зависимости от вида документа.

Сколько хранить каждый вид документов закреплено в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. Требования к хранению некоторых видов бухгалтерских документов содержатся в ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а к кассовым чекам — в п. 8 ст. 4.7 закона от 22.03.2003 № 54-ФЗ.

Наименование документа	Срок хранения
Свидетельства о постановке на учет и уведомления о снятии с учета	1 год
Правила внутреннего трудового распорядка	1 год
Графики отпусков	3 года
Первичные документы, счета-фактуры	5 лет
Кассовые документы, авансовые отчеты
Налоговые декларации, книги учета доходов и расходов
Журналы и табели учета рабочего времени
Трудовые договоры, личные карточки и другие документы по работникам	Для документов, делопроизводство по которым закончено до 2003 года — 75 лет, после 2003 — 50 лет
Личные дела работников, невостребованные личные документы (оригиналы) работников
Журналы и табели учета рабочего времени на работников на вредных и опасных участках
Расчеты по страховым взносам
Учредительные и ликвидационные документы (устав, протоколы собраний участников, положения)	Постоянно
Финансовая отчетность
Штатные расписания
Оригиналы трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и прочих личных документов работников	До востребования

Срок хранения необходимо считать с 1 января года, следующего за годом, в котором было прекращено делопроизводство по документу.

Как уничтожать документы

Уничтожать документы можно только по истечению срока их хранения.

Правильно оформленное уничтожение дает компании право не предоставлять их по запросу суда, проверяющих или участников общества.

Процедура уничтожения состоит из нескольких этапов:

Этап 1. Формирование комиссии. Для этого издают приказ, в котором указывают работников, которые войдут в состав комиссии по списанию, а также ее председателя и секретаря. Задача комиссии — отобрать документы с истекшими сроками хранения. ИП без работников может обойтись без комиссии.

Этап 2. Заседание комиссии, по итогу которого составляют протокол. В протоколе описывают повестку и принятые комиссией решения. Документ подписывают все члены комиссии во главе с председателем.

Этап 3. Составление акта, в котором перечисляют все документы, по которым комиссия приняла решение об утилизации, с указанием их наименований и реквизитов, а также способ их уничтожения.

Как накажут за нарушение правил хранения документов

Нарушение	Кого накажут	Как накажут	Основание
Утрата бухгалтерских документов	Должностное лицо	Штраф 3 000 — 5 000 рублей	Ч. 1 ст. 15.11 КоАП
Грубые нарушения в учете доходов и/или расходов, объектов налогообложения	Налогоплательщика	Нарушения в течение одного налогового периода — штраф 10 000 рублей; Нарушения в течение одного налогового периода — штраф 10 000 рублей	Ст. 120 НК
Непредставление сведений по запросу налогового органа для проведения налогового контроля	Налогоплательщика	200 рублей за каждый непредставленный документ	П. 1 ст. 126 НК
Непредставление документов по запросу налогового органа при проведении встречной проверки	Налогоплательщика (юрлицо, ИП)	10 000 рублей за каждый непредставленный документ	П. 2 ст. 126 НК
Нарушения сроков предоставления или непредоставление вовсе сведений о контрагенте по запросу налогового органа	Налогоплательщика	Первичное нарушение — штраф 5 000 рублей; Повторное нарушение — 20 000 рублей	П. 1 ст. 129.1 НК
Неправильно хранение кадровых документов	Должностное лицо, ИП	Штраф 1 000 — 5 000 рублей	Ч. 1 ст. 5.27 КоАП
Неправильно хранение кадровых документов	Юрлицо	Штраф 30 000 — 50 000 рублей	Ч. 1 ст. 5.27 КоАП