Что такое кассовая дисциплина
Это свод правил учета и контроля движения наличных денег, которым обязан следовать бизнес.
Эти правила установлены указаниями Банка России:
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Касса предприятия и кассовый аппарат — в чем отличие
Начинающие бизнесмены часто путают эти понятия.
Кассовый аппарат (онлайн-касса или ККТ) — это устройство, которое выдает кассовый чек. То есть средство учета денег, поступающих от покупателей, которое бизнес обязан иметь в силу закона № 54-ФЗ,
ККТ у любой компании или ИП может быть много.
Касса предприятия или операционная касса — одна, это «кошелёк» бизнеса, через который проходят все операции с наличными деньгами.
В операционной кассе отражается выручка со всех ККТ, через неё предприятие может выдать зарплату, заём, деньги под отчёт сотруднику, например, на покупку материалов или хозинвентаря.
Кассовые документы
Каждая кассовая операция должна сопровождаться правильно оформленными кассовыми документами.
приходный кассовый ордер (ПКО) форма КО-1 — оформляют при поступлении в кассу наличных;
расходный кассовый ордер (РКО) форма КО-2 — оформляют при выдаче наличных из кассы;
кассовая книга форма КО-4 — в ней ведут учет поступлений и выдач наличных на основании всех ПКО и РКО.
Эти унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению, вносить в них корректировки нельзя.
У ИП есть послабление — они вправе эти документы не оформлять.
расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53) — оформляют для расчета и выплаты зарплаты и иных выплат сотрудникам. Компании и ИП сами выбирают какие ведомости им использовать.
Эти формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но их применение строго в унифицированном формате не обязательно. Можно разработать свой вариант, например, включить дополнительные поля или изменить их расположение.
Подчеркнём: это правило касается только наличных расчетов. Если вы переводите зарплаты работникам на карты — ведомости не нужны.
книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) — оформляют, если у предприятия несколько кассиров, которые передают друг другу деньги. Один из кассиров назначается старшим. Он и фиксирует движение денег в книге учёта.
Кассовые документы можно вести на бумаге или в электронном виде. Бумажные документы заполняют вручную или на компьютере, а потом распечатывают и ставят подписи. Документы в электронной форме заполняют в учётной программе и подписывают электронными подписями.
Хранить кассовые документы нужно минимум 5 лет после окончания года, когда была проведена операция.
Как правильно обращаться с наличными деньгами
Просто оформить документы недостаточно. Есть важные правила работы с наличными, которые необходимо соблюдать:
Для расчётов с контрагентами (другими организациями и ИП) нужно соблюдать лимит. Он составляет 100 000 рублей по одному договору. Нельзя дробить один договор на несколько для соблюдения лимита, ФНС посчитает это преднамеренным нарушением правил расчётов наличными и оштрафует.
На сотрудников и других физических лиц этот лимит не распространяется.
Расходовать выручку напрямую из кассы можно только на определенные цели:
личные нужды ИП;
оплату товаров, работ и услуг (кроме покупки ценных бумаг);.
под отчёт работникам;
возврат за оплаченные ранее наличными и возвращённые товары, невыполненные работы или неоказанные услуги.
страховые возмещения по договорам страхования, если клиент оплатил страховую премию наличными.
На другие цели потратить деньги сразу из кассы нельзя.
Например, чтобы выдать заём, сначала выручку нужно внести на расчётный счёт, а затем снова снять нужную сумму на конкретную цель – выдачу займа.
Если поступление в кассу — это не выручка, а, например, неизрасходованный остаток подотчётных средств, то их нельзя расходовать ни на какие цели, даже на выдачу подотчёта другому работнику. Сначала их нужно внести на счёт, а потом уже распоряжаться ими (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).
Хранить деньги в кассе можно только в рамках установленного лимита остатка наличных, сумму сверх лимита нужно сдавать в банк.
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
Проверяет соблюдение кассовой дисциплины налоговая инспекция.
За нарушения, например:
неоприходование выручки в кассу;
превышение лимита расчетов с компаниями и ИП;
несоблюдение лимита остатка наличных в кассе,
предприятие могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП.
Должностных лиц и ИП накажут на сумму от 4 000 до 5 000 рублей, организацию — от 40 000 до 50 000 рублей.
Срок давности за нарушения кассовой дисциплины — 2 месяца со дня совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП, постановление КС от 17.05.2022 № 19-П). Привлечь к ответственности за нарушение, совершенное за пределами этого срока, нельзя.
Субъектам МСП, которые допустили нарушение впервые, штраф могут заменить предупреждением.
Начать дискуссию