Книга покупок: порядок заполнения
Для вычисления суммы НДС к вычету или возмещению подтверждающие документы отражают в книге покупок.
В форме регистрируют счета-фактуры, выставленные продавцами, исполнителями, налоговыми агентами при продаже товаров, работ, услуг, получении авансов или предъявлении налога к вычету.
Также счет-фактуру в книгу вносят продавцы, если уменьшают стоимость отгруженных активов, и покупатели, если поставщик повышает цену реализации.
С января 2025 года книгу покупок обязаны вести организации и ИП на УСН, которые платят НДС, если их доходы превысили 60 млн рублей по итогам 2024 года.
В регистре не фиксируют счета-фактуры, которые получены:
покупателями при безвозмездной передаче имущества;
посредниками от заказчика на товары к реализации;
агентами от продавцов, которые выставлены на его имя, по товарам, работам или услугам;
брокером по операциям купли-продажи иностранной валюты или ценных бумаг;
на сумму частичной оплаты после выставления счета-фактуры на реализацию;
на сумму аванса по товарам, которые планируют использовать в не облагаемой НДС деятельности.
Важно, чтобы счета-фактуры были заполнены по правилам ст. 169 НК и соответствовали утвержденным форматам.
В книге покупок регистрируют и другие документы, как то:
бланки строгой отчетности, которые сотрудник получает во время служебной командировки. Например авиа- или ж/д билеты;
таможенные декларации на ввоз товаров из стран, не входящих в ЕАЭС;
документы с выделенной суммой НДС о передаче имущества в качестве вклада в уставный капитал коммерческой компании;
платежные документы, подтверждающие уплату налога при ввозе товаров в РФ;
чеки для компенсации НДС по проданным иностранным гражданам товарам в системе «такс-фри» (абз. 2–5 правил ведения книги покупок).
Уверенно работать с НДС в любых ситуациях поможет онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С». Теперь в обновленной программе есть не только новшества 2024 года, но и блок по работе с НДС на УСН в 2025 году. Успейте купить онлайн-курс со скидкой 77% за 3 690 рублей!
В общем случае счета-фактуры отражают в налоговом регистре в процессе возникновения права на вычет по НДС. Однако в некоторых ситуациях покупатель получает от продавца документ уже в следующем квартале. Если такой счет-фактура поступил до 25 месяца, следующего за отчетным кварталом, его регистрируют в книге покупок текущего периода. Если документ получен позже, вносить его нужно уже в книгу нового квартала (п. 1.1 ст. 172 НК).
Книгу покупок можно формировать на бумаге или в электронном виде. В первом случае по окончании квартала, не позднее 25 числа, регистр необходимо распечатать, подписать, прошнуровать и пронумеровать. Дополнительные листы в данном случае подшивают к книге того квартала, в который внесены исходные счета-фактуры до их исправления. Нумерацию продолжают с учетом доплистов.
Электронную книгу покупок ведут по формам и форматам, которые утверждены приказом ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547. Сюда включают реквизиты прослеживаемости. В данном случае в цифровом виде следует регистрировать и дополнительные листы. Такой регистр и все приложения к нему подписывают электронной подписью, в том числе при передаче в налоговые органы в ходе проверки.
Заполнение книги покупок начинают с информации о налогоплательщике.
В шапке указывают наименование компании или ИП, ИНН, КПП, номер квартала, за который оформляется налоговый регистр. В табличную часть переносят данные из счетов-фактур и прочих документов — оснований для принятия НДС к вычету.
Таблица: «Построчное заполнение граф книги покупок»:
Порядковый номер графы | Содержание |
1. | Порядковый номер данных о регистрируемых документах |
2. | Код вида операций. При отражении нескольких записей их вносят через разделительный знак |
3. | Номер и дата счета-фактуры, БСО, таможенной декларации и прочих форм |
4–6. | Реквизиты исправленных и корректировочных счетов-фактур (при наличии) |
7. | Информация о документе, подтверждающем уплату НДС. Графу заполняют, если налог принимают к вычету, только после перечисления, например, по командировочным расходам |
8. | Дата принятия к учету товаров, работ или услуг |
9–10. | Название, ИНН и КПП продавца. Строку не заполняют при регистрации счета-фактуры посредника, который приобрел товары для покупателя от своего имени у нескольких продавцов |
11–12. | Данные посредника-комиссионера, который покупает имущество от своего имени |
13. | Наименование и код валюты по классификатору, если покупки совершают в иностранной валюте |
14. | Общая стоимость активов с НДС или сумма аванса. При регистрации корректировочного документа указывают итоговую измененную величину, а для импортируемых товаров – стоимость, которая отражена в учете |
15. | НДС к вычету по счету-фактуре или иному документу в рублях и копейках. Если сумма скорректирована, ее переносят из строки 8 счета-фактуры |
16. | Регистрационный номер декларации или РНПТ по прослеживаемым товарам. Реквизит соответствует графе 11 счета-фактуры. При отсутствии данных поле не заполняют |
17. | Обозначение единицы измерения прослеживаемых товаров. Для каждой партии в графу вносят отдельную строку |
18. | Количество товаров, которые подлежат прослеживаемости из графы 13 счета-фактуры. Отдельную строку предусматривают для каждого РНПТ |
19. | Стоимостная оценка прослеживаемых товаров без учета НДС по номерам из графы 16 книге. Если их несколько, для каждой партии нужно выделить отдельную строку в графе 19 |
Коды операций в книге покупок
Операции, которые отражают в книге покупок, имеют определенные цифровые обозначения. Их перечень приведен в приложении к приказу ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@. К примеру, стандартная отгрузка товаров или приобретение работ, услуг или имущественных прав регистрируется кодом 01, получение или уплата аванса — 02, реализация конфискованного по решению суда имущества — 06.
Для посреднических операций предусмотрен код 15, а продажа активов покупателям — физлицам, освобожденным от уплаты НДС, — 26.
Если в обозначении сделки допущена ошибка, штрафные санкции за нее не устанавливают. Неверное указание кода не приведет к занижению налоговой базы и неполной уплате налога. Однако информация переносится в раздел 8 декларации по НДС.
Тогда ошибочный код не пройдет форматно-логический контроль, а налоговики направят требование о представлении документов и пояснений.
Книга покупок: аванс
Если покупатель перечисляет полную или частичную предоплату за товар, работу или услугу, то получает от продавца счет-фактуру. Чтобы подтвердить налоговый вычет по документу, его следует отразить в книге покупок.
Продавец в таком случае регистрирует счет-фактуру на полученный аванс после отражения реализации активов или передачи имущественных прав.
Если товары отгружают отдельными партиями, запись в книге нужно делать каждый раз на сумму продажи. Стоимость имущества в строке 14 должна соответствовать показателю графы 9 счета-фактуры на аванс. При этом не имеют значения суммы реализации активов и НДС к вычету.
Такой же порядок применяют, если покупатель отказался от поставки до момента отгрузки и поставщик возвращает ему аванс. В этом случае авансовый счет-фактуру нужно вносить в регистр после всех зафиксированных в учете корректировок. В графу 7 книги покупок вписывают реквизиты документа о подтверждении перечисления предоплаты заказчику. Отразить данный счет-фактуру нужно в течение года с момента отказа от товаров или услуг.
Размер налогового вычета с аванса зависит от величины полученной предоплаты.
Если стоимость товаров равна или больше полученной предоплаты, НДС со всего аванса можно принять к вычету. Когда же аванс отработан частично, заявить вычет можно только в части налога, начисленного с предварительного перечисления за товары. Такую долю определяют в соответствии со стоимостью отгруженного имущества, когда, к примеру, отгружают товары частями в счет 100-процентной предоплаты (п. 6 ст. 172 НК).
Листы книги покупок
Первичные данные для принятия НДС к вычету или восстановления налога из бюджета отражаются в основном бланке книги покупок. Если же необходимо внести исправления после окончания квартала, составляют дополнительный лист.
В верхней части бланка указывают номер, наименование покупателя, его ИНН и КПП, период поправки и дату корректировки.
В строке «Итого» таблицы фиксируют сумму НДС из книги покупок за квартал, в котором отражен исходный счет-фактура. В следующих полях прописывают сведения, которые подлежат аннулированию. Их указывают со знаком минус.
Итоговый показатель исправления вписывают в строку «Всего» графы 15. Здесь приводят разницу между корректировочной и исходной суммой НДС.
Чтобы определить показатель, из строки «Итого» графы 15 вычитают данные ошибочных счетов-фактур, а к полученному результату прибавляют сведения исправленных документов.
Когда за один квартал вносят несколько исправлений, информацию из граф 2 — 15 строки «Всего» предыдущего доплиста переносят в строку «Итого» последующего. Эти показатели затем используют для составления уточненной декларации.
Корректировка книги покупок
Процедура исправления книги покупок определяется периодом внесения правок. Это может быть текущий или прошлые кварталы.
В случае корректировки текущего периода, записи вносят в регистр. Главное условие — чтобы не истек срок подачи декларации по НДС за период обнаружения ошибки.
Для аннулирования ошибочного документа в графах 141–5 нужно указать реквизиты документа со знаком минус, а в оставшихся строках – вписать первичные показатели.
Если контрагент выставил исправленный счет-фактуру, его также регистрируют в книге. Так, в графах 4–5 приводят номер и дату корректировок, а в строках 14–15 – показатели исправленного документа с положительными значениями. Остальные графы нового счета-фактуры переносят в регистр без изменений.
Если налогоплательщик исправляет ошибки прошлых периодов, к книге покупок нужно составить дополнительный лист. Порядок регистрации в нем аннулирующих и исправленных документов аналогичен правилам корректировки текущего квартала.
Если по итогам поправок занижена сумма НДС к уплате или завышен размер налога к возмещению из бюджета, требуется представить уточненную налоговую декларацию. В остальных случаях исправлять декларацию необязательно (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК).
Книга покупок: образец
Заполнение книги начинают с реквизитов в левом верхнем углу. Здесь указывают наименование покупателя или заказчика с ИНН и КПП, а также период ведения регистра.
В табличной части отражают порядковый номер, код вида операции, реквизиты полученного от продавца счета-фактуры.
Если заказчик получил исправленные или корректировочные документы, такой факт фиксируют в графах 4–6 таблицы. Сведения о подтверждении оплаты прописывают в столбце 7, а дату принятия активов к учету – в восьмом.
Информацию о поставщике, посреднике и их идентификаторах в налоговой инспекции приводят в графах 9–12, а стоимость приобретенного имущество и сумму налога – в 14–15. Для фиксации сведений о прослеживаемости предназначены столбцы 16–19.
Под таблицей в нижней части формы руководитель компании, его уполномоченный представитель или предприниматель проставляют подписи с расшифровками.
Образец книги покупок можно скачать по ссылке.
Комментарии
3зачем вести книгу покупок на УСН 5% и 7%, если к вычету НДС принимать нельзя?
По авансам полученным, после отгрузки товаров/работ/услуг надо будет НДС к вычету ставить чтобы с декларацией сумма билась