Инвентаризация в 2024 году: как провести, новый ФСБУ 28/2023

Нормативные основания проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями, которые утверждены приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. 

Однако компания вправе уже в 2024 году провести инвентаризацию по правилам нового ФСБУ.

Помимо этих документов также нужно учитывать ст. 11 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ, Положение по ведению бухучета, которое было утверждено приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н и постановление Госкомстата об унифицированных формах для учета результатов инвентаризации от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000).

В каких случаях нужна инвентаризация

Инвентаризация нужна, чтобы проверить и документально подтвердить фактическое наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. По результатам проверки устанавливается наличие объектов, которое необходимо сверить с данными бухучета и зафиксировать в инвентаризационных ведомостях и актах.

• Ситуация 1: перед составлением годовой бухотчетности (плановая).

Полная инвентаризация проводится по состоянию на 31 декабря за исключением основных средств, нематериальных активов, запасов, капвложений, по которым инвентаризацию проводили в 4 квартале отчетного года. ОС в виде библиотечных фондов инвентаризируют 1 раз в 5 лет, а прочие ОС — 1 раз в 3 года.

• Ситуация 2: компания будет реогранизована или ликвидирована (плановая).

До составления передаточного акта и промежуточного ликвидационного баланса необходимо провести инвентаризацию.

• Ситуация 3: активы продаются, передаются, сдаются в аренду, управление или безвозмездное пользование (внеплановая).

Здесь инвентаризация проводится частично: то есть в отношении таких объектов перед их передачей.

• Ситуация 4: происходит смена мат.ответственного работника или руководителя коллектива, выбытие из коллектива более половины сотрудников, несущих коллективную материальную ответственность (внеплановая).

В такой ситуации инвентаризация проводится по состоянию на день приема-передачи дел в отношении таких объектов, по которым предусмотрена материальная ответственность.

• Ситуация 5: один или несколько членов коллектива требуют проведение инвентаризации, и при этом они несут коллективную материальную ответственность (внеплановая).

Проводится в отношении соответствующих объектов после предъявления требования.

• Ситуация 6: активы были утрачены или испорчены (внеплановая).

Инвентаризация проводится по факту нахождения недостачи, повреждений, хищений, в отношении тех объектов, которые были связаны с утратой или порчей.

• Ситуация 7: произошла чрезвычайная ситуация (внеплановая).

Проводится по соответствующим объектам сразу по окончании чрезвычайного события, если это возможно.

В какие сроки проводят инвентаризацию

Проведение плановых инвентаризаций регламентируется предварительно составленным и утвержденным на отчетный год графиком, в котором фиксируются даты начала и окончания каждой проверки.

А вот для внеплановых инвентаризаций сложно установить точные сроки. Они проводятся по факту совершения определенного действия — например, хищения имущества.

Порядок проведения инвентаризации в 2024 году с учетом ФСБУ

Если организация решила в 2024 году провести инвентаризацию в соответствии с новыми правилами ФСБУ 28/2023 то нужно об этом заявить. Порядок действий простой:

• издайте приказ от имени руководителя о начале применения ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» с указанием даты начала применения и основания — п. 2 приказа Минфина от 13.01.2023 № 4н.

• внесите изменения в существующую учетную политику и скорректируйте формы документов, которые используются для оформления итогов инвентаризации.

ФСБУ как документ определяет общий порядок проведения инвентаризации. Именно поэтому при проведении подобного мероприятия каждая организация должна учитывать специфику вида деятельности.

Этап 1: издание приказа о проведении

Сначала руководителю необходимо издать приказ о проведении инвентаризации. Это можно сделать с помощью унифицированной формы ИНВ-22, или воспользоваться свободной формой.

В приказе обязательно должны быть несколько пунктов:

• дата начал проведения и окончания инвентаризации;

• причина проведения проверки и объекты — например, основное средство, нематериальные активы, кредиторская задолженность и др. ;

• срок представления документов по инвентаризации.

В том же приказе или в отдельном можно утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии с указанием данных: ФИО и должностей участников согласно пп. 19-21 ФСБУ 28/2023.

В случае, если объектов инвентаризации много, то можно создать несколько рабочих групп, и распределить проверки по ним. Однако нужно учитывать, что при отсутствии  ⅕ состава комиссии, результаты инвентаризации становятся недействительными.

Кроме того, инвентаризационная комиссия может быть постоянной. В таком случае состав утверждается отдельным приказом.

По правилам ФСБУ 28/2023 при проведении обязательной инвентаризации можно не создавать комиссию в некоторых ситуациях:

• если в компании числится только руководитель или руководитель и главный бухгалтер;

• если инвентаризацию проводит приглашенный аудитор или аудиторская компания;

• когда инвентаризацию проводит ревизионная комиссия, созданная в соответствии с уставом организации.

Этап 2: сбор и формирование документов для инвентаризации

До начала проверки необходимо получить от всех МОЛ расписки о двух моментах:

• все первичные документы о движении активов сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии;

• все вверенные для хранения или использования активы оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Также необходимо подготовить для комиссии бланки инвентаризационных описей и актов по соответствующим объектам в двух экземплярах. Можно использовать унифицированные формы или воспользоваться собственными бланками документов.

Для арендованного и другого имущества, которое не является собственностью компании или не было учтено в составе активов имущества и обязательств необходимо подготовить отдельные описи согласно п. 32 ФСБУ 28/2023.

Этап 3: проведение инвентаризации

При проведении инвентаризации обязательно должны присутствовать материально ответственные лица.

Нужно проверить фактическое наличие объектов проверки — денег, запасов, нематериальных активов, основных средств по месту их нахождения и по каждому материально ответственному лицу. Методы подсчета и обмера зависят от специфики объекта.

Нематериальные активы и другие активы без материально-вещественной формы нужно проверять с помощью сверки документов, которые подтверждают права компании на них с данными регистров бухучета.

Суммы дебиторской и кредиторской задолженности подтверждаются сверкой с контрагентами и проверкой документов, согласно которым возникло соответствующее требование или обязательство.

Фактическое наличие объектов отражается в инвентаризационных описях и актах. При необходимости к ним также нужно приложить технические расчеты и дополнительные документы согласно п. 35 ФСБУ 28/2023:

• объяснения, полученные от материально ответственного лица о возникшей пересортице;

• объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи (не по вине материально ответственного лица) не отнесена на виновных лиц;

• расчеты, акты обмеров, документы о результатах перевеса товаров.

В случае, если в инвентаризационном документе обнаружена ошибка, ее необходимо исправить, заверив корректировку подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица.

Этап 4: документальное оформление результатов инвентаризации

Выявленные недостачи или излишки отразите в сличительных ведомостях. Можно использовать унифицированные формы (ИНВ-18 по ОС и НМА, ИНВ-19 по ТМЦ и др.).

Инвентаризационная комиссия проводит заседание по результатам проверки. Его  оформляют протоколом, в котором фиксируют предложения о зачете недостач и излишков при пересортице, сведения об имуществе, которое следует списать или уценить по причине порчи и т.д.

Пакет документов по инвентаризации вместе с протоколом заседания комиссия передает руководителю компании.

Решение руководителя, принятое по итогам проверки, оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации. В приказ следует включить порядок устранения выявленных расхождений.

После окончательного оформления документы по итогам инвентаризации поступают в бухгалтерию.

Этап 5: отражение результатов инвентаризации в бухучете

В бухучете результаты проверки необходимо регистрировать в периоде, к которому относится дата, на которую проводили инвентаризацию.

Согласно пп. 10-12 ФСБУ 28/2023 итоги инвентаризации отражаются так:

1. Излишки активов включаются в доходы по балансовой или справедливой стоимости либо по балансовой стоимости схожих активов.

2. Утраченные активы или недостачи списываются по балансовой стоимости с отнесением на виновных лиц либо на расходы.

3. Стоимость поврежденных или испорченных активов, которые можно продать или использовать, необходимо скорректировать на сумму обесценения.

4. Дебиторская задолженность и обязательства с истекшим сроком исковой давности списываются с баланса в общем порядке.

5. Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств, отложенных налоговых активов доначисляются или списываются по правилам, которые утверждены ФСБУ.