Передача документов через ЭДО: в каком формате передавать и можно ли использовать pdf

Как подразделяют форматы документов в электронном документообороте

В электронном документообороте используются формализованные или неформализованные форматы документов.

Формат каждого формализованного документа утвержден приказами ФНС.

Какой формат используют формализованные документы

Это файлы с расширением XML. К формализованным документам относят:

• счет-фактуру;

• универсальный передаточный документ (УПД);

• товарная накладная.

При отправке счетов-фактур и УПД можно сделать выгрузку в формате ПДФ и отправить такую выгрузку контрагенту в неформализованном формате.

В такой ситуации документ не будет юридически легитимным и при проверке со стороны ФНС возникнут проблемы с вычетами по НДС.

Рекомендуется акты приемо-сдаточных работ относить и оформлять как формализованные документы. Хотя они могут быть подписаны в любом формате.

Однако в этом случае, при проверке ИФНС с требованием о предоставлении документов, в налоговую инспекцию необходимо будет представлять бумажные копии электронных документов (актов, накладных) заверенные налогоплательщиком.

Какой формат используют неформализованные документы

Для неформализованных документов нет установленного формата. Файлы сохраняют с удобным расширением: DOC, PDF, JPEG, XLSX. В перечень неформализованных документов входят информационное письмо, реестр расходов и прочее.