Павел Горбачев, генеральный директор МКСКОМ рассказывает, как переход с традиционных платформ на автоматизированные помогает крупному бизнесу оптимизировать внутренние процессы и повысить финансовые показатели.
Почему Excel неэффективен с технической точки зрения
В Excel есть много возможностей, что делает его многофункциональным инструментом для обработки данных и создания отчетов. Несмотря на это, большие компании часто сталкиваются с техническими ограничениями. Рассмотрим основные из них:
1. Пределы размера и структуры
Excel накладывает жесткие ограничения на количество данных: на одном листе можно использовать максимум 1 048 576 строк и 16 384 столбца. Такие лимиты могут быстро стать проблемой для крупных компаний, работающих с многолетними данными или сложными аналитическими моделями.
Кроме того, ширина столбца ограничена 255 символами, а ячейки могут содержать не более 32 767 символов.
Ограничения создают значительные препятствия при работе с детализированными данными, особенно когда требуется включение разнообразных метаданных или сложных многоуровневых структур.
2. Устаревшие форматы и ошибки конвертации данных
При конвертации данных из старых форматов в новые могут возникать ошибки: потеря информации или неправильное отображение данных.
Особенно это актуально, когда используются сложные формулы или функции, которые не поддерживаются в старых версиях Excel.
Так, например, национальная служба здравоохранения Великобритании потеряла данные о 15 841 пациенте в период пандемии COVID-19. Причиной послужило использование устаревшего формата Excel, в котором можно хранить только около 65 тысяч строк.
3. Нехватка оперативной памяти и зависания
Крупные файлы занимают немалое количество оперативной памяти и системных ресурсов.
Использование макросов и программирования на VBA (Visual Basic for Applications) не гарантирует сильного снижения времени обработки документов.
Особенно, если нужно загрузить таблицы с тысячью листами формул и автоматических расчетов. А долгое ожидание и зависания программы сказываются на производительности и эффективности работы команды.
4. Трудности синхронизации
Используя Excel, компании сталкиваются с проблемой, когда несколько работников хотят отредактировать таблицу одновременно.
Если не настроить определенные ограничения и запреты на действия — программа может не синхронизировать все изменения, что приведет к конфликту версий. На поиск ошибок и их исправление уйдет не один час работы.
5. Атаки мошенников
Макросы, широко применяемые для автоматизации различных процессов, могут быть использованы злоумышленниками в своих целях.
Внедрение вредоносного кода через макросы представляет собой одну из распространенных угроз для организаций, работающих с конфиденциальной информацией в Excel.
6. Вызовы, связанные с автоматизацией и увеличением масштаба
Excel демонстрирует слабую масштабируемость, особенно когда требуется интеграция с другими системами. Разработка и поддержка сложных макросов и формул требуют значительных навыков программирования.
Кроме того, недостаток гибкости для интеграции с API и внешними источниками данных сужает возможности автоматизации рабочих процессов и затрудняет оперативное обновление информации.
Помимо всех вышеперечисленных ограничений, в Excel повышен риск ошибок из-за человеческого фактора. Одна маленькая неточность сотрудника может привести к большим потерям.
Например, фонд Fidelity столкнулся с серьезными последствиями из-за одной ошибки в таблице: налоговый бухгалтер не поставил знак минус перед суммой убытков в $1,3 млрд. В результате, убытки были восприняты как прибыль, что привело к искусственному увеличению дивидендов.
Как автоматизация минимизирует риск ошибок
Чтобы перейти на новый уровень обработки данных и снизить влияние человеческого фактора на эффективность работы — компании внедряют автоматизированные системы управления. Например, ERP, ВРМ, CPM.
1. CPM-системы
Для управления стратегиями и аналитической обработки информации подходят CPM-системы. Они интегрируются с ERP-системами через API или напрямую подключаются к базам данных, чтобы извлечь оттуда информацию для последующего анализа.
CPM используют OLAP-кубы и аналитические движки для многомерного анализа данных и построения сценарных прогнозов.
Где применяются CPM-системы:
Оптимизация бюджета и прогнозирование: с помощью CPM-систем финансовый отдел может автоматически прогнозировать расходы и доходы, учитывая предыдущие и настоящие показатели. Автоматизация ускоряет процессы бюджетирования и выдает более точный результат;
Эффективная автоматизация финансовой отчетности: оптимизируется сбор и консолидация финансовых данных из различных подразделений или бизнес-единиц, принимая во внимание различные валюты, учетные стандарты и учетные системы;
Автоматизация отчетности: CPM собирают данные и формируют отчетность, позволяя получить актуальную информацию в режиме реального времени;
Отслеживание KPI в режиме реального времени: CPM-системы помогают отслеживать прогресс с помощью сборки и анализа KPI. Системы также визуализируют полученные данные для удобства восприятия;
Уведомление о рисках и нарушениях: системы способны определить нарушения и риски, связанные с ключевыми показателями эффективности.
Из чего состоит механизм:
Аналитические платформы, которые поддерживаются с помощью OLAP-кубов, для глубокого анализа данных;
Алгоритмы прогнозирования, основанные на машинном обучении для оценки результатов и рисков;
ETL-процессы, что расшифровывается как извлечение (Extract), преобразование (Transform), загрузка (Load), которые позволяют переносить данные из внешних источников в общую систему;
Потоковые алгоритмы, которые обеспечивают обработку информации в реальном времени и позволяют моделировать сценарии, а также универсальные проверки данных на каждом этапе.
2. ERP-системы
Системы основываются на единой базе данных, которая координирует функционирование различных модулей: бухгалтерию, управление запасами, логистику и производство. Эти модули взаимодействуют друг с другом через API и промежуточное программное обеспечение.
Где применяются ERP-системы:
Оптимизация процессов закупок и управления запасами: с помощью ERP можно не волноваться о закупках материала. Система сама рассчитывает, когда появляется потребность в новых поставках и отправляет заявки на закупку;
Эффективное управление финансами: ERP-системы автоматизируют финансовые процессы, учитывая затраты, доходы, налоги и другие финансовые показатели. Такой подход минимизирует допуск ошибок в отчетах;
Координация производственных операций: системы способны автоматически рассчитать оптимальный график работ, учитывая объем заказов и количество ресурсов;
Упрощение расчета заработной платы и трудозатрат: используя HR-модули системы автоматически рассчитывают зарплату, учитывая рабочее время, отпуска и больничные;
Оценка производительности и KPI: автоматизация отчетности по ключевым показателям экономит время и помогает руководству принимать оперативные решения.
Из чего состоит механизм:
ETL-процессы — процесс, при котором данные извлекаются из внешних источников и загружаются в систему;
Бизнес-логика и встроенные сценарии, которые помогают автоматически выполнять операции и проверять данные;
Интеграционные сервисы, которые построены на сервисно-ориентированной или микросервисной архитектуре. Они обеспечивают обмен данными между различными модулями.
Где применяются ERP-системы:
Оптимизация процессов закупок и управления запасами: с помощью ERP можно не волноваться о закупках материала. Система сама рассчитывает, когда появляется потребность в новых поставках и отправляет заявки на закупку.
Координация производственных операций: системы способны автоматически рассчитать оптимальный график работ, учитывая объем заказов и количество ресурсов.
Эффективное управление финансами: ERP-системы автоматизируют финансовые процессы, учитывая затраты, доходы, налоги и другие финансовые показатели. Такой подход минимизирует допуск ошибок в отчетах.
Оценка производительности и KPI: автоматизация отчетности по ключевым показателям экономит время и помогает руководству принимать оперативные решения.
Упрощение расчета заработной платы и трудозатрат: используя HR-модули системы автоматически рассчитывают зарплату, учитывая рабочее время, отпуска и больничные.
Для управления финансами многие компании выбирают 1С:УНФ. Правильно настроить программу поможет курс повышения квалификации с удостоверением «Управленческий учет и финансы в 1С:УНФ» вы узнаете, как автоматизировать управленческий учет, отслеживать в 1С доходы и расходы, составлять платежный календарь и выгружать отчеты о состоянии компании и финансовых результатах. Сейчас на курс установлена специальная цена 7 900 рублей вместо 15 900 рублей.
Как еще исключить ошибки, используя современные технологии
Рассмотрим несколько рекомендаций, с помощью которых можно повысить надежность данных и снизить количество ошибок.
Механизмы блокировки отчетности для защиты от ошибок:
Автоматические уведомления. Система позволяет настроить автоматическую отправку уведомлений о блокировках из-за ошибок. Это можно сделать через встроенные функции системы или с помощью внешних инструментов для отправки электронных писем;
Триггеры в ERP-системах. При обнаружении ошибок настроенные триггеры в системах помогают блокировать формирование отчетов автоматически. Для этого можно использовать встроенные инструменты, такие как 1С:ERP и 1С:Управление Холдингом. Эти правила могут проверять обязательные поля, диапазоны значений и дублирующиеся записи.
Инструменты для обнаружения и устранения несоответствий:
Анализ и отчеты. CPM-системы могут провести автоматический анализ данных для формирования отчетов о выявленных несоответствиях;
Управление мастер-данными (MDM). Такие программы, как 1С:Управление Холдингом и 1С:MDM, помогают провести детальную очистку данных и идентификацию несоответствий.
Для обнаружения и устранения ненужной информации применяются специальные алгоритмы. Вместе с этим, ошибки исправляются автоматически.
Интеграция с существующими приложениями и системами:
API и шины данных. Чтобы предотвратить рассинхронизацию, следует применять API и интеграционные платформы, такие как 1C:Шина. Это позволит синхронизировать данные между различными системами и обеспечит их актуальность;
ETL-платформы. ETL-инструменты 1С позволяют автоматизировать процесс извлечения, преобразования и загрузки данных, а также проверять данные на каждом этапе.
Сопротивление сотрудников переходить на автоматизированные решения и как с ними бороться
Нововведения не всегда вызывают радость у сотрудников, даже если они могут помочь им в рабочих процессах. Использование новых инструментов может вызвать недоверие у тех, кто долгое время использовал привычные им системы, как Excel. Рассмотрим основные причины сопротивления.
1. Проблемы с адаптацией
Для многих людей переход с привычного на что-то новое может стать большим стрессом. Для таких сотрудников Excel — понятный и родной инструмент, который они знают вдоль и поперек. Переход на автоматизированные системы может стать большим шоком.
2. Препятствия на пути к обучению
Современные системы зачастую обладают сложным интерфейсом и функциональными возможностями, что может усложнить процесс обучения сотрудников. На освоение этих систем потребуется некоторое время, которое не всегда есть у компаний.
3. Угроза потери важной информации
Существует риск потери или повреждение данных при переносе их из Excel в автоматизированные системы. Причиной может стать неправильный формат данных или ошибка в процессе переноса.
4. Затраты на техподдержку
После перехода компании на автоматизированные системы возможны неисправности и неполадки, которые требуют постоянной технической поддержки. Это может привести к увеличению затрат на обслуживание и задержкам в работе.
Какие решения компания может предпринять:
Перед внедрением новых программ стоит провести предварительные консультации с командой, демонстрируя преимущества новой системы. Когда сотрудник услышит четкие цели и разъяснения, зачем все это нужно, уровень сопротивления спадет;
Чтобы облегчить обучение, рекомендуется создать специальные обучающие программы. В них можно включить видео-уроки и интерактив, что поможет более точно показать, как работают новые системы. Возможно рассмотрение более опытных сотрудников в качестве менторов;
Для снижения этих рисков важно провести всестороннее тестирование миграции данных на пилотных группах и применять автоматизированные инструменты для проверки целостности информации. Кроме того, перед началом переноса данных необходимо создать резервные копии всех данных. Уникальные таблицы можно прикрепить как вложенные файлы и всегда вернуться к источнику, если это потребуется.
Чтобы предотвратить лишние затраты, стоит вложиться в обучение внутренней команды технической поддержки и разработать детализированную документацию.
Подводим итоги. Зачем бизнесу нужен переход на автоматизацию
Автоматизируя бизнес-процессы, компания способна повысить эффективность работы и трансформировать подход к управлению данными. Более того, существенно снижается допущение ошибок в ходе ручного ввода и самостоятельной обработки данных. Также, компании могут:
Повысить эффективность и скорость бизнес-процессов, используя автоматизированные решения, такие как RPA (Robotic Process Automation) и BPM (Business Process Management);
Повысить безопасность и защиту конфиденциальной информации. Системы позволяют управлять уровнем доступа к данным, так как действия пользователей регистрируются для отчетности;
Оперативно обрабатывать данные и интегрироваться с аналитическими инструментами. Благодаря этому, отчеты составляются автоматически в реальном времени, что помогает бизнесу принять обоснованные решения;
Сократить время на выполнение рутинных задач. Это дает возможность перераспределить ресурсы на более стратегические направления бизнеса и сократить операционные расходы;
Повысить финансовые показатели бизнеса. Сотрудниками больше не нужно тратить часы на выполнение определенных задач — системы сделают работу за несколько минут.
Начать дискуссию