Автоматизация и цифровизация процессов управления проектами: основные проблемы и решения

Какие проблемы поджидают компанию-заказчика подобных IT-услуг и как их можно решить, рассказал product owner «ELMA365 Проекты» Денис Мочалов. 

Автоматизация сегодня — как рынок адаптировался к новой реальности

Для начала давайте посмотрим на ситуацию, в которой оказался рынок ИТ-услуг в последние несколько лет. Мы пережили уход многих западных вендоров и переформатирование рынка, при этом спрос на автоматизацию у крупного и среднего бизнеса сохраняется.

Компании успели оценить преимущества автоматизации и привыкли работать с продуктами, которые закрывают их потребности. Как бизнес адаптировался к новой реальности?

На фоне локализации бизнеса подразделения крупных зарубежных корпораций, работающих на территории России, оказались отрезанными от цифровых активов, которые предлагались головным офисом.

За прекращением юридических связей последовало расторжение и связей фактических — отключение от международных информационных систем. Теперь они пытаются подобрать отечественный продукт, который будет отвечать их требованиям.

Компании лишились техподдержки и лицензии западных вендоров. Крупные корпорации, как правило, покупают лицензии и продукты зарубежных разработчиков через официальные каналы, однако прекращение работы платежных систем и отмена поставок программного обеспечения резидентам РФ заставляют их искать российские IT-аналоги.

Еще одна причина замены западных продуктов — отсутствие доверия к иностранному вендору, который в любой момент может сообщить о приостановке деятельности на территории России и попросить в срочном порядке забрать цифровые активы компании.

Часто компании по разным причинам вынуждены дорабатывать текущий продукт, которым они пользуются. Когда на предприятии существуют свои требования к интерфейсу программного продукта, найти разработчика под эти конкретные условия сложно.

Вендоры крайне редко предлагают узкопрофильные решения, поскольку им выгоднее работать на широкий рынок. В большинстве случаев доработка программного продукта невозможна, а если такая вероятность и есть, то стоимость такой разработки может быть довольно высокой.

Чего сейчас хотят заказчики от автоматизации

Некоторые компании, которые решились на смену программного продукта, прошли путь проб и ошибок, осознали, что выбранное ИТ-решение им не подходит, и вернулись к поиску. Часть компаний продолжают использовать иностранное ПО в надежде, что ситуация переменится. Однако сейчас пришло понимание, что этот путь несет в себе много рисков и неопределенности. 

Если говорить об автоматизации проектной деятельности, на сегодня это стандартная вещь для крупного бизнеса. Многие компании давно встали на путь цифровизации и используют специализированные программы или модули для ряда задач:

• планирование во всех срезах;

• фиксация факта исполнения задач;

• сбор документации;

• контроль ключевых событий и так далее.

Как правило, даже если регламенты проектной работы в крупных компаниях прописаны, то зачастую они не автоматизированы, и ответственность за их соблюдение лежит на сотрудниках, которые работают на местах. При этом зрелые компании понимают важность описания, моделирования и автоматизации процессов проектного управления и стремятся сократить влияние человеческого фактора.

Открыть новые возможности для бизнеса можно в том случае, если получится убрать препятствия на пути автоматизации, с которыми сталкиваются компании сегодня.

Приведем проблемы, которые регулярно встречаются на проектах автоматизации процессов проектного управления и цифровизации в целом. И поделимся практическими вариантами их решения.

Автоматизация хаоса

Организации, в которых процессы еще не отстроены и не автоматизированы, как правило, существуют по сценарию, когда все сотрудники работают по определенным сложившимся традициям. В таком случае уже на первом этапе у разработчиков возникает понимание, что систематизации процессов у компании нет.

Автоматизировать такую деятельность невозможно, поскольку это породит дополнительные сложности — у компании появятся IT-инструменты, но никто не будет ими доволен. Для существующего хаоса появятся «кнопки», что только приведет к увеличению времени обработки и препятствиям при прохождении основного процесса. 

Правильным решением такой проблемы будет предварительная систематизация процессов и приход к единообразию внутри компании, а уже потом обращение к внешним источникам. Это необходимо, поскольку автоматизация проектной деятельности избавляет от рутины и подразумевает настройку работы таким образом, чтобы поставленные задачи решались с минимальным количеством ошибок при планировании и выполнении.

Сопротивление изменениям и автоматизации процессов управления проектами

Нередко проблема автоматизации проектной деятельности кроется в том, что сотрудники привыкли работать определенным образом и не готовы к переменам. Существует множество внутренних причин для такого сопротивления: от личных привычек отдельных сотрудников и подразделений до корпоративных факторов.

В таких случаях рекомендуется постепенное внедрение изменений. Сначала можно протестировать новый подход в одном подразделении или в рамках определенного процесса. Если результат будет успешным — расширить применение нового инструмента на остальные отделы и процессы.

Потеря контроля на период адаптации

Внедрение нового продукта требует времени, однако не все компании готовы его выделить, особенно если явных сложностей с выполнением проектов нет. Возможно, есть проблемы со срывом сроков, отсутствием фиксации договоренностей или чего-то еще, но глобально работа ведется.

В таком случае, как и в ситуации сопротивления изменением, уместно будет проводить постепенное внедрение продукта, запланировать обучение и тестовую или опытную эксплуатацию на менее значимых контурах. После того как продукт будет опробован, можно масштабировать его на всю организацию.

Недостаток квалифицированных кадров для проведения автоматизации процессов

Специалистов для внедрения автоматизации проектного управления на стороне заказчика не всегда хватает, и особенно остро этот вопрос стоит тогда, когда провести ее нужно в сжатые сроки.

В таком случае решений может быть два:

• Планомерный подход, который заключается в поиске решений с низким порогом технического входа. Например, можно взять систему на основе конструктора с готовыми блоками, из которых сформировать то, что будет отвечать потребностям заказчика. В таком случае будет достаточно невысокой квалификации сотрудников.

• Осознанный (более срочный) подход, который требует набора специализированных подрядчиков с более высокой экспертностью. Они помогут снизить риски ошибок, связанных с внедрением изменений в компании, провести обучение и определить количество итераций, которые нужно пройти, что выйти в продакшн.

Высокая стоимость продуктов автоматизации, внедрения и поддержки 

Автоматизация процессов управления проектами не только занимает много времени, но и требует серьезных финансовых вложений. Здесь тоже может быть два решения проблемы:

• Найм интегратора широкого профиля. Специализированные подрядчики помогут справиться с большей частью проблем автоматизации. Они подробно изучат задачу, предложат ряд решений, подберут цифровой продукт и сетевую информационную инфраструктуру.

• Постепенная автоматизация. Внедрить продукт изначально в более «денежные» контуры, чтобы получить определенную выгоду, в том числе в финансовом выражении. Затем эти средства реинвестировать в дальнейшую автоматизацию. 

Выделение больших бюджетов для проведения массовой автоматизации процессов 

Когда бюджет позволяет, в компании может возникнуть идея массовой автоматизации или полной замены всех систем. Если часть продуктов становится неактуальной, то возникает предложение заменить все решения разом.

В таких случаях лучше подходить к вопросу с точки зрения «работает — не трогай, рисков нет — не переходи». Это позволяет оптимизировать расходы на внедрение автоматизации.

Ведь, помимо покупки программного обеспечения, необходимо провести обучение сотрудников, что требует времени и может привести к частичной утрате контроля над некоторыми бизнес-процессами. Правильнее будет заменить только тот продукт, который утратил свою актуальность, и интегрировать новое решение в систему.

Сложность интеграции автоматизации в существующую ИТ-инфраструктуру предприятия

Новый инструмент, который компания пытается внедрить, может не соединяться с существующей системой.

Например, проект, в котором рассчитывается бюджет, маржинальность и другие показатели, не может интегрироваться с бухгалтерией, и все данные приходится переносить «руками». Руководитель проекта либо сам обращается в бухгалтерию, либо получает доступ к другой информационной системе, куда выписывает данные, чтобы провести аналитику.

Удачным решением этой проблемы будет поиск инструмента, который имеет механизмы встройки в максимальное количество систем, существующих в компании. 

Клиенты с опытом: потребности и решения

Большое количество компаний уже проходили путь цифровизации и имеют за плечами опыт формирования технического задания, настройки системы.

Их можно охарактеризовать как заказчиков зрелого уровня, поскольку они понимают, сколько стоят услуги и какое количество времени уйдет на внедрение нового продукта, поэтому им проще решить свою проблему. Достаточно изучить предложения вендоров, чтобы все ранее полученное видение и глубокую экспертизу выстроить на новом продукте. 

Такой подход позволяет им проверять и верифицировать подрядчиков, чтобы принимать решение о дальнейшем сотрудничестве. На первый взгляд этот процесс может показаться простым, но на самом деле он занимает довольно много времени.

Компании, которые по каким-то причинам остались на иностранных ИТ-продуктах, столкнулись с высокой стоимостью поддержки и отсутствием гарантий. Для минимизации рисков они вынуждены искать отечественные решения для замены.

Для них выходом может стать переход на более современный и гибкий инструмент. Конечно, запрашиваемый вариант должен соответствовать их требованиям, включая ценовые.Они уже имеют негативный опыт, связанный с затратами на работу подрядчиков, и сразу задумываются о создании центра компетенции внутри компании.

Таким предприятиям нужна система, которая будет обладать широкими возможностями, иметь развитые справочные материалы и возможность создания центра компетенции, а также предоставлять адекватную поддержку для этих специалистов. 

Таблица 1. Основные проблемы и решения автоматизации и цифровизации процессов управления проектами