Интернет и IT

Автоматизация и цифровизация процессов управления проектами: основные проблемы и решения

Автоматизация процессов прочно вошла в бизнес-реальность и помогает сокращать затраты, что особенно актуально для средних и крупных компаний. Несмотря на это, на предприятиях периодически возникают сложности, связанные с внедрением автоматизации, в том числе в проектную деятельность.
Автоматизация и цифровизация процессов управления проектами: основные проблемы и решения
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Какие проблемы поджидают компанию-заказчика подобных IT-услуг и как их можно решить, рассказал product owner «ELMA365 Проекты» Денис Мочалов. 

Автоматизация сегодня — как рынок адаптировался к новой реальности

Для начала давайте посмотрим на ситуацию, в которой оказался рынок ИТ-услуг в последние несколько лет. Мы пережили уход многих западных вендоров и переформатирование рынка, при этом спрос на автоматизацию у крупного и среднего бизнеса сохраняется.

Компании успели оценить преимущества автоматизации и привыкли работать с продуктами, которые закрывают их потребности. Как бизнес адаптировался к новой реальности?

На фоне локализации бизнеса подразделения крупных зарубежных корпораций, работающих на территории России, оказались отрезанными от цифровых активов, которые предлагались головным офисом.

За прекращением юридических связей последовало расторжение и связей фактических — отключение от международных информационных систем. Теперь они пытаются подобрать отечественный продукт, который будет отвечать их требованиям.

Компании лишились техподдержки и лицензии западных вендоров. Крупные корпорации, как правило, покупают лицензии и продукты зарубежных разработчиков через официальные каналы, однако прекращение работы платежных систем и отмена поставок программного обеспечения резидентам РФ заставляют их искать российские IT-аналоги.

Еще одна причина замены западных продуктов — отсутствие доверия к иностранному вендору, который в любой момент может сообщить о приостановке деятельности на территории России и попросить в срочном порядке забрать цифровые активы компании.

Например, весной 2024 года компания Microsoft объявила о намерении ограничить доступ к 50 своим облачным продуктам, а Atlassian и вовсе прекратила поддержку продуктов и приложений Server.

Часто компании по разным причинам вынуждены дорабатывать текущий продукт, которым они пользуются. Когда на предприятии существуют свои требования к интерфейсу программного продукта, найти разработчика под эти конкретные условия сложно.

Вендоры крайне редко предлагают узкопрофильные решения, поскольку им выгоднее работать на широкий рынок. В большинстве случаев доработка программного продукта невозможна, а если такая вероятность и есть, то стоимость такой разработки может быть довольно высокой.

Чего сейчас хотят заказчики от автоматизации

Некоторые компании, которые решились на смену программного продукта, прошли путь проб и ошибок, осознали, что выбранное ИТ-решение им не подходит, и вернулись к поиску. Часть компаний продолжают использовать иностранное ПО в надежде, что ситуация переменится. Однако сейчас пришло понимание, что этот путь несет в себе много рисков и неопределенности. 

Кроме того, рынок не стоит на месте, поэтому всегда появляются новые компании, которые только начинают свой путь к автоматизации. Они не имеют собственного опыта и часто находятся в поиске поставщиков, способных решить стоящие перед ними задачи.

Если говорить об автоматизации проектной деятельности, на сегодня это стандартная вещь для крупного бизнеса. Многие компании давно встали на путь цифровизации и используют специализированные программы или модули для ряда задач:

  • планирование во всех срезах;

  • фиксация факта исполнения задач;

  • сбор документации;

  • контроль ключевых событий и так далее.

Как правило, даже если регламенты проектной работы в крупных компаниях прописаны, то зачастую они не автоматизированы, и ответственность за их соблюдение лежит на сотрудниках, которые работают на местах. При этом зрелые компании понимают важность описания, моделирования и автоматизации процессов проектного управления и стремятся сократить влияние человеческого фактора.

Открыть новые возможности для бизнеса можно в том случае, если получится убрать препятствия на пути автоматизации, с которыми сталкиваются компании сегодня.

Для управления деньгами бизнеса часто выбирают 1С:УНФ, так как большинству сотрудников знаком функционал 1С и не нужно разбираться с нуля. Правильно настроить программу поможет курс повышения квалификации с удостоверением «Управленческий учет и финансы в 1С:УНФ». Вы узнаете, как автоматизировать управленческий учет, отслеживать в 1С доходы и расходы, составлять платежный календарь и выгружать отчеты о состоянии компании и финансовых результатах. Сейчас курс продается со скидкой 56% по специальной цене 6 900 рублей.

Приведем проблемы, которые регулярно встречаются на проектах автоматизации процессов проектного управления и цифровизации в целом. И поделимся практическими вариантами их решения.

Автоматизация хаоса

Организации, в которых процессы еще не отстроены и не автоматизированы, как правило, существуют по сценарию, когда все сотрудники работают по определенным сложившимся традициям. В таком случае уже на первом этапе у разработчиков возникает понимание, что систематизации процессов у компании нет.

Руководитель одного подразделения действует по одному алгоритму, другого — по другому, третьего — по третьему. 

Автоматизировать такую деятельность невозможно, поскольку это породит дополнительные сложности — у компании появятся IT-инструменты, но никто не будет ими доволен. Для существующего хаоса появятся «кнопки», что только приведет к увеличению времени обработки и препятствиям при прохождении основного процесса. 

Правильным решением такой проблемы будет предварительная систематизация процессов и приход к единообразию внутри компании, а уже потом обращение к внешним источникам. Это необходимо, поскольку автоматизация проектной деятельности избавляет от рутины и подразумевает настройку работы таким образом, чтобы поставленные задачи решались с минимальным количеством ошибок при планировании и выполнении.

Сопротивление изменениям и автоматизации процессов управления проектами

Нередко проблема автоматизации проектной деятельности кроется в том, что сотрудники привыкли работать определенным образом и не готовы к переменам. Существует множество внутренних причин для такого сопротивления: от личных привычек отдельных сотрудников и подразделений до корпоративных факторов.

Иногда люди боятся переходить с проверенных инструментов, которые сейчас работают (хотя, возможно, не столь эффективно), на что-то новое.

В таких случаях рекомендуется постепенное внедрение изменений. Сначала можно протестировать новый подход в одном подразделении или в рамках определенного процесса. Если результат будет успешным — расширить применение нового инструмента на остальные отделы и процессы.

Потеря контроля на период адаптации

Внедрение нового продукта требует времени, однако не все компании готовы его выделить, особенно если явных сложностей с выполнением проектов нет. Возможно, есть проблемы со срывом сроков, отсутствием фиксации договоренностей или чего-то еще, но глобально работа ведется.

Компания не растет, но и на спад ее деятельность не идет. В такой ситуации одной из проблем автоматизации может стать страх временной потери контроля над процессами, которые уже работают. 

В таком случае, как и в ситуации сопротивления изменением, уместно будет проводить постепенное внедрение продукта, запланировать обучение и тестовую или опытную эксплуатацию на менее значимых контурах. После того как продукт будет опробован, можно масштабировать его на всю организацию.

Недостаток квалифицированных кадров для проведения автоматизации процессов

Специалистов для внедрения автоматизации проектного управления на стороне заказчика не всегда хватает, и особенно остро этот вопрос стоит тогда, когда провести ее нужно в сжатые сроки.

В таком случае решений может быть два:

  • Планомерный подход, который заключается в поиске решений с низким порогом технического входа. Например, можно взять систему на основе конструктора с готовыми блоками, из которых сформировать то, что будет отвечать потребностям заказчика. В таком случае будет достаточно невысокой квалификации сотрудников.

  • Осознанный (более срочный) подход, который требует набора специализированных подрядчиков с более высокой экспертностью. Они помогут снизить риски ошибок, связанных с внедрением изменений в компании, провести обучение и определить количество итераций, которые нужно пройти, что выйти в продакшн.

Высокая стоимость продуктов автоматизации, внедрения и поддержки 

Автоматизация процессов управления проектами не только занимает много времени, но и требует серьезных финансовых вложений. Здесь тоже может быть два решения проблемы:

  • Найм интегратора широкого профиля. Специализированные подрядчики помогут справиться с большей частью проблем автоматизации. Они подробно изучат задачу, предложат ряд решений, подберут цифровой продукт и сетевую информационную инфраструктуру.

  • Постепенная автоматизация. Внедрить продукт изначально в более «денежные» контуры, чтобы получить определенную выгоду, в том числе в финансовом выражении. Затем эти средства реинвестировать в дальнейшую автоматизацию. 

Выделение больших бюджетов для проведения массовой автоматизации процессов 

Когда бюджет позволяет, в компании может возникнуть идея массовой автоматизации или полной замены всех систем. Если часть продуктов становится неактуальной, то возникает предложение заменить все решения разом.

Однако зачастую не все отделы компании зависят от этих продуктов. Например, если существует крупная информационная система, которая хорошо подходит отделу разработки и другим подразделениям, то нет необходимости ее менять.

В таких случаях лучше подходить к вопросу с точки зрения «работает — не трогай, рисков нет — не переходи». Это позволяет оптимизировать расходы на внедрение автоматизации.

Ведь, помимо покупки программного обеспечения, необходимо провести обучение сотрудников, что требует времени и может привести к частичной утрате контроля над некоторыми бизнес-процессами. Правильнее будет заменить только тот продукт, который утратил свою актуальность, и интегрировать новое решение в систему.

Сложность интеграции автоматизации в существующую ИТ-инфраструктуру предприятия

Новый инструмент, который компания пытается внедрить, может не соединяться с существующей системой.

Например, проект, в котором рассчитывается бюджет, маржинальность и другие показатели, не может интегрироваться с бухгалтерией, и все данные приходится переносить «руками». Руководитель проекта либо сам обращается в бухгалтерию, либо получает доступ к другой информационной системе, куда выписывает данные, чтобы провести аналитику.

Такой подход приводит к сложностям с предоставлением прав доступа, логинов и паролей к различным системам, что отнимает много времени и снижает комфорт работы. 

Удачным решением этой проблемы будет поиск инструмента, который имеет механизмы встройки в максимальное количество систем, существующих в компании. 

Клиенты с опытом: потребности и решения

Большое количество компаний уже проходили путь цифровизации и имеют за плечами опыт формирования технического задания, настройки системы.

Их можно охарактеризовать как заказчиков зрелого уровня, поскольку они понимают, сколько стоят услуги и какое количество времени уйдет на внедрение нового продукта, поэтому им проще решить свою проблему. Достаточно изучить предложения вендоров, чтобы все ранее полученное видение и глубокую экспертизу выстроить на новом продукте. 

Такие компании, как правило, взаимодействуют с другими корпорациями, находящимися на этом же пути, через нетворкинг.

Такой подход позволяет им проверять и верифицировать подрядчиков, чтобы принимать решение о дальнейшем сотрудничестве. На первый взгляд этот процесс может показаться простым, но на самом деле он занимает довольно много времени.

Компании, которые по каким-то причинам остались на иностранных ИТ-продуктах, столкнулись с высокой стоимостью поддержки и отсутствием гарантий. Для минимизации рисков они вынуждены искать отечественные решения для замены.

Для них выходом может стать переход на более современный и гибкий инструмент. Конечно, запрашиваемый вариант должен соответствовать их требованиям, включая ценовые.Они уже имеют негативный опыт, связанный с затратами на работу подрядчиков, и сразу задумываются о создании центра компетенции внутри компании.

Таким предприятиям нужна система, которая будет обладать широкими возможностями, иметь развитые справочные материалы и возможность создания центра компетенции, а также предоставлять адекватную поддержку для этих специалистов. 

Таблица 1. Основные проблемы и решения автоматизации и цифровизации процессов управления проектами

Проблема

Решение

Цифровизация хаоса — отсутствие регламентов проектного управления. Отсутствие стандартов во время цифровизации обнажается

Процесс формирования регламентов, консалтинг.
Цифровизация как драйвер для стандартизации проектной деятельности, либо наоборот — курс на стандартизацию может быть поддержан программным продуктом

Сопротивление изменениям

Постепенное внедрение по контурам / отделам / типам проектов / блокам процессов.

Обратная связь и последующая адаптация

Потеря контроля в период адаптации к цифровизованному управлению

Постепенное внедрение, обучение, тестовая эксплуатация на менее ответственных или простых контурах и типах проектов

Недостаток квалифицированных кадров для проведения цифровизации

Обучение и использование систем с низким порогом технического входа

Высокая стоимость решений и поддержки

Постепенное внедрение, формирование внутренних центров компетенций.
Готовые решения.
Автоматизация «денежных» контуров

Массовая замена решений без показаний к такой замене

Оценка цифровых активов, использование работающих решений

Сложность интеграции и вписывания в IT-ландшафт предприятия

Использование систем, поддерживающих интеграцию по современным интерфейсам, наличие готовых коннекторов

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 500 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 900 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


Похожие материалы

44-ФЗ

Минфин: кассовые и товарные чеки могут являться контрактами. Устной формы быть не может

Минфин в информационном письме (его реквизиты пока не приводятся) разъяснил вопросы заключения контракта в письменной форме по закону 44-ФЗ.

Когда не будет действовать упрощенный порядок замены фискального накопителя с 1 марта 2025 года?

📌 Важно знать: с 1 марта 2025 года упрощённый порядок замены фискального накопителя (ФН) позволит не подавать заявление о перерегистрации ККТ. Однако есть исключения, при которых заявление всё же потребуется. В этой статье разберём, в каких случаях нельзя обойтись без стандартной процедуры и на что обратить внимание при замене ФН.

Центробанк вернул инвесторам зависшие 570 млрд рублей

1,5 млн инвесторов теперь могут свободно распоряжаться деньгами, которые были заблокированы.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДС на УСН

Доходы от деятельности без НДС тоже учитывают для лимита по НДС на УСН

Если доход ИП на УСН превысил 60 млн рублей, он начинает платить НДС, составлять счета-фактуры, вести книги продаж и покупок, сдавать декларацию по НДС. Для лимита в 60 млн рублей учитывают все доходы.

Как организации скорректировать в учете НДС и налог на прибыль

Если организация по судебному решению получила корректировочный счет-фактуру, то ей необходимо внести изменения в бухгалтерский и налоговый учет. Разбираемся, как это сделать.

Как организации скорректировать в учете НДС и налог на прибыль

Глава Минтруда: социальные пенсии вырастут на 14,75%

Выплаты проиндексируют тем, кто получает социальную пенсию, а также пострадавшим от радиационных и техногенных катастроф, жителям осажденных городов и блокадного Ленинграда.

Патент у работника из СНГ

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Я его закрою просто. Ничего страшного.

Я просто испугалась, что у нас технические неполадки, вопрос у меня исчез на глазах.

Как крупный мебельный холдинг автоматизировал обработку финансовых документов с помощью Sherpa RPA

Как крупный мебельный холдинг автоматизировал обработку финансовых документов с помощью Sherpa RPA
Бухгалтеры

2️⃣3️⃣✅Что подарить мужчинам на 23 февраля. Идеи для подарков

Выбор подарков — процесс довольно мучительный, чтобы вам было проще определиться с презентом к 23 февраля, загляните в эту статью. Сделали для вас подборку бюджетных и оригинальных идей для подарков, которые можно заказать на любом маркетплейсе.

2️⃣3️⃣✅Что подарить мужчинам на 23 февраля. Идеи для подарков

🔄 Самозанятый отменил чеки и образовалась переплата налога. ФНС рассказала, как ее вернуть

Для возврата переплаты нужно подать заявление в налоговый орган, затем деньги поступят на счет самозанятого.

Минфин в 2025 году создаст линейку семейных сбережений в рамках ИИС и ПДС

Об этом рассказал директор Департамента финансовой политики Минфина Алексей Яковлев на Финансовом форуме в рамках Недели российского бизнеса.

Маркетинг

Как сторителлинг поможет создать эмоциональную связь с аудиторией

Исследования доказывают: истории запоминаются лучше цифр. И если ваша цель — не создание контента ради контента, а выстраивание доверительных отношений с аудиторией, повышение конверсии и увеличение продаж, рекомендуем обратить внимание на сторителлинг. 

Как сторителлинг поможет создать эмоциональную связь с аудиторией

Самым ответственным работодателям посвящается)))

Что делать, если приняли иностранного гражданина на работу? Но, лучше ознакомиться прежде чем, собираетесь принять такого работника. Не даром существует пословица: «предупрежден — значит вооружен».

Принят закон о новом подходе к частным инвестициям в ЖКХ

Он расширяет механизм концессионных соглашений в сфере ЖКХ и при этом вводит новые требования для компаний, желающих в них участвовать.

Как делать замену лет при расчете декретных

При расчете пособия по беременности и родам можно производить замену лет расчетного периода на те годы, которые непосредственно предшествуют расчетному периоду. То есть менять годы произвольно, выбирая наиболее доходные, нельзя.

✔ Специальный тариф Клерк.Премиум для настоящих защитников бухучета! Три месяца за 5 900 рублей

Встречайте новый тариф Клерк.Премиум! Оформите подписку на три месяца с доступом ко всем обучающим материалам «Клерка» и получите три консультации экспертов в подарок. Это уникальное предложение! Воспользуйтесь шансом испытать все возможности подписки по доступной цене.

👤 Центробанк: теневой бизнес обслуживает свыше 10 млн клиентов

Большинство клиентов теневого бизнеса делают ставки в подпольных казино и продают криптовалюту.

Инвестиции

Как создать эффективное письмо инвестору для привлечения средств?

Первый контакт с потенциальным инвестором — это важнейший этап в привлечении финансирования для бизнеса. Зачастую именно письмо является первым шагом к успешным переговорам. В этой статье мы расскажем, как правильно составить письмо, чтобы инвестор заинтересовался и откликнулся на ваше предложение.

Саморазвитие

Долгосрочное сотрудничество с самозанятым: есть ли риски для заказчика 

Сегодня компании все чаще приглашают к сотрудничеству самозанятых. Это выгодно и тем, и другим: бизнесу не нужно платить налоги и сдавать отчетность, а исполнители получают заказы и заработок. Как долго можно работать с плательщиками НПД и как при этом избежать рисков — расскажем об этом подробнее. 

Долгосрочное сотрудничество с самозанятым: есть ли риски для заказчика 

Мошенники крадут деньги от имени Почты России

Злоумышленники информируют россиян о заказных письмах, чтобы узнать больше личной информации и украсть деньги.

Интересные материалы

Общество

7 лучших стран для жизни, согласно мировым рейтингам

Существует множество рейтингов стран мира, охватывающих различные аспекты: экономику, качество жизни, безопасность, экологию, образование и другие параметры. В этом году в рейтинге стран по качеству жизни первое место заняла Дания. Государство заслужило лидерство за счет эффективной системы социального обеспечения, оптимального соотношение доходов и расходов

7 лучших стран для жизни, согласно мировым рейтингам