Лицевые счета работников по заработной плате
Лицевой счет на каждого сотрудника открывается в бухгалтерии предприятия или учреждения на основании оформленного трудового договора после того, как кадровой службой будет издан приказ о приеме на работу нового человека.
При заполнении рассматриваемого бланка используют информацию, зафиксированную в различных документах. Это и личная карточка сотрудника, и табель учета рабочего времени, и разного рода приказы.
Отметки в лицевом счете сотрудника делают на основании приказов о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора.
Основное назначение лицевых счетов заключается в том, что в этот документ каждый месяц вносят данные о выплаченной сотруднику зарплате. Туда включают сведения о размерах начисленной оплаты труда и других доходов работника, суммах произведенных удержаний и вычетов, а также о финансах, причитающихся к выплате. В итоге форма заполняется сведениями о заработке человека за год.
В соответствии с актуальным российским законодательством лицевые счета по зарплате сотрудников не считаются сейчас обязательными документами. При этом работодатели должны помнить об обязанностях, установленных законом.
В том числе они должны предоставлять работникам расчетный листок при выплате зарплаты, форма которого утверждается работодателем (ст. 136 ТК).
Компания может использовать другой документ для ежемесячного фиксирования сведений о заработной плате, выплаченной сотруднику на протяжении года. Если же документов по начислению зарплаты у работодателя не окажется вовсе, это может грозить привлечением к ответственности контролирующими органами.
Форма лицевого счета работника
На каждого сотрудника компании в бухгалтерии открывается лицевой счет. Работодатель может использовать для этого унифицированные формы № Т-54, Т-54а, которые были установлены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Также компании вправе разработать собственную форму лицевого счета работника и утвердить ее своими внутренними документами.
Унифицированная форма № Т-54 используется для того, чтобы зафиксировать в ней все виды начислений и удержаний из зарплаты сотрудника, учитывая его отработанное время и отталкиваясь от первичных документов, а также бумаг по различным видам оплаты. Этот бланк нужно применять при ручной обработке данных.
Унифицированную форму № Т-54а выбирают в случае автоматизированной обработки учетных данных средствами вычислительной техники с применением особых программ. Она содержит условно-постоянные реквизиты, которые нужны для вычисления заработной платы.
Экземпляр расчетного листка включает в себя данные о составных частях зарплаты, величине и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Ежемесячно он распечатывается и вклеивается или вкладывается в лицевой счет сотрудника на бумажном носителе. На обороте бланка или вкладном листе расшифровывают коды различных видов выплат и удержаний по системе кодирования, установленной на предприятии (указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Вести лицевые счета можно как в бумажном виде, так и в электронной форме.
Форма № Т-54, как и бланки других учетных документов, включает в себя обязательную часть, в которой требуется указать реквизиты компании. Здесь в соответствующих графах прописывается полное название юрлица, код ОКПО, а также структурное подразделение, в котором трудится сотрудник.
Ниже нужно отобразить номер документа, расчетный период, категорию персонала, к которой относится работник. Затем прописывают личные данные сотрудника, на которого оформляется Т-54: его фамилию, имя и при наличии отчество, дату рождения, табельный номер, присвоенный при трудоустройстве, номер ИНН, СНИЛС, код местожительства, семейное положение, количество детей, дату на момент поступления на работу.
Дальше идет основная часть формы, представляющая собой таблицу из 49 столбцов, куда заносят сведения о работе и зарплате сотрудника. В столбцах потребуется поставить отметки о приеме на работу, переводе, увольнении сотрудника, изменении в его оплате труда, об использовании отпуска, отразить данные о фактически отработанном времени, размере начисленной зарплаты, произведенных удержаниях.
После внесения всей необходимой информации и заполнения таблицы работник бухгалтерии, который отвечает за оформление лицевых счетов, должен поставить свою подпись. Рядом указывается расшифровка подписи ответственного сотрудника и дата окончательного заполнения документа.
Образец лицевого счета работника
В этом разделе статьи приведен образец заполнения лицевого счета сотрудника по унифицированной форме № Т-54, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Применять данную форму необязательно, но ее можно использовать для ежемесячного отражения информации о зарплате, выплаченной работнику на протяжении календарного года.
Данный образец заполнен, учитывая следующие условия. По состоянию на 1 января 2024 года задолженность по выплате зарплаты отсутствует. В графе 39 «Налог на доходы» отражена сумма НДФЛ, удержанная в соответствующем месяце (в том числе с выплаченной задолженности на начало месяца).
Данные о задолженности за компанией (графа 47) и об итоговой сумме к оплате (графа 49) включают в себя относящийся к задолженности НДФЛ, подлежащий удержанию при ее выплате.
Сроки хранения лицевого счета работника
Сроки хранения в компании лицевых счетов составляют 50 (75) лет. Документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 01.01.2003, — 50 лет.
После истечения установленного срока хранения лицевые счета могут быть отобраны на постоянное хранение (ст. 296 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, примечание к этому перечню).
Сроки хранения нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором использование документа было прекращено (ч. 2 ст. 21.1 закона об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Начать дискуссию