Деньги под отчет: сколько можно выдать, не опасаясь претензий ФНС

Компаниям часто приходится выдавать денежные средства под отчет своим сотрудникам или подрядчикам, которые работают по ГПХ. При этом необходимо соблюдать ограничения установленные в локально-нормативных актах организации и в законодательстве, иначе ФНС признает выданные суммы к доходу подотчетника.

Как работник может получить подотчетные суммы

Выдача подотчетных сумм регламентируется указаниями Центробанка (№ 5587-у от 05.10.20, № 4416-у от 19.06.17).

Средства можно выдавать на основании заявления работника с резолюцией руководителя или приказа о выдаче подотчетных средств.

Если подотчет выдается по заявлению, в нем не требуется указывать сумму и срок возврата, но необходимо обозначить цель получения. Допускается оформление массового приказа для выдачи средств нескольким сотрудникам или одному сотруднику несколько раз.

Как выдать под отчет наличные и безналичные денежные средства

При выдаче наличных средств по расходному ордеру кассир должен установить личность получателя. Требовать ли при этом паспорт получателя или нет — решает кассир.

Без предъявления документа удостоверяющего личность можно перечислить подотчетные средства на карту сотрудника. При этом в платежном поручении в поле 20 «Назначение платежа кодовое» указывается вид дохода «2» и «5» очередность платежа.

Какой максимальный лимит выдачи в подотчет

Максимальный размер денежных средств передаваемых под отчет не закреплен законодательно, поэтому работодатель обязан сам установить его в коллективном договоре или в отдельном внутреннем положении.

Там же следует прописать сроки предоставления авансового отчета и возможность выдачи дополнительных средств без предоставления предыдущего отчета.

Многие спрашивают, существует ли лимит выдачи в подотчет в размере 100 тысяч рублей. Действительно существует такой лимит, но он действует только для наличных расчетов между юрлицами и ИП в рамках одного договора.

Выдача под отчет суммы свыше 100 тысяч рублей не будет нарушением, если подотчетник будет рассчитываться с разными контрагентами или по разным договорам.