Экономим бумагу и нервы: как выбрать и внедрить КЭДО в 2025 году

Рассказываем, как можно освободить время от беготни по кабинетам, сэкономить на бумажных расходах и избавить кадровый департамент от рутинных операций с помощью системы для КЭДО.

Цифровые технологии помогают справляться с рутиной проще и быстрее, в том числе и работу с документами. Теперь не только банки и госучреждения работают онлайн, но и кадровые отделы.

Все благодаря КЭДО — кадровому электронному документообороту, который позволяет обмениваться документами между сотрудниками и работодателем без бумажной волокиты.

Чтобы ответить на вопрос: «КЭДО что такое простыми словами?», достаточно привести пару примеров и рассказать про ключевые качества этого современного решения.

• Онлайн-подписание документов. С помощью КЭДО документы можно оформить в пару кликов через личный кабинет на смартфоне, планшете или компьютере.

Пример. Представьте, что в компании N проводится ежегодная оценка сотрудников, по результатам которой следует внести изменения в действующий ТД.. Раньше это означало, что все сотрудники должны были лично прийти в кадровый отдел, потратить время на ожидание своей очереди и подписать документы вручную. Руководители тратили часы на подпись каждой бумаги.С внедрением КЭДО все стало проще. Теперь сотрудники получают уведомление на смартфон или компьютер, заходят в личный кабинет и подписывают кадровый документ в пару кликов. Руководители могут утвердить все документы за считанные минуты, не отвлекаясь от своих основных задач. Это не только экономит время, но и делает процесс более удобным и современным.

• Прозрачность статусов документов. Каждый сотрудник может легко отслеживать статус документа. Кадровый специалист запускает процесс согласования, добавляет всех участников, и в любой момент может увидеть, на каком этапе находится документ.

• Снижение затрат на доставку и хранение. Бизнесу не нужно ежемесячно тратиться на бумагу, печать и почтовые услуги. Все документы хранятся в цифровом формате, что исключает расходы на физическое хранение архивов.

Пример. Компания Х ежемесячно обрабатывает около 2 000 кадровых документов. Ранее на печать, бумагу и почтовые услуги уходило примерно 50 рублей на каждый документ, что составляло 100 000 рублей в месяц. Кроме того, аренда помещения для хранения архивов обходилась в 20 000 рублей ежемесячно.С переходом на КЭДО некоторые документы стали храниться в цифровом формате, что позволило полностью отказаться от этих затрат. В результате компания экономит 120 000 рублей каждый месяц, что составляет 1 440 000 рублей в год. Эти средства теперь могут быть направлены на развитие бизнеса и улучшение других процессов.

КЭДО не только упрощает документооборот, но и делает бизнес-процессы более прозрачными и эффективными, что позволяет компаниям сосредоточиться на стратегических задачах.

Расскажем про несколько преимуществ сервиса КЭДО Битрикс24+Госключ, которые помогают бизнесу справляться с рутинными задачами:

• легкость обучения для кадровика;

• простая регистрация и добавление новых сотрудников;

• подписание документов с одним и несколькими сотрудниками за пару минут;

• автоматическая маршрутизация документов от одного сотрудника к другому;

• прозрачность процесса, видно кто подписал и не подписал документ;

• групповой чат одним кликом для тех, кто не торопится подписывать документ;

• HR-бот и напоминания для рутинных задач;

• быстрый поиск документов в базе;

• настройка прав доступа к документу;

• работа с офисными и дистанционными;

• печатная версия документа с отметкой о подписании;

• разные виды подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП.

Подписывать и отправлять документы кадровик сможет буквально за секунды. А делопроизводитель сэкономит время благодаря быстрому фильтру файлов в базе.

Должностные инструкции, заявления, приказы, соглашения — это только небольшой список того, что можно подписать с помощью кадрового электронного документооборота.

Сделали табличку с частью важных документов, которые можно подписывать по КЭДО:

Лишь только небольшое количество документов является исключением:

• акт о несчастном случае на производстве;

• приказ об увольнении сотрудника;

• подтверждение прохождения инструктажа по охране труда;

• трудовые книжки.

ТК предусматривает, что в отношении указанных документов КЭДО не применяется.

Начало работы с КЭДО в Битрикс24 начинается с подачи заявки от компании. После получения одобрения, следующий шаг — это получение Api-ключа на сайте Госуслуг, который необходим для интеграции КЭДО Госключ с вашим Битрикс24.

Когда все готово, кадровик может приступить к созданию документов в системе. Он формирует нужный документ и отправляет его на подпись всем участникам процесса. Генеральный директор или другое уполномоченное лицо подписывает документ с помощью УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи), что обеспечивает юридическую значимость документа.

Для сотрудников процесс еще проще. Каждый из них скачивает приложение Госключ на свой телефон, где получает персональную УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись). Это позволяет подписывать документы буквально в один клик, делая процесс быстрым и удобным, независимо от их местоположения.

Пока закон не обязывает компании переходить на КЭДО. Работодатели могут сами решать, как им вести кадровый документооборот. Но, учитывая тенденцию к цифровизации бизнеса, замена бумажных документов электронными скорее всего станет обязательной. Нормативная база продолжает пополняться актами, которые регулируют работу с электронными документами.

Сегодня предприятия могут перевести в цифровой формат почти все кадровые документы, за исключением некоторых, таких как приказы об увольнении и акты о несчастных случаях. Однако, вероятно, вскоре и они будут переведены в электронный вид. Согласно «Концепции развития электронного документооборота», утвержденной в конце 2020 года, конечная цель государства — полный отказ от бумаги, и для достижения этой цели проводятся различные эксперименты.

Компании, которые начнут внедрение КЭДО уже сейчас, смогут не только соответствовать законодательным требованиям, но и значительно повысить эффективность своих процессов.

Мы уже разобрались с тем, как КЭДО упрощает жизнь сотрудников и экономит время. Но для введения его в работу работодателю все же нужно принять локально-нормативный акт в компании. Таким локальным актом, например, может быть Положение о КЭДО.

Важно отметить, что переход не может быть осуществлен раньше, чем истечет срок, указанный в уведомлении. Все работники должны быть оповещены о том, что с определенного дня документация будет оформляться в электронном формате. Сотрудники вправе выразить согласие с переходом на КЭДО или отказаться от него. При этом, за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Работодатель может установить сроки и периодичность подписания документов, правила проведения инструктажа и отдельно отметить документы, которые будут по-прежнему оформляться на бумажном носителе.

В 2025 году цифровизация продолжает набирать обороты, и внедрение КЭДО становится не просто удобством, а необходимостью для эффективного управления бизнесом. Рассмотрим, как обосновать его внедрение для руководства.

Исследования показывают, что компании тратят до 3% своего годового дохода на управление бумажными документами. Внедрение системы, посредством которой можно осуществлять КЭДО, может сократить эти расходы на 60–80%, что для компании с доходом в 100 млн рублей может означать экономию около 2,4 млн рублей в год.

Неочевидные затраты, такие как время сотрудников на поиск и обработку документов, могут составлять до 30% рабочего времени. Электронный документооборот минимизирует эти потери, высвобождая ресурсы для более продуктивной деятельности.

Система для КЭДО позволяет автоматизировать многие рутинные процессы, такие как согласование и подписание документов, что снижает нагрузку на сотрудников и освобождает их время для более стратегически важных задач. Кроме того, руководители получают возможность в реальном времени отслеживать статус документов и процессов, что упрощает контроль и снижает административную нагрузку.

Современные системы КЭДО легко интегрируются с ERP и CRM системами, создавая единую информационную среду, что позволяет оптимизировать цепочки поставок и улучшить клиентский сервис.

Внедрение КЭДО является шагом к цифровой трансформации, открывающим новые возможности для внедрения искусственного интеллекта и аналитики данных, что может стать основой для разработки новых бизнес-моделей.

Современные технологии повышают привлекательность компании для высококвалифицированных специалистов, способствуя формированию инновационной корпоративной культуры.

Довольно часто изменения сопряжены со стрессом и выгоранием. Чтобы его минимизировать, можно подключить работников к принятию решения. Например, рассказать про ключевые фишки, подготовить FAQ в стиле «КЭДО как работает?», после этого узнать мнение людей насчет системы кадрового электронного документооборота, презентовать им идею.

Не все работники так связаны с документооборотом, как эйчары или бухгалтеры. Но работа многих сопряжена с заполнением документов — как минимум сотрудники должны подписывать должностную инструкцию или ознакомление с приказом и внутренними положениями.

А еще важно назначить человека, который будет ответственен за переход на КЭДО. Он сможет составить план обучения, найдет администратора для платформы, а также будет следить за прогрессом.

Когда речь идет о внедрении КЭДО, лучше не тратить время на уговоры и рассказы о его плюсах. Вместо этого покажите, как система работает на практике.

Например, в одном отделе кадров решили попробовать КЭДО в действии. В течение месяца сотрудники использовали его для работы с документами. Результаты были впечатляющими: время на подписание и обработку документов сократилось на треть, а количество ошибок уменьшилось на 20%.

После этого успеха результаты показали всем сотрудникам. Это помогло наглядно показать, насколько удобнее и быстрее стало работать. Затем провели голосование, чтобы узнать мнение всех. Большинство поддержало идею перехода на КЭДО, отметив, что работать с документами стало проще и быстрее.

В 2025 году выбрать систему, в которой компания реализует КЭДО — это важный шаг для улучшения работы с документами в компании. Нужно смотреть на такие вещи, как легкость в использовании, безопасность и простоту подключения.

Рассмотрим, какими еще качествами должена обладать современная информационная система, в которой можно внедрять КЭДО на примере сервиса Битрикс24.

• Быстрая интеграция. Госключ подключается за день, а нового сотрудника можно добавить за три минуты. Например, компании срочно требуется подключить нового сотрудника к системе для начала работы. С помощью Госключа это занимает всего три минуты. Например, в понедельник утром новый менеджер по продажам выходит на работу, и уже к обеду он полностью интегрирован в систему, готов к выполнению своих обязанностей без задержек.

• Интуитивный интерфейс. Легко разобраться и найти ответы на популярные вопросы в базе сервиса.

• Юридическая значимость. Подписание документов соответствует требованиям закона от 06.04.2011 №63-ФЗ.

• Экономия. Нет необходимости в покупке отдельных электронных ключей. Персонализированная подпись доступна через Госключ.

• Усиление корпоративной культуры. Прозрачность и технологичность работы повышают интерес сотрудников и лояльность соискателей.

• Универсальность. Удобно работать с документами, даже если у компании есть аутсорсеры. Все документы подписываются удаленно

• Единая цифровая платформа. Помимо кадровых документов, в Битрикс24 можно ставить задачи, проводить видеозвонки, общаться в мессенджере, использовать ИИ-помощника и работать в CRM. Например, ранее компания использовала разные инструменты для выполнения своих задач: отдельный мессенджер для общения, платформу для видеозвонков и еще одну систему для управления задачами. Это создавало путаницу и требовало времени на переключение между приложениями.

• Быстрый КЭДО. Система уведомляет о новых документах, предотвращая их потерю. Настройка массового подписания возможна как для групп, так и для отдельных сотрудников.

• Интеграция с 1С. Битрикс24 КЭДО обеспечивает удобную интеграцию с 1С, что значительно упрощает работу с документами. Все документы подписываются онлайн и автоматически передаются в 1С, исключая необходимость ручного ввода данных. Это позволяет экономить время и снижает риск ошибок. Кроме того, система поддерживает автоматическое заполнение документов данными из 1С, что ускоряет процесс их подготовки. Вы можете создавать шаблоны документов для каждой компании, что делает работу еще более эффективной.Автоматическая синхронизация расчетных листков и остатков отпусков обеспечивает актуальность данных и облегчает управление кадровыми процессами.

В группе компаний «Урбантех» автоматизировали онбординг и оборот кадровых документов через единый корпоративный портал и систему КЭДО Битрикс24. Теперь в компании:

• значительно сократили рутинные процессы подразделений — количество используемых для этого инструментов возросло;

• на 40% сократилось количество запросов в HR по адаптации и работе сервисов;

• на 55% увеличилась численность пользователей корпоративного портала;

• вовлечение в использование различных сервисов для работы (диск, задачи и др.), составляет более 30%.

Битрикс24 КЭДО — это современный подход в работе с документами. Когда каждая минута дорога, важно иметь инструмент, который помогает использовать время с умом. Можно спокойно забыть о потерянных скрепках и долгих часах на визировании документов — теперь все происходит быстро и эффективно.

Преимущества Битрикс24 КЭДО:

• доступ к КЭДО без доплат на тарифах «Энтерпрайз» и «Профессиональный», в облачной версии;

• фиксированная стоимость за компанию, без доплат за каждого сотрудника;

• нет трат на электронные ключи для новых сотрудников;

• нет тарификации за каждый отправленный документ.

После внедрения Битрикс24 КЭДО компания сэкономит бюджет, ускорит процессы и сделает бренд работодателя более привлекательным для сотрудников.

А также клиенты коробочной версии Битрикс24 на лицензиях «Корпоративный портал» или «Энтерпрайз», могут уже использовать Битрикс24 КЭДО, если обновятся до последней версии.

Узнайте больше и подключите Битрикс24 КЭДО по ссылке.

Реклама: ООО «1С-Битрикс», ИНН 7717586110, erid: 2W5zFHXA2Re