Конфигурируем План счетов

Е. Пальмина

По собственному желанию

Фирмы должны вести бухучет методом двойной записи с использованием Плана счетов бухгалтерского учета (Инструкция по его применению, утвержденная приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н – далее Инструкция). В нем предусмотрены синтетические – обобщающие счета первого уровня. Например, счет 10 «Материалы». И аналитические счета второго уровня (субсчета) для более детализированного учета. Например, 10-1 «Сырье и материалы» или 10-3 «Топливо». Однако довольно часто фирме требуется ввести дополнительные субсчета, не предусмотренные планом счетов. Сделать это можно. Ведь субсчета, указанные в Плане счетов, не более, чем рекомендации Минфина. И фирмы могут по своему усмотрению исключать их, объединять или вводить новые. Эта возможность прописана в Инструкции.

Обратите внимание: называть и нумеровать субсчета можно также по собственному усмотрению. Ведь в Инструкции четких указаний нет. И, например, можно открыть к счету 60 субсчет «1» или субсчет «Ав». И та, и другая запись у разных бухгалтеров может означать одно и то же – счет 60 субсчет «Авансы выданные». Выбранную нумерацию субсчетов и расшифровку к ним указывают в приложении к учетной политике – рабочем плане счетов организации (п. 5 ПБУ 1/98).

Для учетной политики

Обычно структура каждого счета построена по возрастанию детализации. Например, к счету 10 можно открыть аналитический счет третьего уровня 10-1-1 «Ткани». Аналитические счета четвертого уровня могут содержать информацию по видам тканей. Большинство бухгалтерских программ могут давать и более подробную аналитику. В ПБУ 1/98 указано, что, утверждая рабочий план счетов, фирма должна указать счета и субсчета, необходимые для правильного ведения бухгалтерского учета. Однако из этой формулировки неясно: нужно ли давать расшифровку только до субсчетов второго уровня или необходимо расшифровать все счета аналитического учета.

В пункте 5 ПБУ 1/98 указано, что для учетной политики, рабочий план счетов должен быть построен таким образом, чтобы он отражал полноту и достоверность ведения бухгалтерского учета. Поэтому, если счетов и субсчетов второго порядка достаточно, чтобы описать процесс учета, то более детальную аналитику давать не нужно. Например, к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» можно открыть два субсчета «Авансы выданные» и, например, «Расчеты с поставщиками». Их и запишем в рабочем плане счетов. В бухгалтерских программах предусмотрено по каждому из этих двух субсчетов ведение дополнительных аналитических счетов – по каждому контрагенту. Перечень этих контрагентов можно вести в справочниках шифров аналитического учета. А в рабочем плане счетов сделать на них ссылку.

Зачастую фирмы используют далеко не все синтетические счета. В этом случае в рабочем плане счетов для учетной политики, можно указать только те, которые фирма непосредственно применяет в работе. Однако в течение года могут возникнуть операции, которые нужно отражать на счетах, не указанных в рабочем плане счетов. В этом случае нужно составить дополнения к учетной политике. Ведь когда у фирмы появляются новые операции, она может утвердить способ, которым будет их учитывать (п. 16 ПБУ 1/98). Обратите внимание: представлять дополнения к учетной политике для целей бухгалтерского учета в налоговую инспекцию не обязательно. В законодательстве такого требования нет. Более того, в начале года можно не сдавать и саму учетную политику. Ведь эта обязанность также нигде не прописана.

С согласия Минфина

В некоторых случаях бухгалтеру может потребоваться ввести дополнительный счет. Например, если ни один из указанных в плане счетов по своему экономическому содержанию не подходит для отражения на нем нужной информации. Однако вводить дополнительные счета по собственному усмотрению фирмы не могут. Ведь в Инструкции записано, что для учета специфических операций использовать свободные номера счетов можно только с согласия Минфина. То есть придется обратиться в министерство за разрешением.

Составляя письмо, не забудьте привести четкие обоснования своей позиции. Ведь финансисты могут с ней и не согласиться. Например, в соответствии с ПБУ 9/99 и 10/99 фирма должна учитывать обособленно операционные и внереализационные доходы и расходы. Планом счетов для их учета предусмотрен только один счет 91 «Прочие доходы и расходы». Поэтому к нему приходится открывать соответствующие субсчета и вести достаточно большую аналитику. Казалось бы, как просто – сделать два отдельных счета: один для учета операционных доходов и расходов, а другой – для учета внереализационных доходов и расходов. И «свалка» стала бы поменьше. Однако Минфин пока не видит оснований вводить дополнительные счета для учета отдельных видов прочих доходов и расходов. Об этом финансисты сообщили в письме от 18 января 2006 г. № 07-05-06/07. Отказали чиновники и в отражении на дополнительном счете операции по передаче имущества фирмы в оперативное управление учреждениям здравоохранения и образования. Чиновники предложили фирме для учета этих операций открыть отдельный субсчет к счету 58 «Финансовые вложения» (письмо Минфина от 25 марта 2005 г. № 07-05-06/88).

Допустим, в этих случаях согласиться с консерватизмом чиновников еще можно. Действительно, большая аналитика – возможно, не повод для столь значительных изменений. Однако есть и такие ситуации, в которых новые счета просто необходимы. Например, учет нематериальных активов, полученных во временное пользование. В действующем плане счетов подходящего по экономическому содержанию забалансового счета нет. Ведь это не арендованные основные средства и не товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение. Другие за балансовые счета даже приблизительно не подходят. Однако, как правильно учитывать эти НМА, чиновники пока своего мнения не высказали.

Индульгенция одна на всех

Нестандартное использование корреспонденции счетов – еще один момент, который вызывает у бухгалтеров множество вопросов. Действительно, в Инструкции по применению Плана счетов указаны типовые проводки. Однако бывают ситуации, когда по смыслу хозяйственной операции нужно составить проводку по счетам, которые по Инструкции между собой не корреспондируются. До 2004 года фирмы могли обратиться в Минфин за письменным разъяснением. И получить рекомендованную проводку. Однако с июля 2004 года в полномочия Минфина не входит консультирование коммерческих организаций по вопросам бухгалтерского учета (положение о Министерстве финансов, утвержденное постановлением Правительства от 30 июня 2004 г. № 329). В Регламенте Минфина (утвержденном приказом Минфина от 23 марта 2005 г. № 45н), есть и более четкое ограничение. Так, если законодательством не установлено иное, то финансисты не должны рассматривать обращения по разъяснению законодательства и практики его применения (толкованию норм, терминов и понятий). А также по практике применения нормативно-правовых актов Минфина, по проведению экспертизы договоров, учредительных и других документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций (п. 11.3 Регламента Минфина).

Но фирмы продолжают писать запросы. В некоторых случаях чиновники все же дают рекомендации. Например, Минфин в письме от 18 мая 2006 г. № 07-05-03/02 разъяснил, что застройщики в случае принятия к учету объектов, законченных строительством и предназначенных для продажи, могут списать расходы с кредита счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в дебет счетов 43 «Готовая продукция», 90 «Продажи».

Так же финансисты дали рекомендации, какой проводкой учесть налоговые санкции и как списать кредиторскую задолженность по ним. Штрафы нужно отражать на счете 99 «Прибыли и убытки». И, соответственно, списание кредиторской задолженности по налоговым санкциям также отражается на счете 99 «Прибыли и убытки» (письмо Минфина от 15 февраля 2006 г. № 07-05-06/31).

В 2005 году чиновники посоветовали, как учесть стоимость материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков. Их можно учесть по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – без оприходования на склад. (письмо Минфина от 19 декабря 2005 г. № 07-05-06/338).

Но бухгалтеру фирмы, чтобы сделать не предусмотренную планом счетов проводку, не обязательно дожидаться разъяснений чиновников. В нестандартных ситуациях он может принять решение, основываясь на собственном профессиональном суждении.

«Дело в том, – объясняет Надежда Александрова, к. э. н., профессор кафедры «Бухгалтерского учета и аудита» Государственного Университета Управления, – что в Инструкции по применению плана счетов приведена лишь краткая характеристика счетов и порядок отражения наиболее распространенных ситуаций. И если у фирмы возникают операции, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может составить проводку самостоятельно. Однако, составляя подходящую корреспонденцию, не забудьте, что нужно соблюдать единые подходы, установленные в Инструкции. То есть использовать счета в соответствии с их назначением и экономическим содержанием обобщаемой на них информации. Например, организация получает в подарок материалы. Учесть их нужно, как безвозмездно полученные ценности – на счете 98 «Доходы будущих периодов». Но проводки дебет счета 10 «Материалы» и кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» в Инструкции по применению плана счетов нет. Однако в ней сказано, что счет 98 предназначен, в том числе, и для учета стоимости активов, полученных организацией безвозмездно. Материалы относят к активам. Значит, эту проводку составить можно. Подтверждает возможность такого подхода и разрешение в Инструкции списывать суммы по безвозмездно полученным материальным ценностям в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» – по мере их списания на счета учета затрат на производство (расходов на продажу)».

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.

внимание

«Если фирма решила направить письмо в Минфин, – говорит Алексей Беклемишев, директор аудиторской фирмы «Финстатус», – то следует учесть некоторые нюансы. Минфин не рассматривает анонимные сообщения, запросы, которые не поддаются прочтению или содержат оскорбительные выражения. А также дубликатные письма – второй и последующие тексты одного обращения, направленные в различные органы государственной власти. Не будут отвечать чиновники и в том случае, если письмо повторяет текст предыдущего обращения, на которое уже дан ответ. Если поставленные в обращении вопросы не входят в компетенцию Минфина, то директора департаментов направляют его в пятидневный срок по принадлежности и информируют об этом заявителей. Ответить на запрос финансисты должны в течение месяца со дня его поступления. Продлить этот срок может только замминистра (п. 11.2, п. 11.3, п. 11.4 Регламента Минфина, утвержденного приказом Минфина от 23 марта 2005 г. № 45н»).

внимание

Иногда бухгалтеры боятся составлять проводки по счетам, которые по инструкции по применению плана счетов не корреспондируют друг с другом. Мотивируя это тем, что если налоговая инспекция во время проверки увидит такую проводку, то может попытаться оштрафовать (ст. 120 НК).