Разбираемся с Юлией Батальцевой, директором по маркетингу экосистемы для работы с распределенными командами EasyStaff.
Почему из-за дедлайнов можно выгореть
Дедлайны — установленные сроки для выполнения задачи или проекта. Основная функция — структурировать рабочий процесс, стимулировать продуктивность и фокусировку. Дедлайны помогают:
устанавливать приоритеты;
четко понимать временные рамки;
контролировать прогресс выполнения задачи.
Однако эффективность зависит от того, насколько реалистичен срок и правильно ли организована работа. Дедлайны могут навредить, и вот почему:
Жесткие сроки часто воспринимаются как испытание. Даже когда задача выполнима, постоянное «тиканье часов» создает напряжение, которое может перерасти в хронический стресс.
Руководители или клиенты могут требовать быстрых результатов без учета сложности работы или ресурсов. Это приводит к нереалистичным срокам, которые сотрудник стремится соблюсти, жертвуя отдыхом и здоровьем.
Люди с высоким уровнем самокритики склонны к выгоранию. Они воспринимают дедлайны как тест на свою ценность, а невыполнение в срок — как провал. Это усиливает чувство вины и тревожность.
Когда задачи и сроки навязаны извне без участия самого человека, это создает ощущение беспомощности. Люди лучше работают с дедлайнами, которые они сами устанавливали или обсуждали.
При работе над несколькими проектами сразу дедлайны могут накладываться друг на друга, вызывая хаос и истощая нервную систему.
Но как распознать, что человеку нужна помощь?
Сигналы, что дедлайны начинают вредить
Когда дедлайны становятся источником стресса, организм и психика начинают подавать тревожные сигналы. Исследования показывают, что постоянная работа в условиях жестких сроков повышает уровень кортизола. Кроме того, несоблюдение дедлайна вызывает эффект «вторичного стресса» — человек теряет уверенность в себе и чувствует, что его усилия недооценены. Но как распознать тревожный сигнал и вовремя защитить себя?
Физические сигналы
постоянное чувство усталости, которое не проходит даже после полноценного сна;
часто болит голова, а боль вызвана напряжением мышц;
нарушается цикл сна — если раньше спокойно вставали на работу, то сейчас (даже с налаженным режимом) не можете;
проблемы с пищеварением — стресс часто влияет на желудочно-кишечный тракт, вызывая дискомфорт, боли или даже расстройства.
Эмоциональные сигналы
острая реакция на мелочи, которые раньше не вызывали эмоций;
чувство апатии или безнадежности;
ощущение, что вы никогда не успеете выполнить все задачи.
Поведенческие сигналы
попытки прокрастинировать;
попытки смягчить стресс, отвлекаясь (например, зависая в соцсетях или играя в телефон);
соблазн все бросить и уволиться;
ухудшение отношений с коллегами (вы часто конфликтуете или вовсе избегаете общения).
Также в помощь наше бинго —>
Как распознать эти сигналы вовремя? Важно отслеживать изменения в своем состоянии. Как говорится, если драка неизбежна, бить нужно первым — чтобы снизить влияние дедлайнов на психику.
Как побороть дедлайны с помощью организации работы
Эффективная организация работы — ключевой шаг к предотвращению негативного влияния дедлайнов. Планирование и управление задачами помогут не только выполнить работу вовремя, но и снизить стресс. Что делаем?
1. Правильно распределяем задачи: метод «слона по частям»
Крупные задачи часто пугают своим масштабом и вызывают прокрастинацию. Метод «слона по частям» помогает разбить такие проекты на мелкие управляемые этапы. Например:
разделите проект на несколько конкретных задач с четкими целями;
определите, какие части требуют больше времени или усилий, и запланируйте их выполнение в первые дни;
отмечайте завершенные этапы, чтобы видеть прогресс — это помогает сохранять мотивацию.
2. Учимся говорить «нет»
Часто дедлайны становятся проблемой, когда они не соответствуют объему работы. Чтобы этого избежать:
трезво оценивайте свои ресурсы и время, прежде чем соглашаться на задачи;
научитесь отстаивать свое мнение: объясните, почему сроки нереалистичны, и предложите альтернативу;
учитесь расставлять приоритеты. Метод Eisenhower Matrix (разделение задач на важные/срочные) помогает определить, что требует немедленного внимания, а что можно отложить.
Допустим, вы работаете над маркетинговой кампанией и параллельно участвуете в подготовке отчета для руководства. Появляется новая задача: организовать внеплановую встречу с клиентом. Вы можете распределить задачи следующим образом:
Важно и срочно:
Подготовить отчет, если его крайний срок сдачи — сегодня.
Важно, но не срочно:
Разработать стратегию для маркетинговой кампании, которая начнется через две недели.
Не важно, но срочно:
Организовать встречу с коллегой, чтобы делегировать ей операционные задачи.
Не важно и не срочно:
Проверить мелкие задачи, например, оформление презентации, если это можно выполнить позже.
Этот подход позволяет сосредоточиться на главном, откладывая или делегируя задачи с меньшей приоритетностью.
3. Используем инструменты тайм-менеджмента
Современные технологии значительно упрощают управление временем. Примеры инструментов:
Trello или Asana — визуализация задач в виде досок или списков помогает организовать рабочий процесс;
Notion — универсальный инструмент для планирования, ведения заметок и управления проектами;
Pomodoro Timer — техника коротких рабочих интервалов с перерывами (например, 25 минут работы, 5 минут отдыха);
Clockify или RescueTime — приложения для отслеживания времени, потраченного на различные задачи.
4. Устанавливаем четкие границы рабочего времени
Регулярное нарушение баланса между работой и отдыхом повышает вероятность выгорания. Поэтому:
задачи на день должны быть ограничены определенным временем, чтобы не перерабатывать. Да, это сложно, когда вы работаете в офисе, но старайтесь не превращать таски в нескончаемый поток;
включите в свой график «буферное время» для непредвиденных ситуаций.
Пример применения:
Представьте, что вам нужно написать отчет за неделю. Вместо того, чтобы оставить всю работу на последний день:
разделите процесс на этапы: сбор данных (понедельник), анализ информации (вторник), составление структуры (среда), написание текста (четверг), редактирование (пятница);
оцените реальное время, необходимое для выполнения каждого этапа;
используйте Trello для постановки задач и Pomodoro для отслеживания прогресса.
Превентивные меры помогают превратить дедлайн из источника стресса в эффективный инструмент управления временем. Главное — следовать четкому плану и оставаться гибким.
Как побороть дедлайны с помощью культуры общения в команде
Культура общения в команде имеет огромное значение для того, чтобы дедлайны не стали причиной выгорания. Это не только помогает поддерживать продуктивность, но и создает атмосферу, где сотрудники могут открыто обсуждать проблемы, предлагать решения и поддерживать друг друга. Что важно здесь?
1. Обсуждаем дедлайны до их утверждения
Прозрачность в общении между руководством и сотрудниками может предотвратить многие недоразумения и стрессовые ситуации, связанные с дедлайнами. Когда задачи и сроки обсуждаются на ранних этапах, это помогает:
убедиться, что все стороны понимают объем работы и реалистичность сроков;
обсудить возможные препятствия или дополнительные ресурсы, которые могут понадобиться для выполнения задачи;
установить правильные ожидания и исключить «нечестные» дедлайны, которые могут быть нереалистичными.
2. Требуем обратную связь от руководства
Важно, чтобы сотрудники знали, что могут честно сообщить о трудностях в процессе работы, не опасаясь негативных последствий. Это может быть реализовано через:
регулярные командные собрания для обсуждения текущего прогресса;
инструменты для анонимных опросов или сообщений, где можно поделиться проблемами, не опасаясь осуждения;
культуру, при которой ошибки рассматриваются как возможность для роста, а не как повод для наказания.
Требуйте ОС от начальства, даже если не особо хотите ее слышать. Так вы сможете понять, что труд измеряется не только зарплатой.
3. Подразумеваем гибкость сроков
Гибкость снижает стресс от дедлайнов. Когда команда или отдельные сотрудники сталкиваются с непредвиденными обстоятельствами (болезнь, семейные проблемы, технические сбои), важно, чтобы были предусмотрены гибкие решения:
возможность пересмотра сроков в случае объективных трудностей;
поощрение обсуждения альтернативных вариантов, если основные сроки становятся трудновыполнимыми;
создание системы, при которой гибкость рассматривается как нормальная практика для сохранения здорового баланса.
4. Создаем атмосферу поддержки и доверия
Часто стресс и выгорание возникают из-за отсутствия взаимопомощи в команде. Когда сотрудники чувствуют, что могут рассчитывать на поддержку коллег, они готовы трудиться в условиях жестких сроков, не переживая за свой психологический комфорт. Эту атмосферу можно создать с помощью:
регулярных тимбилдингов и мероприятий для сплочения команды (но не переусердствуйте, задачи никуда не деваются);
системы менторства или наставничества, где более опытные коллеги помогают новичкам адаптироваться;
признания достижений команды и отдельных сотрудников.
5. Поддерживаем инклюзивную коммуникацию
Когда все члены команды могут высказать свое мнение, снижается напряжение и улучшается результативность работы. Применение инклюзивных методов общения помогает:
повысить вовлеченность сотрудников в принятие решений;
сделать так, чтобы каждый человек чувствовал свою значимость и роль в команде.
Что делать, если дедлайн уже привел к выгоранию
Когда психика проиграла, а дедлайны стали причиной выгорания, важно вовремя признать проблему и принять меры. Это не просто усталость, это эмоциональное, физическое и психическое истощение, которое требует комплексного подхода к решению. Рассмотрим несколько шагов, которые могут помочь выйти из этого состояния.
1. Признаем проблему и снижаем нагрузку
Первый шаг на пути к восстановлению — это признание того, что вы выгорели. Часто люди пытаются продолжать работать, игнорируя симптомы выгорания, что только усугубляет проблему. Важно снизить рабочую нагрузку и позволить себе отдых.
*Как это делать? Установите приоритеты в задачах, отложите менее важные дела и не бойтесь откровенно сказать, что вам нужно время для восстановления. Это не проявление слабости, а шаг к более эффективной и устойчивой работе в будущем.
2. Работаем с психологом (мастхэв)
Если вы чувствуете, что не можете справиться с выгоранием самостоятельно, работа с психологом необходима. Специалист поможет разобраться в причинах стресса и выгорания, а также научит способам эффективного управления эмоциями и стрессом. Советуем присмотреться к КПТ (когнитивно-поведенческой терапии), тем более что уже доказано, что она эффективно работает с выгоранием.
3. Пересматриваем подход к дедлайнам в будущем
После того как вы почувствовали себя лучше, важно проанализировать причины выгорания и пересмотреть подход к дедлайнам и работе в целом. Разработка более гибкой системы планирования и установки реалистичных сроков поможет избежать повторения таких ситуаций в будущем.
*Хороший метод — SMART для постановки целей (конкретные, измеримые, достижимые, релевантные, ограниченные во времени).
4. Не забываем про себя
После выгорания важно уделить внимание физическому и эмоциональному состоянию. Самоуход включает в себя полноценный отдых, спорт, здоровое питание, регулярные перерывы для восстановления сил.
*Рекомендация: внедрение практик mindfulness, медитаций или йоги помогает снизить уровень тревожности и повысить общую устойчивость к стрессу.
5. Постепенно возвращаемся к рабочему ритму
После перерыва не стоит сразу возвращаться к привычной высокой нагрузке. Постепенно увеличивайте объем работы и количество встреч, чтобы избежать повторного выгорания. Возможно, стоит что-то делегировать.
*Рекомендация: начинайте с небольших, несложных задач, постепенно увеличивая их сложность и объем, чтобы вернуть себе уверенность и восстановить привычный ритм.
Дедлайн — не приговор, особенно перед праздниками. Не забывайте, что все задачи решатся, деньги заработаются, а вот психика восстановится с трудом.
Начать дискуссию