Форма ЕФС-1 в 2025 году: сроки сдачи, инструкции и образцы

Новое для подраздела 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»

Форма ЕФС-1 утверждена приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. В 2024 году в нее не вносили изменений, поэтому правила заполнения аналогичны и в 2025. Однако, при заполнении стоит обратить внимание на свой регистрационный номер, номера меняли в ноябре прошедшего года, проверить его можно на официальном сайте.

Она включает в себя сведения:

• о ведении индивидуального учета;

• начисленных страховых взносах на ОСС при случаях на производстве и профзаболеваний.

Структура нового документа осталась прежней. Однако изменения произошли именно в регламенте по заполнению. Начнем по порядку.

Подраздел 1.1. Трудовая деятельность. Обновлению подверглась графа 3, которая включает в себя данные о приеме, переводе, увольнению. Так, внесли дополнения о том, когда нужно указывать увольнение. А именно в случае прекращения ТД при переводе на постоянную работу к иному работодателю.

Также уточнена пятая графа. Теперь, кроме должности работника, указывают и тип договора с использованием специального кода. Их существует несколько — от 0 до 1.2. Каждый код обозначает тот или иной договор. Например, 0 — это бессрочный тип ТД, а 0.2 — это срочный договор сроком более 6 месяцев.

В графе 6 введено несколько новых кодов:

• НЕПД — неполный рабочий день;

• ДИСТ — прием (перевод) на дистанционный режим;

• НЕПН — неполная рабочая неделя;

• ДАВТФЛНС — договор авторского заказа. Указывает, что страховать должен уплачивать СВ на травматизм;

• ДГПХФЛНС — взносы на травматизм. Но при этом применяется к договорам ГПХ об оказании услуг (выполнении работ).

Новое в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже»

В разделе «Сведения о стаже» также произошли нововведения. Добавлен новый пункт в графу «Тип сведений». Теперь она включает в себя «Назначение выплат по ОСС». Заполняется данный пункт в двух случаях:

• сотрудник, по которому отчитываются, заявил о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком;

• в отношении работника получен листок нетрудоспособности.

Новое в подразделе 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»

Данный подраздел пополнился новой графой. Теперь в нем указывают данные о сотрудниках, которых не включают в расчет среднесписочной численности. В этих целях предусмотрены следующие коды.

Код 1 — это:

• декретные сотрудники;

• лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;

• лица, находящиеся в отпуске без содержания и проходящие обучение;

• мобилизованные граждане и добровольцы.

Код 0 — его нужно ставить, когда лицо не имело отношение к перечисленным выше категориям.

Новое в разделе 2 о взносах на травматизм

Раздел 2 был дополнен новым полем под названием «Льгота». Касается только некоторых категорий работодателей, это:

• организации, созданные для определенных целей, осуществляющие социальные задачи и помогающие инвалидам (включая детей). Условием является то, что единственный собственник — это общественная организация инвалидов (ООИ);

• ООИ. При этом членами организации должны быть инвалиды (минимум 80 процентов) и их представители;

• компании, УК которых полностью состоит из вкладов ООИ. Условия: инвалидов должно быть не меньше 50 процентов, а доля зарплаты — не менее 25 процентов.

Новые основания для отказа в приеме ЕФС-1

Введены в действие основания для отказа в приеме ЕФС-1. Так, могут отказать при следующих обстоятельствах:

• условия признания КЭП действительной не выполнены;

• не соблюдена форма (формат) отчета;

• было установлено, что лицо, сдающее отчет, не подтвердило полномочий на это.

В некоторых случаях сдавать ЕФС-1 нужно и по некоторым обособленным подразделениям, которые:

• имеют свой отдельный расчетный (лицевой) счет;

• осуществляют выплаты работникам;

• уплачивают за сотрудников страховые взносы.

При наличии указанных обстоятельств данные о стаже нужно представлять в СФР по местонахождению ОП. Если же выплаты сотрудникам производит основная организация, сведения по ОП подается от нее.

ЕФС-1: сроки сдачи в 2025 году

Каждые сведения, по которым необходимо отчитаться, имеют свой срок. Информация по каждому виду приведена ниже в таблице.

Как подать ЕФС-1

Отчет должны подавать страхователи по ОПС и страхованию от несчастных случаев на производстве. Определение «страхователь» содержится в двух законах: от 24.07.1998 № 125-ФЗ, от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В данном контексте это работодатели. Касается в том числе и тех, кто принимает лиц по договору ГПХ.

Чтобы подать форму, работодателю следует подключиться к ЭДО СФР. Для этого нужно подать соответствующее заявление. Таким образом, документ подается в электронном виде путем подписания квалифицированной подписью (УКЭП).

Действовать нужно следующим образом:

1. Заключить договор с оператором ЭДО. Это такие организации, которые имеют полномочия и возможности по обеспечению электронного оборота. Делается это с помощью ТКС (телекоммуникационные каналы связи). В данном случае оператор обеспечивает взаимосвязь между страхователем и СФР. Для этого нужно заключить с таким оператором соответствующий договор.

2. Приобрести ЭП. Это необходимо, так как передаваемые документы должны быть в обязательном порядке подписаны УКЭП. Поставить такую подпись может директор или иной работник, имеющий необходимые полномочия. Подпись можно получить в налоговой службе.

3. Подать заявление на подключение в СФР. Для этого в системе электронного документооборота нужно заполнить соответствующее заявление. После этого его надо подписать и отправить в этой же системе. После подачи дождитесь получения уведомления от СФР. Если результат положительный, то после этого с помощью ЭДО вы сможете уже подавать ЕФС-1.

Если работодатель не вовремя сдал отчет или сделал это с ошибками, его привлекут к ответственности. Возможные штрафы:

• несвоевременное представление отчета — 500 рублей за каждое незастрахованное лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ), пять процентов от суммы взносов к уплате за последние три месяца (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ);

• непредставление в срок достоверных и полных сведений: административный штраф на должностное лицо в размере от 300 до 500 рублей;

• несвоевременная подача или представление неполных (недостоверных) сведений о трудовой деятельности. В этом случае возможно привлечение страхователя к административной ответственности (ст. 17 закона № 27-ФЗ);

• недостоверные сведения персонифицированного учета. Штраф составит 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ);

• если документ представлен без соблюдения порядка для электронных документов, нужно будет заплатить 1 тыс. рублей (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

ЕФС-1 подраздел 1.1: как заполнить и образец заполнения (замена СЗВ-ТД)

В этом случае форма подается, если по работнику были кадровые изменения в отчетном периоде:

• прием на работу;

• увольнение;

• перевод;

• работник подал то или иное заявление (трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности);

• иные случаи (ГПХ, кадровые изменения).

Порядок заполнения установлен приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Чтобы представить данный подраздел, в обязательном порядке нужно заполнить титульный лист и подраздел 1 раздела 1. Сведения вносят в отчет:

• на основании первичных документов (например, приказов);

• договоров, по которых начисляют страховые взносы.

Укажите в ЕФС-1 следующую информацию:

• поле «Дата подачи». Здесь указывается дата подачи сотрудником заявления. Если сведения о подаче заявления нужно отменить, указывается прежняя дата (признак отмены) и ставится знак «Х».

Остальные сведения указывают в графах таблицы:

• графа 1. Нужно проставить номер записи каждого кадрового мероприятия (КМ) или договора ГПХ. Номера следует проставить в порядке возрастания;

• графа 2. Ставится дата КМ. Также указывают дату начала периода выполнения работ или их окончания;

• графа 3. Здесь отражается мероприятие (прием, перевод и так далее);

• графа 4. Заполняют по сотрудникам, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. Нужно проставить код РКС или МКС;

• графа 5. Здесь прописывают трудовую функцию и проставляется значение договора. О значениях мы говорили ранее. В частности, 0 — это бессрочный договор, 1 — это срочный до 6 месяцев и так далее

Если для должности предусмотрены льготы, то наименование указывают согласно квалификационным справочникам (профстандартам). Также данная графа не заполняется при заключении ГПХ.

• графа 6. Код выполняемой функции указывается следующим образом. Обозначение должно соответствовать занимаемой должности, виду деятельности. Код представлен в виде пяти цифр (формат ХХХХ.Х):

  • код наименования группы занятий в ОКЗ — первые четыре знака;

  • контрольное число — пятый знак.

В обязательном порядке графу нужно заполнить:

• при приеме;

• увольнении;

• переводе;

• приостановлении;

• возобновлении;

• начале договора ГПХ и его окончании.

Также нужно будет указать соответствующий код. О них мы также уже рассказывали: ДИСТ, НДОМ и так далее. Для гражданско-правовых договоров указывают код из таблицы п.46 порядка заполнения ЕФС-1;

• графа 7. Коды причины увольнения прописаны в приложении к приказу (классификатор параметров). При указании причины увольнения сокращения не используют. Причины указывают в соответствии с положениями ТК.

Если вы используете код «иное» нужно указать реквизиты НПА и конкретную норму обосновывающую увольнение. В случае прекращения гражданско-правового договора данный столбец не заполняется;

• графа 8. Здесь указывают название документа, который является основанием КМ. Таким документом может быть распоряжение, приказ и прочее. В случае с ГПХ указывается его наименование;

• графа 9. В данном столбце отражается дата документа;

• графа 10. Указывают номер внутреннего документа или номер договора ГПХ. Прописывать нужно именно цифры, знак «№» не указывается.

При представлении отчета в бумажном виде учтите следующее:

• реквизиты должны быть заполнены печатными буквами;

• не должно быть помарок, исправлений и сокращений;

• данные вносятся чернилами, шариковой ручкой (синей, черной, фиолетовой). Также для заполнения можно использовать вычислительную технику.

Пример заполнения представлен по ссылке.

Подраздел 1.2 отчета ЕФС-1: как заполнить и образец заполнения (замена СЗВ-СТАЖ)

Данный подраздел подается в отношении определенных застрахованных лиц:

• выполняющих работу с правом на досрочную страховую пенсию;

• работающих в с/х и имеющих право на повышение фиксированной выплаты;

• при формировании пенсионных прав, при которых использовался закон о воздействии радиации ЧАЭС (1244-I);

• иных, перечисленных в пункте 3 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Поля. «Отчетный период». Здесь указывается год, за который подаются данные. Формат «ГГГГ».

«Тип сведений». Нужно проставить символ «Х» в типе формы «Исходная». Также существует несколько иных типов сведений. Основная часть из них нужна, чтобы скорректировать или отменить данные. Год корректировки указывают в поле «Корректируемый период».

Нельзя представлять несколько типов сведений сразу:

• если это один и тот же отчетный период;

• одно и то же застрахованное лицо.

Графы:

• 1. Применяется сквозная нумерация. При нескольких периодах работы нужно присвоить номер. Нельзя делать пропуски и повторения;

• 2 и 3. Указывают даты в пределах отчетного периода. Есть особенности при работе по фактически отработанному времени.

При заполнении некоторых граф нужно использовать коды раздела классификатора параметров (приложение 2 приказа);

• 4. Подраздел «Территориальные условия». В этом случае нужно использовать коды из классификатора территориальных условий. Данные заполняют, если в период, отмеченный в графах 2 и 3, лицо трудилось в с/х или районе Крайнего Севера.

Также нужно заполнить столбец 7, в котором прописывают рабочее время в календарном исчислении. Время должно быть переведено в установленном порядке.

Некоторые значения недопустимо отражать в одной строке граф 4 и 7, например, ПРОСТОЙ, ОТСТРАН и так далее;

• 5. В данном столбце прописывается районный коэффициент за работу в местностях с особыми климатическими условиями. При этом в столбце 4 должен стоять соответствующий код;

• 6. Указывают код в соответствии с классификатором «Коды особенности исчисления страхового стажа, коды СЕЗОН и прочее;

• 7. В данном случае также используется классификатор, например, коды ОТСТРАН, ПРОСТОЙ, ДЕТИ. При заполнении нужно учитывать правила сочетаемости кодов;

• 8. Здесь отражают коды о работе в особых условиях. 27-1, 27-2 и так далее.

• 9. В данный столбец вносят коды из раздела «Условия досрочного назначения страховой пенсии». При заполнении нужно учитывать особенности закона о страховых пенсиях. Допускается одновременное сочетание некоторых кодов в графах 8 и 9;

• 10. Прописывают объем работ по занимаемой медработником должности. Также в столбце 9  одновременно должен быть отражен код (27-СМ, 27-ГД и прочее);

• 11. Указывают индивидуальный номер основного рабочего места сотрудника;

• 12. Указывается класс по степени вредности по результатам СОУТ. Коды специальный оценки есть в классификаторе. Столбцы 11 и 12 заполняются в обязательном порядке, если была проведена спецоценка.

Образец заполнения подраздела 1.2 представлен по ссылке.

Подраздел 1.3 отчета ЕФС-1: как заполнить и образец заполнения

Этот подраздел подают госучреждения, осуществляющие определенные виды деятельности, в частности:

• месяц, год, за который представляют данные;

• тип формы;

• месяц и год уточнения сведений.

Код типа указывается в поле «КТО организации».

Графы (особенности):

1. Нумерация сквозная. Номер присваивается строке;

2–3. Укажите дату;

4. В зависимости от категории сотрудника пропишите 0 либо 1;

7. Пропишите код категории персонала;

9–10. Медучреждения проставляют код и значение, остальные ставят 0;

11–12. При отражении используют исключительно цифры;

17. Показатели приводят с тремя знаками после запятой;

25–26. Суммы указывают с двумя знаками после запятой.

Образец можно посмотреть по ссылке.

Раздел 2 отчета ЕФС-1 с 2025 года: как заполнить и образец заполнения (замена 4-ФСС)

Подраздел 2.1 и 2.3 должны представить все страхователи. В отдельных случаях заполняется подраздел 2.1.1. Подраздел 2.2. заполняется только при направлении сотрудников в другие компании.

Нужно указать следующие сведения:

• номер корректировки;

• код периода;

• календарный год;

• среднесписочную численность;

• численность работающих в периоде сотрудниках;

• число инвалидов;

• численность трудящихся с вредными и опасными условиями труда.

Подраздел 2.1. Здесь отражают расчет суммы страховых взносов. Заполняют строки с 1 по 9. Строки 1,4 и 9 разбивают по графам (с 3 по 7).

Подраздел 2.3. Отражают данные:

• о проведении медосмотров. Также указывается общее число лиц, подлежащих осмотрам, и число тех, кто их прошел;

• проведении СОУТ. Прописывают количество мест, подлежащих спецоценке, и количество проведенных мест.

Образец представлен по ссылке.

Подраздел 3 отчета ЕФС-1 с 2025 года: как заполнить и образец заполнения (замена ДСВ-3)

Подается, если есть сотрудники, подавшие заявление об уплате допвзносов на накопительную пенсию. Такие взносы платят работники в добровольном порядке. Делать это можно самостоятельно или через работодателя. Во втором случае он будет удерживать их из зарплаты.

Для сдачи нужно заполнить титульный лист и подраздел 3, в частности, прописать данные:

• о поручении. Пропишите номер и соответствующие даты;

• периоде выплаты. Нужно указать год, за который перечислены взносы;

• застрахованных лицах и перечисленных взносах.

С образцом можно ознакомиться по ссылке.