Бухгалтерский аспект задолженности фирмы

В. Обсокова, ассистент отдела общего аудита ООО «Бейкер Тилли Русаудит»

Рассчитаемся с подотчетниками

Компания выдает деньги из кассы своим сотрудникам на оплату хозяйственных или командировочных расходов. Правила выдачи наличных из кассы регламентируются Порядком ведения кассовых операций, утвержденным письмом Центробанка от 4 октября 1993 г. № 18. Предоставление сумм работнику возможно только при условии полного возврата ранее полученных авансов. В бухгалтерском учете

такие расчеты отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По окончании отчетного периода возможны как остатки неиспользованных сумм, так и задолженность фирмы перед сотрудниками. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером. В этом случае у работника возникает кредиторская задолженность, а у фирмы – дебиторская, которую оформляют проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

Выдача денег сотрудникам обособленных подразделений из кассы, с расчетных и других банковских счетов отражают записью: Дебет 71 Кредит 79

Трата денежных средств оформляется авансовым отчетом. Он содержит перечень хозяйственных операций и суммы расходов на основании прилагаемых документов и представляется в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки.

Пример 1

ООО «Аудитпром» направляет Орлова О.А. в г. Новгород для проведения аудиторской проверки ООО «Имона» на 14 дней. Перед отъездом из кассы фирмы сотруднику были выданы деньги на командировочные расходы в размере 28 700 руб., в том числе суточные – 7700 руб. и затраты на проживание в гостинице в течение всей командировки – 21 000 руб. (исходя из стоимости одноместного номера в гостинице – 1500 руб. в сутки). По прибытии в отель оказалось, что свободных номеров по такой цене не было, поэтому работника разместили в комнате, стоимость которой составляла 1000 руб. В течение командировки сотрудник потратил не все суточные, а только 5200 руб.

По возвращении из командировки Орлов должен оформить авансовый отчет на общую сумму 21 700 руб., которая включает суточные – 7700 руб. и расходы на проживание – 14 000 руб. Оставшиеся суточные можно не возвращать в кассу предприятия.

Дебет 50 Кредит 71

– 7000 руб. (21 000 руб. – 14 000) – работником в кассу фирмы сданы деньги, оставшиеся от суммы, выделенной для оплаты проживания в гостинице.

Если по условиям договора между фирмами возмещение всех расходов было бы возложено на ООО «Имона», то запись бы выглядела следующим образом:

Дебет 76 Кредит 71

– 21 700 руб. – на потраченную сумму командировочных бухгалтер выставляет счет компании-клиенту.

Предположим, работник, вернувшись из поездки в субботу вечером, в воскресенье утром уехал в другую командировку на 10 дней и не успел представить отчет по израсходованным суммам. В этом случае бухгалтер должен сделать проводку:

Дебет 94 Кредит 71

– 28 700 руб. – списывается вся выданная сумма на недостачи;

Дебет 70 Кредит 94

– 28 700 руб. – удерживаются деньги из зарплаты Орлова.

Предположим, что по возвращении из командировки работник отказался возмещать оставшуюся сумму командировочных расходов в связи с ее утерей. При этом он представил в бухгалтерию счет-фактуру гостиницы за проживание на сумму 14 000 руб.

Дебет 73-2 Кредит 94

– 7000 руб. – отражена неизрасходованная сумма, невозможная к взысканию;

Дебет 99 Кредит 73-2

– 7000 руб. – по истечении срока исковой давности невозмещенный материальный ущерб списан на убытки.

Обязательства перед поставщиками

Задолженность перед контрагентами возникает между фирмами или индивидуальными предпринимателями по сделкам, оформленным договорами купли-продажи. Для учета расчетов за поступившие товары и услуги предназначен счет 60. По дебету отражают оплату поставщикам, а также выдачу аванса в корреспонденции со счетами учета денежных средств. А по кредиту – образование задолженности перед другими компаниями и физическими лицами в корреспонденции со счетами учета материально-производственных запасов и соответствующих затрат. Долг перед поставщиками принимают к учету на основании счета, счета-фактуры, товарно-транспортных накладных, приходных ордеров, актов выполненных работ.

Обязательства по расчетам с контрагентами должны быть отражены фирмой в следующих случаях.

При поступлении на склад ТМЦ или приемки услуг и работ, согласно документам поставщика:

Пример 2

В соответствии с договором и расчетными документами поставщика, оприходованы материалы, стоимость которых составляет 8000 руб., НДС 18 процентов – 1440 руб., общая стоимость поставки составляет 9440 руб.

Дебет 10 Кредит 60

– 8000 руб. – отражена кредиторская задолженность перед поставщиками;

Дебет 19-3 Кредит 60

– 1440 руб. – сумма НДС по приобретенным ценностям.

В случае получения материалов и оприходования их без расчетных документов (неотфактурованная поставка):

Пример 3

В октябре 2006 года поступили материалы на склад компании на сумму 15 000 рублей. Расчетные документы на оплату от поставщика предъявлены в ноябре. Стоимость поставки составляет 20 400 руб., в том числе НДС – 3111,86 руб. Стоимость материалов без НДС составляет 17 288,13 руб.

Данная поставка является неотфактурованной, так как товары поступили до предъявления документов на оплату. В этом случае материалы приходуются по покупным или по учетным ценам без выделения НДС. Сумма налога будет учтена после поступления от поставщика расчетных документов.

Дебет 10 Кредит 60

– 15 000 руб. – поступили материалы по учетным ценам.

При поступлении от поставщика документов на оплату оприходованных материалов необходимо сторнировать ранее произведенную запись по неотфактурованной поставке и отразить реальную сумму задолженности, указанную в счете-фактуре и других сопроводительных документах:

Дебет 10 Кредит 60

– 15 000 руб. – сторнируется сумма неотфактурованной поставки;

Дебет 10 Кредит 60

– 17 288,13 руб. – поступление материалов без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

– 3111,86 руб. – учтен НДС.

Если оплачены товары, которые до конца месяца не поступили в организацию и находятся в пути или на ответственном хранении у поставщика, то записи будут следующие:

Пример 4

Произведена оплата материалов в ноябре 2006 года, согласно расчетным документам поставщика и транспортным накладным, в сумме 12 000 руб, в том числе НДС – 1830,51 руб. Стоимость товаров без налога (по договорным ценам) составляет 10 169,49 руб. Материалы поступили в декабре.

Для того чтобы отразить запасы в полном объеме, необходимо включить в их состав товары, которые уже принадлежат фирме, но находятся в пути. В соответствии с договором, их отражают записью:

Дебет 60 Кредит 51

– 12 000 руб. – совершена оплата по платежному поручению, согласно счету-фактуре поставщика;

На основании счета-фактуры, а также сопроводительных документов, в ноябре отчетного года отражается стоимость материалов в пути:

Дебет 10 Кредит 60

– 10 169,49 руб. – отражена договорная стоимость материалов в пути без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

– 1830,51 руб. – учтен НДС.

При фактическом поступлении товаров в декабре 2006 года, на начало месяца, следует сторнировать запись по счетам, произведенную в ноябре по расчетам с поставщиками за материалы в пути. После этого необходимо отразить оприходованную продукцию на основании накладных и соответствующую сумму обязательств.

В декабре отчетного года эти операции следует оформить проводками:

Дебет 10 Кредит 60

– 10 169,49 руб. – сторнируется операция по поступлению материалов, числящихся в пути;

Дебет 19 Кредит 60

– 1830,51 руб. – сторнируется НДС;

Дебет 10 Кредит 60

– 10 169,49 руб. – фактическое поступление товаров;

Дебет 19 Кредит 60

– 1 830,51 руб. – учтен НДС.

При отражении материалов в пути и при их фактическом поступлении нужно сделать одинаковые записи по счетам бухгалтерского учета. Однако каждая проводка имеет свой экономический смысл. Так, обязательства по расчетам перед поставщиками образовались в момент их оплаты за материалы, отправленные в адрес фирмы-покупателя. Однако в этот момент нельзя оценить качество и количество товаров, так как они находятся в пути. Но в то же время данная продукция уже является собственностью компании и, следовательно, должна быть отражена в балансе. Поступление материалов на склад организации оформляется первичными документами, в которых указаны цены, количество и другие показатели, характеризующие поставку. По данной хозяйственной операции формируются реальные показатели о стоимости поступивших ресурсов. В связи с этим товары в пути, учтенные ранее в составе запасов, должны быть сторнированы на начало месяца. Такой подход дает достоверную информацию о состоянии производственных запасов.

Кроме того, расчеты с поставщиками и подрядчиками могут происходить с помощью векселей. Порядок ведения бухгалтерского учета таких опе-раций определяется письмом Минфина от 31 октября 1994 г. № 142. Согласно данному документу, факт выдачи векселя учитывается у векселедателя фирмы по кредиту счетов 60 или 76 на сумму,

указанную в документе. При этом показывают корреспонденцию с дебетом счетов учета материалов или издержек производства. В данном случае у покупателя возникает кредиторская задолженность перед продавцом. Однако такая схема учета векселя возможна только при совпадении моментов получения ценностей и выдачи платежного средства. Погашение задолженности перед поставщиком оформляют следующим образом:

Дебет 62 Кредит 90

Задолженность покупателей

Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков появляется при выполнении обязательств в результате совершения сделки, по окончании которой продавец получает требования на платеж. Для учета таких операций предназначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». По данному счету формируется информация о задолженности контрагентов за проданное имущество, право собственности, которое перешло к покупателям, согласно договорам купли-продажи. Также по этому счету отражают суммы полученных авансов и предварительной оплаты.

При отгрузке материалов клиенту сумму дебиторки отражают по дебету 62 счета в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи». Кредиторскую задолженность предприятия перед покупателями учитывают на субсчете «Расчеты по авансам полученным».

Резервируем долги

Ежегодно для выявления просроченной дебиторской задолженности компании обязаны проводить инвентаризацию своих расчетов. В результате может быть выявлена сумма долга покупателей, нереальная для списания. В этом случае фирма должна создать резерв по сомнительным долгам. Причем в бухгалтерском учете величина резерва не ограничена. Ее определяют отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от платежеспособности контрагента и вероятности погашения задолженности полностью или частично. Образование резерва отражают записью: Дебет 91-2 Кредит 63

Списание в течение года просроченного долга, безнадежного к получению, оформляют записью: Дебет 63 Кредит 60, 62, 76

Неиспользованные суммы резерва до конца отчетного года, следующего за периодом его создания, присоединяют к прибыли. В этом случае делают бухгалтерскую проводку: Дебет 63 Кредит 99

Если у фирмы-кредитора есть документы, подтверждающие нереальность взыскания задолженности, например, при ликвидации, то обязательства по расчетам могут быть прекращены до истечения срока исковой давности. Создание и использование резерва по сомнительным долгам являются страховкой для компаний.

Что касается налогового учета, то сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам инвентаризации дебиторской задолженности на последний день отчетного (налогового) периода. Закон № 58-ФЗ внес два существенных изменения в состав и порядок создания резервов.

Во-первых, внесены поправки в статью 266 Налогового кодекса в отношении состава задолженности, которая может быть учтена при создании резерва. Во-вторых, глава 25 дополнена специальной нормой 267.1 «Расходы на формирование резервов предстоящих расходов, направляемых на цели, обеспечивающие социальную защиту инвалидов». Зависит ли право налогоплательщика на создание резерва по сомнительным долгам при расчете налога на прибыль от подтверждения дебитором суммы своей задолженности? В письме Минфина от 26 июля 2006 г. № 03-03-04/1/612 чиновники напомнили, что порядок формирования таких резервов установлен статьей 266 Налогового кодекса. Но там не прописаны особенности проведения инвентаризации для использования ее данных в целях налогообложения. Поэтому на основании статьи 11 при формировании «золотого запаса» нужно использовать данные инвентаризации, проводимой в порядке, установленном приказом Минфина от 13 июня 1995 № 49.

В статьях 265 и 266 Налогового кодекса нет ограничения на учет в составе резервов по сомнительным долгам только сумм дебиторской задолженности, подтвержденной дебиторами. Поэтому в расчетах суммы сомнительного долга для налогообложения следует учитывать весь размер дебиторской задолженности по отгруженным товарам, работам, услугам. Указанное не распространяется на долги с истекшим сроком исковой давности, поскольку в целях налогообложения их признают безнадежными.

к сведению

Чиновники в письме от 28 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/673 пояснили, что в состав внереализационных доходов следует включать суммы кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности. Исключения составят только случаи, предусмотренные подпунктом 21 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса. В доходах фирмы не учитывают обязательства компаний перед бюджетом по уплате налогов и сборов, уменьшенные в соответствии с законодательством или по решению правительства. С января 2007 года вступят в силу поправки в Налоговый кодекс. В результате в доходы предприятия не нужно будет включать списанные долги по неуплаченным налогам и по начисленным пеням и штрафам.

к сведению

Специалисты Минфина в письме от 26 июля 2006 г. № 03-03-04/1/612 разъяснили порядок создания в налоговом учете резерва по сомнительным долгам. Формирование таких сумм установлено статьей 266 Налогового кодекса. Размер резерва следует определять по результатам проведенной на последний день отчетного или налогового периода инвентаризации дебиторской задолженности фирмы. Ее делают на основании приказа Минфина от 13 июня 1995 г. № 49. В соответствии с постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88, результаты проверки обязательств подтверждаются актом по форме № ИНВ-17 и приложением к нему. Эти документы предусматривают отражение в них задолженности как подтвержденной, так и не подтвержденной дебиторами, а также сумм с истекшим сроком исковой давности. В расчетах сомнительной задолженности следует учитывать весь размер обязательств по отгруженным товарам, работам и услугам, подтвержденный результатами инвентаризации. Указанное не распространяется на суммы безнадежных долгов.