«Форменная» собственность: учет и налоги

Форма или спецовка

На практике многие путают форменную одежду со специальной, что ведет к ошибкам в бухгалтерском и налоговом учетах. Спецодежду используют для защиты от загрязнений, выдают сотрудникам, чья деятельность связана с вредными и опасными условиями труда (ст. 209 и ст. 212 ТК). Обеспечение работников такой одеждой является обязанностью предприятия. Такие правила закреплены в постановлении Минтруда от 18 декабря 1998 г. № 51. Спецовка выдается только тем работникам, профессии и должности которых предусмотрены в Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи работникам специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты. Это указано в постановлениях Минтруда от 16 декабря 1997 г. № 63 и от 30 декабря 1997 г. № 69. Такое разъяснение дано в письме Минфина от 19 октября 2006 г. № 03-11-05/235 (текст документа есть в справочной правовой системе КонсультантПлюс).

В отличие от спецодежды предназначение формы состоит не в защите работника от опасных и вредных условий труда. Униформа призвана отражать специфику предприятия и принадлежность сотрудника к конкретной фирме. Одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и содержать товарный знак или логотип компании, ее символику. Причем данные реквизиты наносятся непосредственно на униформу, а не на галстук, косынку или жилет. Об этом сказано в письме Минфина от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99. Таким образом, форма выполняет представительские функции, а спецодежда — защитные.

Фирмы могут предоставлять своим сотрудникам обмундирование в личное пользование либо для применения только на работе без передачи им в собственность. От выбранного варианта зависит налогообложение таких операций.

Владелец одежды — компания

Приобретенную униформу компания учитывает в составе материально-производственных запасов. При выдаче работникам ее списывают. В бухгалтерском учете фирмы стоимость такой одежды отражают в составе расходов по обычным видам деятельности. Однако эти затраты нельзя учесть при налогообложении прибыли. Так считают специалисты финансового ведомства в письмах от 9 октября 2006 г. № 03-03-04/4/156 и № 03-03-04/1/686. Свою позицию они объясняют тем, что, согласно статье 255 Налогового кодекса, к расходам на оплату труда можно отнести только затраты на приобретение форменной одежды, которая впоследствии выдается работникам в личное пользование. Таким образом, в случае, когда униформа остается собственностью фирмы, ее стоимость не уменьшает налог на прибыль. Даже если обязанность по выдаче одежды закреплена в трудовом или коллективном договоре. Однако с мнением Минфина можно поспорить. Согласно статье 264 Налогового кодекса, все затраты, связанные с реализацией, входят в налоговую себестоимость. Следовательно, при включении платы за приобретение униформы в расходы для целей налога на прибыль главным условием будет документальное под-тверждение затрат и их экономическая обоснованность. В такой ситуации важно представить сведения, доказывающие получение выгоды от использования формы. Для этого компания должна разработать внутренние документы и указать их в учетной политике, а в трудовых договорах следует предусмотреть обязательное ношение формы и цель такого ношения. Хотя это и так понятно, ведь яркие логотипы компании и ее реквизиты на куртках работников обязательно привлекут внимание к компании, что не может не стимулировать ее работу. К тому же если в законодательстве предусмотрено применение форменной одежды, то расходы на ее приобретение можно отнести на затраты независимо от того, кто является собственником униформы. Руководитель направления и методологии контроля компании «PRADO Аудит» Ольга Маштакова считает утверждение Минфина о невключе-нии стоимости формы в состав затрат до-вольно спорным. Так, в постановлении ФАС

Московского округа от 5 марта 2005 г. № КА- А41/1387-05 отмечено, что в данной ситуации важно подтвердить производственный характер расходов. То есть в документе, определяющем порядок использования униформы (например, в положении о форменной одежде), должно быть определено, для каких целей она вводится. Однако, принимая решение об учете расходов на обмундирование, которое не передается в собственность сотрудников, для целей исчисления налога на прибыль, а также о применении вычетов по НДС, следует иметь в виду, что свою правоту, скорее всего, придется доказывать в суде.

Если компания оставляет право собственности на форму за собой, то ей не нужно вносить в бюджет зарплатные налоги. Стоимость передаваемой во временное пользование форменной одежды, которую выдают на основании положений законодательства, ЕСН не облагается (подп. 11 п. 1 ст. 238 НК). В Налоговом кодексе четко не указано, нужно ли платить налог, если ношение формы не предусмотрено законами. Однако, по мнению Минфина, если обмундирование выдано сотрудникам на основании коллективного договора и подлежит возврату предприятию, то на его стоимость единый социальный налог не начисляют (письмо от 29 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/41). А поскольку одежда принадлежит фирме, выдается работникам на время и после срока службы сдается обрат-но, то ее стоимость доходом сотрудников не является и обложению НДФЛ не подлежит (письмо Минфина от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/502).

Отдаем сотруднику

Компания может предоставлять форму сотруднику в личное пользование. Она передается ему в собственность, то есть работник не обязан возвращать ее назад. Предоставление компанией одежды сотрудникам должно быть указано в трудовых договорах.

Передача обмундирования представляет собой реализацию, которая подлежит обложению НДС. Если выдача униформы предусмотрена законодательством, то затраты на ее приобретение компания может включить в расходы на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК). Следовательно, у фирмы в таком случае возникает объект налогообложения (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Базу для исчисления налога определяют исходя из рыночной стоимости формы (письмо Минфи-на от 1 сентября 2005 г. № 03-04-11/218 и от 22 апреля 2005 г. № 03-04-11/87).

Ольга Маштакова обращает внимание на то, что, если предоставление формы действующим законодательством не предусмотрено, на ее стоимость нужно начислить ЕСН. Соответственно, у компании возникает объект обложения и база для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное и социальное страхование. Кроме того, передача в качестве оплаты труда форменной одежды является доходом сотрудника, полученным в натуральном виде, и включается в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 статьи 210, подп. 3 п. 2 ст. 211 НК).

Если передача формы не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным договором, а выдается по личной инициативе компании, то затраты на ее приобретение не уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли. В таком случае ЕСН и пенсионные взносы начислять не нужно (п. 3 ст. 236 НК). Так как такие затраты не относятся к расходам на оплату труда. В данной ситуации целесообразно учесть выдачу одежды работникам как подарок от организации, поскольку его стоимость в пределах 4000 рублей налогом на доходы не облагается.

Старший аудитор Группы компаний «Градиент Альфа» Тенгиз Бурсулая:

— Все же мы рекомендуем право собственности на форму оставлять у себя, а не передавать работникам. Так, можно выдавать одежду по обычной раздаточной ведомости, где сотрудник распишется в графе «Получил во временное пользование». В этом случае налоговики никак не смогут доказать, что обмундирование перешло во владение сотрудника. А значит, не будет и объекта налогообложения НДФЛ, ЕСН и НДС. Более того, можно учитывать в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, стоимость такой одежды. И вот почему. Пункт 5 статьи 255 Налогового кодекса содержит условие предоставления формы в личное пользование работников. Однако компания может учесть ее стоимость и в составе материальных расходов без передачи ее в собственность сотрудников (п. 3 ст. 254 НК). Налоговый кодекс не содержит запрета отражать в затратах одежду, даже не предусмотренную законодательством или специальными нормативами. Основное требование отнесения к расходам — экономическая обоснованность и документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК). В настоящее время униформа — это элемент престижа, своеобразный товарный знак фирмы, обусловленный обычаями делового оборота и, безусловно, направленный на получение прибыли. Таким образом, расходы на обмундирование сотрудников вполне можно признать отвечающими критерию экономической обоснованности. К такому же выводу приходят и арбитражные суды. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 16 декабря 2005 г. N КА-А41/12357-05 отмечено, что довод налоговой инспекции о том, что законодательством не утверждены типовые нормы выдачи форменной одежды для некоторых организаций, вовсе не означает, что затраты на ее приобретение нельзя учесть при расчете налога на прибыль. При этом важно подтвердить производственный характер расходов. Например, обосновать выдачу формы приказом руководителя, указать в нем круг лиц, которым она положена, порядок ее выдачи и возврата.

Юлия Горбик