В поисках покупателей, поставщиков, инвесторов и партнеров бизнесмены не редко отправляют своих сотрудников в загранкомандировки. Дело это несколько хлопотное, особенно для тех, кто сталкивается с ним в первый раз.
Для начала отметим, что в любую командировку можно направить только штатного работника фирмы, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность человека, с которым вы заключили гражданско-правовой договор, командировкой не является.
Итак, решение о поездке за рубеж принято. Дело за малым: оформить документы, решить вопрос с «проездными» и, конечно же, с налогами. Но, обо всем по порядку.
Дела бумажные
Перед тем, как направить работника в командировку, в том числе и заграничную, необходимо оформить служебное задание по унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
На основании служебного задания вы должны составить приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или Т-9а (если в командировку едут несколько работников).
При направлении в обычную командировку работнику выписывают командировочное удостоверение. В Минфине считают, что при наличии приказа составлять командировочное удостоверение не обязательно (письмо от 24 октября 2006 г. № 03-03-04/2/226). Отметим, что в случае загранкомандировки оформлять удостоверение также не нужно: ведь даты въезда и выезда из страны будут известны из загранпаспорта командированного.
После возвращения из поездки, сотрудник заполняет на бланке служебного задания (форма № Т-10а) раздел 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Кроме того, работник обязан составить авансовый отчет по форме № АО-1 (постановление Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55) и принести его в бухгалтерию. К этому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие его расходы во время командировки (билеты, чеки ККТ и т. д.). Если все документы в наличии и правильно оформлены, вам остается лишь отразить командировочные расходы в учете.
Дела валютные
«Законная» неразбериха. Командированному оплачивают: расходы по найму жилого помещения, по проезду к месту назначения и обратно, суточные и другие расходы (например, затраты по оформлению и выдаче виз, паспортов, оплату услуг связи или почты). Для покрытия подобных трат сотруднику перед его командировкой выдают аванс. В случае загранкомандировки, его, как правило, выдают в валюте той страны, куда направляется сотрудник.
Правильно выдать валюту для загранкомандировки – один из самых важных и, на взгляд многих бухгалтеров, сложных вопросов. Дело в том, что долгое время он был законодательно не урегулирован. Однако в настоящее время все более или менее ясно.
Но, немного истории. До 18 июня 2004 года снимать наличные с валютных счетов и выдавать их командируемым за рубеж разрешало Положение Центробанка от 25 июня 1997 г. № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Неразбериха началась со дня вступления в силу Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»: в перечне разрешенных валютных операций оплата командировочных расходов в иностранной валюте не значилась. При этом покупать валюту в уполномоченном банке и снимать ее со счета закон не запрещал (п. 2 части 3 ст. 9 Закона № 173-ФЗ, письмо Центробанка от 22 марта 2005 г. № 36-3/526).
Заметив свою оплошность, законодатели поспешили ее исправить. Так, летом 2005 года был принят Закон от 18 июля 2005 г. № 90-ФЗ, который, в частности, внес поправки и в статью 9 Закона № 173-ФЗ (именно в этой статье перечислены разрешенные валютные операции). С тех пор оплачивать или возмещать «валютные» расходы работника на загранкомандировки можно. Другой вопрос: как это следует делать.
Ведь в итоге, ситуация выглядит следующим образом. Вы вправе приобрести иностранную валюту в банке и снять ее со своего счета, но выдать наличными деньгами своим сотрудникам не можете. Только по «безналу». Этот парадокс возник непреднамеренно. Дело в том, что законодатели «забыли» внести поправки в статью 14 Закона «О валютном регулировании». Именно в этой статье предусмотрены ситуации, когда фирмы, в виде исключения, могут рассчитываться в иностранной валюте. Значит, те компании, которые выдают командированным сотрудникам иностранную валюту наличными деньгами, нарушают валютное законодательство.
Какого наказания ждать. Выявить нарушение валютного законодательства могут три организации. Это – ваш банк при проверке соблюдения кассовой дисциплины, налоговая инспекция при проверке соблюдения валютного законодательства (как агенты валютного контроля согласно п. 3 ст. 22 Закона № 173-ФЗ) или НДФЛ и территориальные органы Росфиннадзора.
Так, например, при несанкционированной выдаче из кассы иностранной валюты грозит штраф за «осуществление незаконных валютных операций» (п. 1 ст. 15.25 КоАП). Сумма штрафа – от 3/4 до 100 процентов от суммы незаконной операции.
Правда, за подобное нарушение валютного законодательства фирму могут оштрафовать только в течение года с момента совершения такого нарушения, поскольку оно относится к категории «не длящихся» (п. 1 ст. 4.5 КоАП). Даже если вы несколько раз выдали валюту через кассу, отнести правонарушение к категории «длящиеся» все равно нельзя. Ведь каждое такое действие можно расценить как совершение конкретной платежно-расчетной операции по выдаче валюты из кассы, которая и завершается в момент ее осуществления. В свою очередь, множественность таких операций может говорить лишь о неоднократном совершении самостоятельных правонарушений. Такой же вывод позволяет сделать и постановление Президиума ВАС от 11 мая 2005 г. по делу № 16246/04.
Учтите, что сотрудники налоговой инспекции могут только обнаружить нарушение, составить акт по результатам проверки и передать его в органы валютного контроля (ст. 28.3 КоАП). Оштрафовать же фирму по статье 15.25 Кодекса об административных правонарушениях имеет право только Росфиннадзор (ст. 23.60 КоАП). Такого мнения придерживаются и судьи (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10 марта 2005 г. № Ф04-1129/ 2005(9290-А27-27)).
Не нарушая закон. Тем не менее, можно выдать командировочные, не нарушая закона, а значит, и не опасаясь возможных штрафов. Во-первых, сотрудники могут снять командировочные с корпоративной банковской карты (п. 2.5 Положения Центробанка от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Ее можно получить в дополнение к валютному счету фирмы. С помощью корпоративных карт можно оплатить расходы на командировки в безналичном порядке или получить для этих целей наличные в иностранной валюте за рубежом.
Во-вторых, можно перевести валюту на личную кредитную карточку командируемого работника. Так удобно поступить особенно тем фирмам, у которых нет валютного счета. В этом случае поручите банку купить валюту и перечислить ее на счет сотрудника.
Если в ходе командировки сотрудник по каким-либо причинам не получит за границей всей суммы командировочных, то такую «недоимку» можно возместить и при возвращении «интуриста» в Россию. Это может сделать сама организация, выплатив рублевый эквивалент недополученных средств. Или же суммы могут быть зачислены на текущий валютный счет работника в банке (постановление Минтруда от 20 августа 1992 г. № 12).
И, в-третьих, если у вашей организации нет валютных счетов или же вы отправляете работников в страну, где расчеты кредитными картами – явление редкое, выдайте ему рубли. Как физическое лицо он самостоятельно обменяет их на нужную валюту. Правда, этот способ связан с определенным риском: некоторые «дотошные» чиновники считают, что, покупая валюту для командировки, ваш сотрудник действует как представитель фирмы, а фирмы покупать валюту в обменных пунктах не могут. На самом же деле сотрудник покупает валюту от собственного имени, не предъявляя доверенность от компании, а значит, и не представляя последнюю. С того момента, как фирма выполнила свою обязанность и выдала аванс на командировку, работник действует самостоятельно и может сам решить, где именно обменять рубли на иностранную валюту.
Кстати, в этом вопросе на вашей стороне есть еще один довольно весомый аргумент: инструкция Центробанка от 28 апреля 2004 г. № 113-И. Она ясно дает понять, что обменные пункты предназначены исключительно для граждан.
И последняя памятка. Суточные по заграннормам работник получает за каждый день командировки, начиная со дня пересечения границы России. День, в который работник возвращается в Россию, оплачивается в рублях по обычным (российским) нормам. Если за время поездки он посещает несколько стран, то нормы, установленные для каждого государства, применяются с даты въезда в страну. Эта дата определяется по штампам пограничной службы в паспорте работника (совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу»).
Но перед тем как рассчитать и выдать аванс на загранкомандировку, еще раз проверьте, не имеет ли поездка работника каких-либо дополнительных «особенностей». Дело в том, что существует постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 (далее – Постановление № 812), которое ограничивает выплату суточных.
Так суточные не положены вообще, если ваш работник получает валюту на личные расходы от принимающей стороны. При обеспечении работника бесплатным питанием за счет принимающей стороны, суточные выплачивают в размере 30 процентов от установленной нормы. Если срок загранкомандировки составляет лишь один день, суточные выплачивают в размере 50 процентов от установленной нормы (п. 7 Постановления № 812).
Дела налоговые
НДС. Можно принять к вычету сумму налога по расходам, связанным с проездом и проживанием (п. 7 ст. 171 НК РФ). При этом НДС по «проездным затратам» можно принять к вычету только в том случае, если пункты отправления и назначения находятся на территории России. Сумма налога должна быть выделена в проездном документе (билете) одной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности (п. 10 постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).
налог на прибыль. Расходы на проезд и проживание учитывают при расчете налога на прибыль в полном объеме. Но это возможно только при наличии документов, подтверждающих эти затраты. Суточные же уменьшают базу по налогу на прибыль только в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. В этом документе приведены нормы суточных как при командировках внутри России, так и для зарубежных поездок.
НДФЛ. Командированным сотрудникам фирма компенсирует расходы на дорогу, проживание и суточные. Все эти выплаты не облагаются налогом на доходы физлиц (п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем первые два вида компенсаций не облагаются в размере фактических затрат, подтвержденных первичными документами, а суточные в пределах «норм, установленных в соответствии с действующим законодательством». Таким «законодательством» в данном случае является Трудовой кодекс. В нем сказано, что фирма может определить размер суточных по своему усмотрению (ст. 168 ТК РФ). Главное, закрепить это в коллективном или трудовом договоре, в любом другом соглашении или локальном нормативном акте. Значит, суточные могут не облагаться НДФЛ также в полном объеме.
Кстати, если расходы на жилье не подтверждены первичными документами, то они не облагаются НДФЛ, также как и суточные, «в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством». И в этом случае «законодательство» – Трудовой кодекс, а значит, нормы вы устанавливаете сами.
ЕСН. Суточные в пределах норм не облагаются ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Отметим, что с суммы сверхнормативных суточных начислять этот налог также не нужно, так как она не учитывается при расчете налога на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ). Таким образом, суточные не облагаются ЕСН в полном размере, равно как и расходы на проезд и проживание. Не надо платить с них и взносы в Пенсионный фонд (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).
Взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не облагаются суточные и прочие командировочные расходы в «пределах норм, установленных законодательством» (п. 10 постановления Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765), то есть Трудовым кодексом. А значит, не облагаются суточные в пределах норм, которые установлены на вашей фирме.
Превратности судьбы
К сожалению, налоговики считают, что при расчете и НДФЛ, и ЕСН все же существуют нормативы, утвержденные приказом Минфина от 2 августа 2004 г. № 64н (письмо Минфина от 25 октября 2004 г. № 03-05-01-04/ 54 «О налогообложении суточных при зарубежных командировках»). С позицией чиновников не стоит соглашаться. Право на это дает Трудовой кодекс, который регулирует отношения между работодателем и работником по всем вопросам, возникающим в сфере трудовых отношений, в том числе и по вопросам командировок.
Но и это не все. Случается, что при расчете НДФЛ и ЕСН налоговики пытаются приписать суточным нормы, предназначенные для расчета налога на прибыль. Ни в коем случае не соглашайтесь с ними. Ведь арбитражная практика на вашей стороне (решение ВАС от 26 января 2005 г. № 16141/04).
это важно
Во время любой командировки вы обязаны выплачивать работнику среднюю заработную плату за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Общий порядок расчета среднего заработка установлен в статье 139 Трудового кодекса. А его особенности утверждены постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213. Если сотрудник был специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, за работу в эти дни вы должны начислить ему доплату или предоставить дополнительные дни отдыха.
осторожно
Как и прежде, работник, который вывозит из страны меньше трех тысяч долларов США, валюту не декларирует. Если вывозит больше, надо подать декларацию. Если же сумма превысит десять тысяч долларов США, то ее вывоз не допускается. Исключение составляет «экспорт» валюты, которая была ввезена или переведена в Россию ранее (письмо Федеральной таможенной службы от 26 июля 2005 г. № 01-06/25300).
это важно
Вы вправе не только «выдавать» валюту своим работникам, направляемым в зарубежную командировку, но и принимать от них неистраченные суммы или возмещать перерасход.
это важно
С 1 января 2006 года подтвердить свои расходы можно «документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы» (п. 1 ст. 252 НК РФ). Раньше все документы должны были быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, что давало налоговикам большие возможности для «придирок».
Ю. Савицкая, налоговый консультант
Начать дискуссию