Особенности регистрации счетов-фактур в книге покупок

О чем спрашивали

Итак, редакция просила разъяснить следующие вопросы:

«1. Фирма регистрирует в дополнительном листе книги покупок только те счета-фактуры от поставщика, которые подлежат аннулированию (то есть были составлены с нарушениями). Правильно ли мы понимаем, что исправленные входящие счета-фактуры компания должна регистрировать не в доплисте к книге покупок, а в самой книге покупок? Если да, то в каком периоде это нужно делать? Когда исправленный счет-фактура был фактически получен компанией? Или в месяце получения первоначально выставленного счета-фактуры?

2. В книге покупок зарегистрирован счет-фактура, по которому НДС можно принять к вычету не в полной сумме, а частично. Например, часть товаров по этому счету-фактуре компания использовала в деятельности, не облагаемой НДС. Как и в каком периоде следует внести исправления в книгу покупок, чтобы уменьшить сумму налога к вычету?»

Что ответили

При ответе на первый вопрос сотрудники Минфина сослались на письмо ФНС от 6 сентября 2006 г. № ММ-6-03/896@. В нем налоговики пояснили, когда и как нужно вносить исправления в книгу покупок, если счет поставщика содержит ошибки. Напомним, в чем суть дела.

Счет – фактура с ошибками

Итак, фирма зарегистрировала счет-фактуру поставщика в книге покупок и приняла к вычету входной НДС. Позднее бухгалтер обнаружил в этом счете ошибки: например, в нем оказались неверно указаны (или вовсе не указаны) необходимые реквизиты. В пункте 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж (утверждены постановлением Правительства РФ № 914) сказано, что такой счет регистрировать в книге покупок нельзя. Значит, нельзя получить по нему и налоговый вычет.

Чтобы воспользоваться правом на вычет, бухгалтер должен действовать так:

• вернуть счет с «ошибками» поставщику, чтобы тот внес необходимые исправления и заверил их подписями должностных лиц и печатью фирмы. Кроме того, поставщик должен поставить на счете дату внесения исправлений;
• аннулировать данные счета с «ошибками» в дополнительном листе книги покупок. Сделать это нужно за тот период, в котором «ошибочный» документ был зарегистрирован;
• сдать уточненную декларацию по НДС за тот налоговый период, в котором налог по «неправильному» счету-фактуре приняли к вычету. В декларации нужно указать уменьшенную сумму НДС, которую можно зачесть из бюджета (соответственно, сумма налога к уплате увеличится);
• получить от поставщика исправленный счет-фактуру и зарегистрировать его в книге покупок в том месяце, которым датируются исправления.

Обратите внимание: если поставщик согласится заверить внесенные исправления той же датой, которой изначально был выписан сам счет, то вы освободите себя от лишней работы. Вам не нужно будет вносить изменения в книгу покупок и подавать уточненную декларацию.

Кстати, полученные счета-фактуры могут быть вовсе не зарегистрированы в книге покупок. В этом случае нужно:

• зарегистрировать счета – фактуры в том месяце, в котором они были фактически получены (для этого заполняют дополнительный лист к книге покупок);
• сдать уточненную декларацию по НДС за тот же период. Сумма налоговых вычетов в ней увеличится, соответственно, уменьшится сумма налога к уплате в бюджет.

Если НДС восстановили

На второй вопрос финансисты ответили следующее.

Налоговый кодекс содержит требование восстанавливать входной НДС, который раньше был принят к вычету. Случаи, когда это необходимо сделать, перечислены в статье 170 Налогового кодекса. Так, восстановить налог придется, передав имущество в качестве вклада в уставный капитал другой фирмы. Кроме того, восстанавливать налог нужно, если ценности, по которым уже зачли НДС, в дальнейшем используют в деятельности, не облагаемой налогом.

Например, оптово-розничная фирма, «розничная» деятельность которой переведена на ЕНВД, а оптовая – облагается «традиционными» налогами, получила товары от поставщика. При поступлении товаров на склад бухгалтер предположил, что их будут продавать оптом. Поэтому он отразил их стоимость на счете 41 субсчет «Товары в оптовой торговле» и зачел входной НДС по ним, зарегистрировав счет-фактуру поставщика в книге покупок.

Однако впоследствии часть товаров из этой партии передали для розничной продажи. А как известно, «вмененная» деятельность от НДС освобождена. Поэтому НДС по товарам, переданным в розницу, нужно восстановить и заплатить в бюджет.

Финансисты разъяснили: восстанавливая входной налог, вносить изменения в книгу покупок и заполнять дополнительные листы к ней не нужно. Входящие счета-фактуры, НДС по которым вы восстанавливаете, нужно зарегистрировать в книге продаж. Причем зафиксировать в этой книге надо не всю сумму входящего документа, а лишь ту, на которую требуется восстановить налог. Похожая формулировка есть, кстати, и в пункте 16 постановления № 914: «...счета-фактуры, на основании которых суммы налога были ранее приняты к вычету, подлежат регистрации в книге продаж на сумму налога, подлежащую восстановлению».

Обратите внимание: пени на сумму восстановленного налога не начисляются. Ведь раньше фирма приняла его к вычету на вполне законных основаниях.

Другое дело, если бухгалтер заранее знает, какая часть купленных ценностей будет использована в облагаемой НДС деятельности, а какая – в необлагаемой. В этом случае входящий счет-фактуру регистрируют в книге покупок не полностью, а частично. Здесь отражают стоимость только того имущества, которое будет использовано в облагаемой НДС деятельности и, соответственно, только ту сумму входного налога, которую фирма вправе зачесть из бюджета. Поступать так позволяет пункт 8 постановления № 914.

О чем умолчали

Финансисты не разъяснили, как нужно «отделять» счета-фактуры в доплистах друг от друга. Ведь получается, что в дополнительный лист книги покупок попадут:

• входящие счета-фактуры, которые бухгалтер по тем или иным причинам «не заметил» и вовремя не зарегистрировал;
• ошибочные входящие счета- фактуры, которые нужно аннулировать.

И если первые увеличивают сумму налоговых вычетов, то вторые – наоборот, уменьшают.

При этом записи по «неправильным» счетам-фактурам внешне никак не отличаются от записей по счетам-фактурам верным, но «поздно обнаруженным». И, если таких документов окажется много, то это усложнит процедуру подведения итогов в доплисте. И бухгалтер рано или поздно просто «запутается».

Можно ли, например, неправильные счета-фактуры регистрировать со знаком «минус», а правильные – со знаком «плюс»? Или делать записи разными цветами (красным и синим, например)? Такие вопросы мы задавали финансистам еще летом, направив в Минфин другой запрос. Правда, речь там шла о книге продаж, а не о книге покупок, но сути это не меняет. Наши вопросы, к сожалению, пока остались без ответа.

А вот еще одна проблема: предположим, что фирма переходит на «упрощенку» с нового года. И ей нужно восстановить НДС на остаток материалов или товаров. Стоимость остатков ценностей определить можно по данным учета. А вот по каким именно входящим счетам-фактурам они получены, узнать невозможно, особенно при большом ассортименте. Как действовать в такой ситуации, Минфин не разъяснил. По нашему мнению, в этом и подобных случаях фирме придется выписать счет-фактуру «самой себе» (как это делают, например, при передаче товаров для собственных нужд, выполнении СМР хозспособом). В документе нужно отразить стоимость остатка товаров или материалов, НДС по этому остатку, и зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж.

Ю. Никерова, А. Барышников эксперты бератора «НДС от А до Я»