Какие бывают удержания из заработной платы и как их оформляют

Ст. 137 ТК предусматривает строгие рамки относительно того, какие именно суммы и в каком порядке могут быть удержаны из зарплаты сотрудников. Это сделано для защиты прав обеих сторон трудовых отношений — как работодателей, так и самих работников.

Удержания делят на три большие группы:

В ст. 137 ТК четко определен исчерпывающий перечень ситуаций, при которых возможно удержание из зарплаты:

1. Возврат аванса, полученного в счет зарплаты, но не отработанного.

2. Погашение неиспользованной суммы аванса, который выделили на командировку или иной случай.

3. Возврат суммы, полученной сверх положенной величины из-за счетной ошибки.

4. Удержание излишне выплаченных сумм, которые выявили в ходе рассмотрения трудового спора и вызванных проступком сотрудника.

Особое внимание уделяется удержаниям при уходе сотрудника в отпуск досрочно, до завершения рабочего периода, за который полагался отпуск. Здесь действуют специальные правила:

• если работник уходит раньше окончания года и получает отпуск, компания вправе удержать оплату за дни отдыха, которые остались бы неиспользованными;

• если причины увольнения входят в определенный законом перечень исключительных случаев (например, ликвидация предприятия, сокращение штатов, смена собственника), то никаких удержаний за дни отпуска не производится.

Перед оформлением удержания работодателю важно проверить выполнение ряда условий:

• срок исковой давности (обычно один месяц) для реализации права на удержание не истек;

• сотрудник письменно подтвердил свое согласие на удержание (это может быть специальный бланк или заявление);

• если одно из условий нарушено, единственным возможным вариантом станет обращение в судебные инстанции.

Разберемся с видами удержаний подробнее.

Согласно ТК, предприятие вправе произвести удержание из зарплаты работника, если были допущены расчетные ошибки, которые привели к неправильному исчислению:

• зарплаты;

• отпускных;

• авансов, которые выдали заранее.

Максимальный предел удержания из заработной платы сотрудника в одном месяце ограничен 20% от общего размера начисленного вознаграждения за вычетом НДФЛ по ст. 138 ТК.

Чтобы инициировать процедуру удержания, потребуется подготовить специальное уведомление, в котором указывают:

1. Причину возникновения переплаты («счетная ошибка»).

2. Конкретную сумму превышения.

3. Срок, в течение которого сотрудники должны вернуть излишне уплаченные средства удобным способом — наличными или удержанием из будущих начислений.

Уведомление оформляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй вручается сотруднику под роспись.

Закон допускает возврат излишне перечисленных пособий по временной нетрудоспособности, если причиной стали вычислительные ошибки или недостоверные сведения, представленные самим сотрудником. Например, переплата произошла из-за предоставления справки с некорректными показателями дохода за предыдущие годы от других компаний.

Работники получают авансы для покрытия расходов на покупку товаров или услуг для нужд фирмы. Для отчетности необходимы оправдательные документы (чек, накладная и прочее). Любые неизрасходованные остатки подлежат возврату предприятию в сроки, предусмотренные внутренними правилами компании.

Если сотрудник отказывается возвратить оставшиеся средства, фирма вправе компенсировать издержки за счет очередной зарплаты. Но лимит удержания остается неизменным — не более 20% от зарплаты после удержания НДФЛ по ст. 138 ТК.

Порядок подготовки распоряжения о проведении удержания соответствует общему алгоритму: руководитель готовит приказ в произвольной форме, сотрудник ставит свою подпись, подтверждает осведомленность и выражает свое согласие на удержание.

Если сотрудник нанес прямой ущерб имуществу компании (повредил оборудование, украл ценности), руководство вправе потребовать возмещения убытка. Важно учитывать степень вины и характер повреждений.

Предельная величина регулярных удержаний — не более 20% после удержания НДФЛ по ст. 138 ТК. Если работник отказался от урегулирования вопроса мирным путем, разрешение спора осуществляется судом.

Правомерность удержания алиментов гарантируется СК. Регулярные удержания осуществляются на основании официально зарегистрированных соглашений или решений судебных инстанций.

Размер алиментов зависит от количества иждивенцев:

• один ребенок — 1/4 дохода;

• двое детей — 1/3;

• трое и более — 1/2.

Максимальный порог удержаний достигает 70% по ч. 3 ст. 138 ТК, если речь идет о содержании несовершеннолетних детей. При одновременном поступлении нескольких исполнительных документов общую сумму удержаний рассчитывают пропорционально каждому документу.

Удержанная сумма должна поступить адресату не позже трех рабочих дней после выдачи зарплаты.

Если у сотрудника есть задолженности перед иными лицами (кредиты, штрафы и проч.) и поступил соответствующий исполнительный лист, организация также должна исполнить эти требования. Установленный законом предельный размер удержаний ограничивается 50% заработка на руки, если предметом являются обычные взыскания по п. 2 ст. 99 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.

Исключениями становятся дела, которые связаны с нанесением ущерба здоровью третьих лиц, преступными действиями или гибелью кормильца. Тогда лимит удержаний составляет 70% по п. 3 ст. 99 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.

Таким образом, обязательным является лишь НДФЛ и удержания по судебным актам, исполнительный листам и другим официальным документам. Добровольное же удержание производится исключительно по инициативе самого сотрудника.

Работодатель обязан соблюдать установленные нормы удержаний и своевременно информировать сотрудника обо всех произведенных вычетах из заработка. Никаких распоряжений или согласия работника на проведение обязательных удержаний не требуется.

Процесс распределения средств при наличии нескольких исполнительных документов осуществляется по правилам из ст. 111 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

Только после полного закрытия долгов предыдущей группы начинается исполнение следующей категории обязательств. Если гражданина обязали погасить коммунальные долги и недоимки по налогам, первые получат удовлетворение только тогда, когда исполнены государственные требования.

Организация не вправе производить начисления за прошлые периоды: удержания начинаются только с момента поступления официальных бумаг от уполномоченных органов.

Некоторые выплаты от работодателя освобождаются от налоговых и иных удержаний. К ним относятся:

1. Материальная помощь, которую предоставляют сотруднику при появлении ребенка, вступлении в брак либо утрате близкого родственника.

2. Компенсация затрат на проживание и проезд в командировках.

3. Оплата путевок на отдых в отечественных санаториях.

4. Средства, полученные по социальным контрактам.

Помимо детских вычетов существуют и другие случаи освобождения от налогов по ст. 217 НК:

1. Расходы на жилье и транспортные услуги во время командировок, которые подтверждены чеками и билетами.

2. Суточные расходы в пределах норм: внутри страны — до 700 рублей, за границей — до 2 500 рублей.

3. Поддержка семьям в случае утраты близких родственников.

4. Единовременная выплата сотрудникам до 1 млн руб. в первый год после рождения, усыновления или установления опекунства ребенка.

Однако часто возникает ситуация, когда одновременно возникают сразу несколько оснований для удержаний: задолженность по налогам, алиментам, кредитам и необходимость возмещения работодателю потраченных средств. Здесь порядок действий следующий:

1. Изначальное удержание НДФЛ.

2. Затем погашение долгов перед судебными органами по соответствующим исполнительным листам.

3. Только после этого работник самостоятельно решает вопрос о возвращении задолженностей работодателю, иначе процесс взыскания невозможен.