Отразить расходы на покупку и обслуживание справочно-правовых систем не так просто, как кажется на первый взгляд. Дело в том, что правила их бухгалтерского учета не всегда совпадают с налоговым.
Расходы фирм на покупку справочно-правовых систем состоят из затрат:
– на приобретение самой программы;
– на информационное сопровождение (иными словами, на обновление системы).
Налоги как они есть
В налоговом учете затраты фирм на покупку справочно-правовых систем включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК).
Если фирма считает налог на прибыль по методу начисления, такие расходы уменьшают налог на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. Но только в том случае, если договором не определен конкретный срок использования системы. В такой ситуации затраты списываются равномерно в течение срока действия договора.
Исходя из того, что, как правило, справочно-правовые системы передаются пользователю на неограниченный срок, расходы на покупку программы можно в полном объеме включать в затраты того периода, когда они были поставлены. Если же фирма применяет кассовый метод, расходы можно списать сразу после оплаты системы.
Затраты фирм на обновление справочно-правовых систем также относятся к прочим. Такие расходы в полном объеме относятся к затратам того отчетного (налогового) периода, в котором они начислены (при методе начисления) или оплачены (при кассовом методе).
Сумму НДС по приобретенным и оплаченным справочно-правовым системам можно поставить к вычету в момент оприходования программы. Точно также налог по оказанным информационным услугам принимается к вычету после их отражения в учете. Напомним, что в обоих случаях для принятия НДС к вычету обязательно наличие счета-фактуры поставщика.
Пример
1 марта 2004 года ЗАО «Актив» приобрело и оприходовало справочно-правовую систему. Затраты на ее покупку составили 11 800 руб., в том числе НДС – 1800 руб. Кроме того, фирма заключила договор на информационное сопровождение системы сроком на один год. Расходы по договору равны 17 700 руб., в том числе НДС – 2700 руб. Эту сумму фирма оплатила авансом также 1 марта.
Справочно-правовая система приобретена на неограниченный срок. Налог на прибыль фирма считает по методу начисления. Поэтому расходы на приобретение программы в размере 10 000 руб. (11 800 – 1800) бухгалтер «Актива» включил в затраты марта. НДС по приобретенной программе также можно поставить к вычету в полном объеме в момент оприходования справочно-правовой системы.
Расходы на обновление будут включаться в затраты ежемесячно равными долями в течение года. Налог на прибыль будет уменьшать такая сумма:
(17 700 руб. – 2700 руб.) : 12 мес. = 1250 руб.
Одновременно сумму НДС, соответствующую месячной доли затрат на обновление, можно будет поставить к вычету. Эта величина составит:
2700 руб. : 12 мес. = 225 руб.
Бухучет затрат
Расходы на приобретение справочно-правовых систем в бухгалтерском учете отражаются по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов». Затем такие расходы ежемесячно списываются с кредита счета 97 в дебет счетов по учету затрат или прочих расходов. Это следует из пункта 65 Положения по бухгалтерскому учету, утвержденному приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н.
Одновременно стоимость полученной программы отражается на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». В учете это отражается так:
Дебет 002
– отражена стоимость программы;
Дебет 97 Кредит 60
– отражены затраты на приобретение справочно-правовой системы в составе расходов будущих периодов;
Дебет 20 (26, 44 …) Кредит 97
– включены в состав затрат расходы на покупку справочно-правовой системы в размере месячной доли.
Период списания справочно-правовой системы устанавливается равным сроку использования программы, указанном в договоре на ее покупку. Если он не установлен, списать затраты можно в течение срока действия договора об информационном обслуживании. Для этого руководитель фирмы должен составить приказ. Он может выглядеть так:
ЗАО «Актив»
Приказ
«Об установлении срока использования
справочно-правовой системы»
№ 4
1 марта 2004 г.
Приказываю:
1. Установить для целей бухгалтерского учета срок использования справочно-правовой системы «Закон» равным одному году с момента приобретения программы.
Основание: договор об информационном обслуживании № 12/00/334 от 1 марта 2004 года.
Генеральный директор ЗАО «Актив» Павлов (Павлов С.Д.)
Обратите внимание: можно установить и любой другой период списания, но не менее срока действия договора об информационном обслуживании.
Если затраты на покупку справочно-правовой системы при расчете налога на прибыль списываются сразу, в учете фирмы возникает налогооблагаемая временная разница. А это приводит к образованию отложенного налогового обязательства.
Расходы на информационное обслуживание списываются на затраты того месяца, в котором эти услуги оказаны. В учете при этом делается запись:
Дебет 20 (26, 44 …) Кредит 60
– включены в состав затрат расходы на обновление справочно-правовой системы.
Пример
Продолжим предыдущий пример. Срок использования программы «Актив» установил равным одному году. Величина отложенного налогового обязательства составила:
10 000 руб. х 24% = 2400 руб.
Бухгалтер фирмы сделал в учете такие проводки:
1 марта
Дебет 002
– 11 800 руб. – отражена стоимость программы;
Дебет 97 Кредит 60
– 10 000 руб. – стоимость программы отнесена на расходы будущих периодов;
Дебет 19 Кредит 60
– 1800 руб. – учтен НДС;
Дебет 97 субсчет «Налогооблагаемые временные разницы» Кредит 97
– 10 000 руб. – отражена налогооблагаемая временная разница;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77
– 2400 руб. – отражено отложенное налоговое обязательство;
Дебет 60 Кредит 51
– 11 800 руб. – перечислены деньги за справочно-правовую систему;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 1800 руб. – принят к вычету НДС по программе;
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 17 700 руб. – перечислен аванс за годовое сопровождение.
В конце каждого месяца в период с марта 2004 года по февраль 2005 года включительно
Дебет 26 Кредит 97
– 833,33 руб. (10 000 руб. : 12 мес.) – включены в состав затрат расходы на покупку программы в размере месячной доли;
Дебет 97 Кредит 97 субсчет «Налогооблагаемые временные разницы»
– 833,33 руб. – погашена месячная часть налогооблагаемой временной разницы;
Дебет 77 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 200 руб. (2400 руб. : 12 мес.) – погашена месячная часть отложенного налогового обязательства;
Дебет 26 Кредит 60
– 1250 руб. – включены в состав затрат расходы на обновление в размере месячной доли;
Дебет 19 Кредит 60
– 225 руб. – учтен НДС;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 225 руб. – принят к вычету НДС;
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
– 1475 руб. (17 700 руб. : 12 мес.) – зачтен аванс.
При составлении баланса за I квартал 2004 года бухгалтер фирмы отразил приобретенную программу по строке «Нематериальные активы, полученные в пользование».
тыс. руб.
| Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах | Код показателя | На начало отчетного года | На конец отчетного года |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| … | |||
| Нематериальные активы, полученные в пользование | – | 12 | |
| … | |||
Обратите внимание: чтобы сблизить бухгалтерский и налоговый учет, расходы по приобретению справочно-правовой системы при расчете налога на прибыль также можно равномерно списывать в течение срока действия договора на информационное обслуживание. Однако мы советуем все же учитывать такие затраты в налоговом учете сразу в полном объеме. Это позволит уменьшить текущий налог на прибыль.
С.А. Шилкин, эксперт АГ «РАДА»
Начать дискуссию