Хотя сотовая связь давно и прочно вошла в жизнь любой организации и мобильность взаимодействия в предпринимательской деятельности без ее использования практически невозможна, споры с налоговыми органами по учету в расходах услуг сотовой связи не утихают до сих пор.
ПОКУПКА "МОБИЛЬНИКА" И SIM-КАРТЫ
Расходы на мобильную связь начинаются с покупки телефона. В бухгалтерском учете сотовый телефон включается в состав амортизируемых основных средств, так как соответствует критериям, установленным п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26 (далее - ПБУ 6/01). При его покупке организацией оформляется Акт приемки-передачи основных средств по форме N ОС-1, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7, а также открывается инвентарная карточка по форме N ОС-6.
Но если стоимость мобильного телефона не превышает 20 000 руб., то в соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 его можно отражать в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов (далее - МПЗ) и списывать его стоимость полностью на затраты с момента ввода в эксплуатацию (Приказ Минфина России от 28.12.2001 N 119н).
Соответственно амортизация начисляться не будет. Организация может установить любой лимит в пределах 20 000 руб. и закрепить его в своей учетной политике.
Что касается налогового учета, то если телефон используется в деятельности, приносящей доход, а его стоимость менее 10 000 руб., то для расчета налога на прибыль указанное основное средство не будет являться амортизируемым имуществом (абз. 1 п. 1 ст. 256 НК РФ). Учитываться оно будет в составе материальных расходов в момент ввода в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Если же стоимость телефона для целей бухгалтерского учета будет превышать 20 000 руб., а для целей налогового учета - 10 000 руб., то его стоимость будет амортизироваться в течение всего срока эксплуатации.
Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, аппараты телефонные и устройства специальные (код по ОКОФ 14 3222135) включены в состав третьей амортизационной группы со сроком полезного использования от трех до пяти лет.
Таким образом, минимальный срок полезного использования для целей налогового учета будет составлять 3 года и 1 месяц.
Для сближения бухгалтерского и налогового учета лучше установить единый срок полезного использования (прописав его в учетной политике) и использовать одинаковый способ начисления амортизации - линейный.
И все же при покупке сотового телефона для служебных целей лучше выбирать модели стоимостью менее 10 000 руб. Ведь для служебных целей телефон нужен исключительно для ведения переговоров, а моделей, отвечающих данной ценовой категории, более чем достаточно, да и в расходы их стоимость сразу можно включить.
Отдельно следует учитывать расходы на приобретение SIM-карты, так как она может использоваться независимо от конкретного телефонного аппарата. Одна и та же SIM-карта может быть использована на разных телефонах, поэтому фактически прямого отношения к покупке телефона она не имеет.
Что же представляет собой этот маленький кусочек пластика? SIM-карта - карта, с помощью которой обеспечиваются: идентификация абонентской станции (абонентского устройства), ее доступ к сети подвижной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера (подп. 9 п. 2 разд. 1 Правил оказания услуг подвижной связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.05.2005 N 328). Говоря простым языком, SIM-карта - это уникальный "ключ", позволяющий "опознать" телефон абонента в сети выбранного оператора.
В бухгалтерском учете затраты на ее приобретение должны учитываться в составе расходов по обычным видам деятельности, а в налоговом - расходы по оплате подключения учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Но зачастую стоимость SIM-карты засчитывается оператором сотовой связи в счет оплаты будущих услуг. Тогда указанная сумма должна рассматриваться и в бухгалтерском, и в налоговом учете как аванс, выплаченный организацией оператору сотовой связи.
Отдельно хотелось бы отметить вопрос о приобретении аксессуаров к мобильным телефонам. Как правило, большинство аксессуаров не влияет на технические характеристики телефона и обосновать их приобретение значительно сложнее: если телефон используется водителем, то приобретение устройства hands-free вполне оправдано, чего не скажешь, если указанное устройство приобретается, например, для юриста организации. Указанные аксессуары могут включаться в состав материальных расходов организации (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) в полной сумме по мере ввода их в эксплуатацию.
ОБОСНОВАННОСТЬ РАСХОДОВ
После того как телефоны приобретены, прежде чем раздать их сотрудникам, руководителю организации своим приказом необходимо утвердить список должностей, которым в служебных целях необходимо использовать мобильную связь.
В должностных инструкциях указанных работников необходимо указать конкретные цели, для которых должна использоваться сотовая связь, что и будет являться критерием экономической обоснованности затрат на услуги сотовой связи.
Расходы на услуги сотовой связи должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Организация для целей обложения налогом на прибыль может учесть расходы на оплату телефонных переговоров в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Для признания соответствующих затрат на оплату услуг сотовой связи организация, по мнению контролирующих органов, должна иметь следующие документы:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- договор с оператором на оказание услуг связи, заключенный организацией-налогоплательщиком;
- детализированные счета оператора связи.
Форма счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов. Эти субсчета должны быть открыты по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру. В счете должна быть отражена подробная информация по звонкам каждого абонента. По нашему мнению, налоговые органы будут рассчитывать общее время вызовов на абонентские номера, связанные со служебной необходимостью, исключая вызовы личного характера, поскольку отнести их к расходам нельзя.
Кроме того, своим приказом руководитель организации может утвердить лимит расходов на мобильную связь. При превышении установленного лимита работник обязан возместить организации затраты за счет собственных средств. Сумма сверх лимита будет учитываться для целей налогообложения в составе прочих расходов только после того, как работник возместит организации указанные затраты. А возмещение затрат работником, в свою очередь, следует учитывать в составе доходов от реализации. Такова позиция Минфина (письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15). Следует отметить, что она не бесспорна.
По нашему мнению, в состав прочих расходов нужно включать только затраты на мобильную связь в пределах лимита. Сумма сверх лимита не относится к прочим расходам в связи с тем, что эти затраты не отвечают требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Соответственно уплаченное работником возмещение организации не нужно учитывать в составе прочих доходов.
Отдельно отметим, что во многих организациях работники вынуждены использовать сотовую связь за рамками рабочего времени, отвечая на служебные звонки и в выходные дни, и в праздники и в отпусках. Организация вправе учесть расходы по звонкам для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, если сможет подтвердить, что сотрудники пользовались услугами сотовой связи в производственных целях.
Минфин России в письме от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418 придерживается аналогичной позиции. При этом чиновники также заостряют внимание на том, что расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. В организации должен быть документ, из которого было бы ясно, с какой целью вел переговоры работник в выходные и праздничные дни.
Указанная позиция отражена также в Постановлении ФАС Московского округа от 31.05.2006 N КА-А41/4511-06. Суд, в частности, указал, что факт совершения звонков в период отпуска не означает непроизводственный характер данных звонков. Кроме того, судом указано, что налоговое законодательство не содержит требования об обязательном подтверждении налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка.
КАРТЫ ЭКСПРЕСС-ОПЛАТЫ
Еще одной проблемой, возникающей у организации при подтверждении расходов на услуги сотовой связи, является использование при оплате указанных услуг карт экспресс-оплаты.
По мнению контролирующих органов (см. письмо Минфина России от 26.01.2006 N 03-03-04/1/61), карты экспресс-оплаты не могут служить основанием для списания расходов. По их мнению, согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, которые должны отвечать требованиям, установленным этим Законом.
Карты экспресс-оплаты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими оплату организацией услуг сотовой связи, так как они подтверждают всего лишь авансовый платеж за услуги, которые только будут оказаны в будущем. Обязательно нужен будет детализированный отчет оператора и другие документы, подтверждающие оказание и оплату услуг.
Таким образом, получается, что для подтверждения обоснованности расходов на услуги сотовой связи организации придется собрать достаточно большое количество подтверждающих документов. В противном случае придется выяснять отношения с налоговыми органами в суде (см. постановления ФАС Московского округа от 31.05.2006 N КА-А41/4575-06, Восточно-Сибирского округа от 27.05.2005 N А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).
Но как решать проблемы с налоговиками в суде? Лучше всего, по нашему мнению, взвесив все затраты, и возможные последствия, например возможность приостановления операций по счетам налогоплательщика в банке при неисполнении требования налогового органа об уплате налога, пеней или штрафа (п. 2 ст. 76 НК РФ) для обеспечения исполнения решения о взыскании налога или сбора (п. 1 ст. 76 НК РФ), представить полный пакет документов, необходимый для подтверждения производственного характера расходов на услуги сотовой связи.
ЕСН и НДФЛ
Часто у организации после приобретения и передачи сотрудникам телефонов возникает вопрос о возникновении в данной ситуации объекта обложения ЕСН и НДФЛ. В соответствии с положениями Трудового кодекса РФ (ст. 22) работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. Указанное положение закреплено также ст. 163 ТК РФ.
В нашем случае в должностных инструкциях сотрудников, пользующихся мобильной связью, указаны конкретные цели, для которых должна использоваться эта связь. Поэтому мобильные телефоны являются оборудованием, необходимым для исполнения ими трудовых обязанностей.
Таким образом, расходы организации на мобильные телефоны считаются затратами на обеспечение нормальных условий труда. В этом случае доход, т.е. экономическая выгода, у сотрудников отсутствует, а значит, и объекты обложения ЕСН и НДФЛ также отсутствуют.
Достаточно часто организации предпочитают использовать для служебных целей сотовые телефоны, принадлежащие работникам, и компенсировать им затраты на служебные звонки с личных телефонов.
Если работник пользуется принадлежащим ему телефоном в служебных целях постоянно, то положение об этом лучше всего отразить в трудовом договоре с ним. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).
За использование мобильных телефонов и за возмещение расходов на оплату услуг сотовой связи лучше всего установить единую сумму компенсации. Размер компенсации можно зафиксировать в дополнительном соглашении между работником и работодателем либо в трудовом договоре.
Кроме того, работник должен представить в организацию:
- копию договора с оператором связи об оказании услуг;
- копии документов, подтверждающие расходы работника на служебные цели (детализированный отчет оператора сотовой связи с расшифровкой каждого исходящего звонка, указанием длительности звонка и суммы);
- подготовленный работником отчет о звонках служебного назначения с указанием номера контрагента организации.
Компенсация выплачивается по предъявлении заявления работника и приложенных к нему всех вышеозначенных документов на основании приказа руководителя организации.
ЕСН и НДФЛ на сумму компенсации не начисляются, так как компенсация не является выплатой в пользу работника по трудовому договору, а всего лишь компенсирует затраты служебного характера (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).
Компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, перечислены в ст. 165 ТК РФ.
ОПЛАТА ЛИЧНЫХ ЗВОНКОВ ПО "МОБИЛЬНИКУ"
В соответствии со ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб.
Работник может сам внести в кассу организации деньги, истраченные на личные переговоры по служебному телефону, а может согласиться на удержание этой суммы из его заработной платы.
Если работник отказывается добровольно возместить причиненный расходами на личные звонки ущерб, организация на основании ст. 248 ТК РФ вправе самостоятельно взыскать ущерб, но только в сумме, не превышающей средний заработок работника.
Если же сумма превышает средний заработок, то взыскание допустимо только судом.
Если организация не требует от работника возмещения расходов, возникших в результате его личных звонков, то оплата организацией этих звонков происходит за счет собственной прибыли, а у работника возникает доход, с которого необходимо будет начислить НДФЛ по ставке 13%.
ЕСН с этих сумм не начисляется, поскольку расходы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Начать дискуссию