Внутренние связи

Елена, тема построения внутренних коммуникаций во многих российских компаниях не считается популярной. Почему?

Скорее всего, потому, что руководители компаний не видят прямой экономической выгоды: взимозависимости между выстроенной системой внутренних коммуникаций (ВК) и общей управляемостью компанией. А ведь отсутствие некоторых из признаков системы ВК  как, например, единого информационного пространства, информации о перспективах развития компании  нередко могут стать причиной текучести кадров, низкого доверия к руководству компании. Особенно этому способствуют ситуации, когда о новых назначениях в своей компании сотрудники узнают из газет или теленовостей. Еще одна причина – это отсутствие распределения ответственности за распространение информации внутри организации между ее субъектами: топ-, линейный менеджмент, сотрудники специализированных подразделений (HR, PR).

Что дает компании хорошо отлаженная система ВК?

Она делает компанию более управляемой, а, значит, сокращает затраты. Речь идет о затратах, которые зачастую сложно посчитать: сокращение срока адаптации новых сотрудников, уменьшение сопротивления изменениям, сокращение времени эскалации принятых решений до непосредственных исполнителей, прозрачность взаимоотношений между менеджментом компании, транслируемыми целями организации и специалистами. Как следствие – высокая управляемость компании, чуткое реагирование на изменение ситуации на рынке, повышение мотивации персонала, вовлеченность в управление организацией. Создается единая система ценностей, единый язык, стандарты работы. Могу привести пример из жизни «АксионБКГ»  то, как мы сократили период адаптации новых сотрудников, когда в наших корпоративных правилах стала отражаться вся информация, необходимая для адаптации на новом рабочем месте, стандарты деловой переписки, выплаты заработной платы, предоставления социальных гарантий. Это позволило, во-первых, сократить период введения новых сотрудников в должность, во-вторых, сэкономить время наставников, которым теперь не нужно отвлекаться от своей основной работы для того, чтобы объяснять новичкам прописные истины.

Одновременно мы используем внутренний сайт для управления коммуникациями – размещаем регламенты работы, информацию о новых сотрудниках, предстоящих мероприятиях, есть страничка с частными объявлениями и проба пера. На информационных стендах в коридорах офиса висят регулярно обновляемые публикации о компании и поздравления сотрудников. У нас есть свой корпоративный журнал, который выходит несколько раз в год. В результате, коллектив «АксионБКГ» всегда в курсе событий.

Расскажите о наиболее распространенных инструментах ВК.

Они делятся на 4 группы: информационные, аналитические, коммуникативные, организационные. К примеру, у нас активно используется каждая группа, о чем я уже говорила. Большинство же компаний применяет не больше двух групп инструментов одновременно, но этого недостаточно для построения эффективной системы внутренних коммуникаций. Организации редко используют «почтовые ящики» для сбора предложений, электронные СМИ, письма работодателю, анкетирование сотрудников по разным вопросам, деловые игры, презентации для сотрудников, электронные библиотеки. Напротив, чаще всего в ход идут внутренние собрания, рассылки сообщений, корпоративные мероприятия, обучение, стенды с информацией и внутренние сайты.

Есть и ряд проблем, с которыми сталкиваются организации при работе с внутренним PR. Прежде всего, это отсутствие сотрудника, отвечающего за работу с системой внутренних коммуникаций на постоянной основе. Иногда эту работу проводят топ-менеджеры (29% компаний), реже специалисты PR-отделов (21%), в 50% случаев эта функция закреплена за специалистами HR-служб. Как правило, компании не выделяют на эти цели отдельного бюджета, из-за этого информация доводится до коллектива нерегулярно, без нужного эмоционального заряда.

Назовите самый эффективный механизм построения внутренних коммуникаций.

Сложно назвать единственный эффективный инструмент: важно учитывать бизнес компании, численность персонала, особенности корпоративной культуры. Думаю, что к неформальным инструментам сотрудники относятся с бóльшим доверием. Сейчас много говорят об управлении слухами  это очень мощный инструмент системы ВК. Для того чтобы управлять слухами, нужно определить, кто чаще всего распространяет информацию в компании. Как правило, это секретари  они видят все, что происходит в компании, и общаются практически со всеми.

Еще один информационный центр – бухгалтерия, HR-служба, где коллектив в большинстве случаев женский, а женщины, как известно, гораздо охотней обсуждают новости и распространяют слухи. Встает вопрос: как создавать слухи и управлять ими? Действовать здесь нужно тонко, с одной стороны, чтобы было это не слишком явно, с другой, чтобы эта информация была интересной. В любом коллективе есть люди, на которых слова «Только никому не говори!» действуют магически: завтра о твоей «страшной тайне» узнает вся компания! Таких сотрудников необходимо выявлять и в нужный момент сообщать им «горячую новость».

А что это могут быть за новости?

«Непопулярные решения руководства», но которые необходимо выполнять. Вообще, слухи используются в самых разных ситуациях. Например, готовится корпоративный выезд летом, вы видите, что записывается мало сотрудников. Понятно, что многие предпочли бы встретить выходные дома в кругу семьи. Но мероприятие запланировано, бюджет утвержден, и нужно собрать кворум. Что делать? Советую пустить слух о том, кто из звезд будет приглашен, какое будет меню, какие шикарные призы и захватывающие конкурсы и т.д. Обещаю – явка будет практически стопроцентная.

Какой совет вы могли бы дать менеджеру, отвечающему за внутренние коммуникации?

Прежде всего  вовлекать руководство в процесс построения системы внутренних коммуникаций. На самом деле от первого лица, от топ-менеджеров компании очень сильно зависит, как построены коммуникации в ней  насколько они прозрачны, своевременны, открыты. Если менеджмент уделяет этому внимание, ставит такие задачи перед PR или HR-службами, эффект будет обязательно. Необходимо проводить разъяснительную работу, обосновывать цифрами, фактами, статистикой текучести персонала, устраивать опросы, анкетирование персонала на тему удовлетворенности внутренними коммуникациями, анализировать причины увольнения сотрудников из компании, особенно в течение первого года работы.

Например, в нашей «Анкете увольняющегося сотрудника» есть подобные вопросы. Они позволяют оценить степень удовлетворенности сотрудника социально-психологическим климатом в коллективе, доступностью и открытостью информации, отношениями с руководителем и с коллегами. Еще я рекомендую ответственным за ВК менеджерам уделять внимание форме преподнесения информации. Правильно стройте фразы, вкладывайте в ваши сообщения эмоции, вовлекайте персонал!