Покупка канцтоваров, поездка в командировку, оплата представительских расходов. Вот далеко не полный перечень операций, которые фирма проводит через подотчетных лиц. Разберемся, какие есть ограничения в отношении расчетов с подотчетниками. Не обойдем стороной и порядок оформления подотчета. И, конечно же, рассмотрим самые интересные письма Минфина, ФНС, а также арбитражную практику по этому поводу.
Карасев А.П., юрист компании «Гарант»
Правила подотчета
Проводя расчеты с подотчетниками, компания должна соблюдать следующие правила. Во-первых, на основании пункта 11 Порядка ведения кассовых операций* не выдавать под отчет деньги работнику, который не отчитался по ранее выданному авансу. Напомним, что сотрудник обязан представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные, или со дня возвращения из командировки. Этим же пунктом Порядка установлено, что недопустима передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому. Добавим, что срок, на который выдают «наличку», законодательно не установлен. Поэтому фирма должна его определить самостоятельно. Например, приказом директора.
Во-вторых, отправляя подотчетника за покупками, компания должна помнить о лимите расчетов наличными деньгами по одному договору. Как известно, предел в размере 60 000 рублей установлен для сделок между юрлицами. Но поскольку документы будут оформлены именно на фирму, а не на подотчетника, то компания должна позаботиться о соблюдении данного ограничения.
В-третьих, согласно пункту 7 Порядка, расходовать наличную выручку из кассы можно только:
- на оплату труда;
- на выплату социально-трудовых льгот;
- на закупку сельскохозяйственной продукции;
- на скупку тары и вещей у населения.
Другими словами, чтобы выдать подотчетнику деньги, к примеру, на канцтовары, фирма должна сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу. Чтобы тратить поступившие от покупателей наличные на свои нужды, компания должна получить специальное разрешение обслуживающего банка. Такое разрешение выдают фирмам, у которых есть постоянная денежная выручка.
Правда, никакой ответственности за нецелевое расходование выручки не установлено. Поэтому многие фирмы нарушают эти требования без каких-либо последствий.
Но чтобы не конфликтовать с банком, можно поступать, к примеру, так. Заранее снимать с расчетного счета деньги на хознужды. Данную сумму можно хранить в кассе и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Главное — не превысить лимит наличных в кассе. Его также устанавливает банк. Причем для тех фирм, которые не попросили банк об этом, он считается нулевым. У них все деньги в кассе считаются сверхлимитными.
Оформляем правильно
Основной документ, который регулирует взаимоотношения с подотчетниками, — приказ руководителя фирмы. Им утверждают перечень лиц, которые имеют право на получение наличных под отчет. В документе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер, а также порядок сдачи авансовых отчетов. Если такого приказа нет, то налоговые инспекторы посчитают, что срок выдачи наличных под отчет не установлен. Следовательно, расчеты с подотчетниками должны быть проведены в пределах одного рабочего дня. Так пояснила ФНС России в письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
Для списания денег, выданных под отчет на административно-хозяйственные нужды, используют авансовый отчет (форма № АО-1). Его заполняют подотчетное лицо и работник бухгалтерии. К авансовому отчету должны быть приложены документы, которые подтверждают расходы. Например, кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п. Как правило, заполнение самого авансового отчета сложностей не вызывает. А вот с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается нечасто.
Например, редко какая компания не сталкивалась с такой проблемой: подотчетник купил товар в магазине и не получил от продавца полного набора документов, подтверждающих покупку. Как правило, этим «грешат» топ-менеджеры и руководители компаний. Рассмотрим, к чему это может привести. Во-первых, фирма не вправе оприходовать товар и соответственно включить его стоимость в расходы. Во-вторых, с суммы, выданной подотчетному лицу, придется удержать налог на доходы физлиц. И вот почему. Поскольку подотчетник не представит оправдательные документы на покупку товара, сумма, выданная под отчет, будет являться его доходом. Статьей 217 Налогового кодекса установлен исчерпывающий перечень выплат, которые налогом на доходы не облагают. Подотчетных сумм, на которые не представлена «первичка», в нем нет. Следовательно, компания должна удержать с подотчетной суммы налог на доходы физлиц. Так, например, считает Управление ФНС России по г. Москве (письмо от 27.03.2006 № 28-11/23487). Отметим, что с теми же проблемами придется столкнуться фирме, если подотчетник принесет от продавца документы, составленные с нарушением требований Закона «О бухгалтерском учете»**. Например, в бумагах будут отсутствовать обязательные реквизиты, предусмотренные этим законом.
Однако некоторые недочеты в «первичке» не помешают подотчетнику подтвердить затраты на покупку. Информацию по данному вопросу обобщим в следующей таблице:
| Нарушения в первичном документе | Судебная арбитражная практика | Реквизиты документа |
|---|---|---|
| 1. Отсутствие на товарном чеке его номера и печати | Эти данные не являются обязательными реквизитами товарного чека. А значит, организация не должна удерживать налог на доходы с выданных сумм. Поскольку деньги, потраченные подотчетником, подтверждены документально | Постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 № КА-А40/5456-06 |
| 2. Документы выставлены организацией-продавцом, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ | По мнению судей, данное обстоятельство не является нарушением порядка составления и выставления первичных документов. Следовательно, подотчетные суммы не включают в базу по НДФЛ | Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.08.2005 № А58-6243/04-Ф02-3848/05-С1 |
| 3. Отсутствует чек ККТ | Суд посчитал, что отсутствие кассовых чеков при наличии других документов, подтверждающих факт расхода денег, не свидетельствует о получении дохода подотчетными лицами | Постановления ФАС Дальневосточного округа от 22.02.2007, 21.02.2007 № Ф03-А73/06-2/5577, от 26.07.2006, 19.07.2006 № Ф03-А73/06-2/1776, ФАС Московского округа от 13.01.2006, 12.01.2006 № КА-А40/12974-05 |
| 4. Несоответствие дат на товарных и кассовых чеках, отсутствие на кассовом чеке, приложенном вместе с товарным чеком, всех необходимых реквизитов ввиду плохого оттиска | Суд указал, что данные нарушения являются следствием ошибок (описок, опечаток), допущенных продавцами товаров. При этом в совокупности представленные документы подтверждают расходы работника. Следовательно, у него отсутствует доход, облагаемый НДФЛ | Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 № Ф04-1827/2007(32937-А75-42) |
Покупка товаров у предпринимателя
Следующая ситуация также достаточно распространена. Допустим, подотчетник приобретает товары у индивидуального предпринимателя. Не будет ли компания в таком случае являться налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов самого предпринимателя? А именно не должна ли она представить в налоговую сведения о выплаченных коммерсанту суммах? Какими документами можно подтвердить, что предприниматель зарегистрирован в налоговой инспекции? Минфин России ответил на эти вопросы в письме от 07.05.2007 № 03-04-06-01/139. Прежде всего финансовое ведомство отметило, что в данном случае организация не должна выполнять функции налогового агента. Ведь по пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса сведения о доходах, выплаченных индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, в инспекцию не представляются. При этом коммерсант должен предъявить организации документы, которые подтверждают его госрегистрацию в качестве предпринимателя. Причем, как подчеркивается в указанном письме, такими документами могут быть товарные чеки и чеки ККМ (ККТ). Также подтвердить статус предпринимателя могут и другие бумаги. Главное, чтобы они были оформлены в установленном порядке и содержали информацию об ОГРН и ИНН коммерсанта.
Начать дискуссию