Учет газет, журналов и информационных баз данных
Вряд ли кто-нибудь будет спорить с известным утверждением, что информация - это ключ к успеху. И бухгалтеры знают это не понаслышке. Чтобы правильно отразить операцию в учете или рассчитать налоги, порой приходится изучить множество законов, инструкций и методических рекомендаций (а еще лучше - прочитать комментарии к этим документам).
Своевременная и наиболее полная информация нужна не только бухгалтерам. В ней постоянно нуждаются руководители и специалисты любой фирмы. А откуда почерпнуть свежую информацию? Конечно же, из газет и журналов. Есть еще и электронные базы данных, которые содержат огромное количество документов, статей и справочных материалов. И поэтому организации оформляют подписку на периодические печатные издания, покупают дорогостоящие компьютерные программы. В предлагаемой статье мы расскажем о том, как отразить в учете затраты, связанные с приобретением таких информационных источников.
Подписка на газеты и журналы
Чтобы подписаться на газету или журнал, надо заполнить абонемент и оплатить подписку. Но первый номер подписного издания мы можем получить лишь спустя несколько месяцев после того, как перечислим деньги издательству. Зная это, бухгалтеры обычно учитывают стоимость подписки в составе расходов будущих периодов. И, разумеется, организации приходится платить с этой суммы налог на имущество.Но расходы организации - это уменьшение ее экономических выгод, вызванное выбытием активов (п. 2 ПБУ 10/99 "Расходы организации"; утв. приказом Минфина России от 06.06.99 ? 33н). Несет ли организация расходы, оплачивая подписку? Действительно, у нее выбывает актив - деньги, но взамен она получает другой актив - дебиторскую задолженность издательства. По сути, в момент рассматриваемой оплаты происходит не выбытие, а замена активов.
При получении организацией первого номера журнала или газеты происходит уменьшение дебиторской задолженности издательства. И как следствие уменьшаются активы организации. Издание же, полученное по подписке, уже не актив: скорее всего его не будут ни перепродавать, ни тем более сдавать в аренду.
Таким образом, организация несет расходы не тогда, когда оплачивает подписку, а когда получает подписное издание. Поэтому при оплате подписки организация перечисляет издательству аванс в счет будущей поставки газеты или журнала. И согласно пункту 3 ПБУ 10/99, авансы не признаются расходами. Вывод: сумму, уплаченную при подписке, следует учитывать не в составе расходов будущих периодов, а среди выданных авансов. В бухгалтерском учете такая операция отражается следующей проводкой:
Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51 (50)
- оплачена подписка.
После того как организация получит первый номер газеты или журнала, списывается часть аванса, соответствующая стоимости этого номера:
Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"
- зачтена часть ранее выданного аванса;
Дебет 26 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"
- списана стоимость первого номера газеты или журнала.
Для целей налогообложения прибыли организация может включать затраты, связанные с покупкой книг, газет и журналов, в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ).
Напомним, что начиная с 2002 года продукция средств массовой информации облагается НДС, поэтому подписчики вправе принять к вычету НДС, уплаченный издательствам при подписке на газеты и журналы, которые необходимы им для производственной деятельности. Для этого нужно получить от издательства счет-фактуру. Но к вычету можно принимать лишь ту часть НДС, которая включена в стоимость полученных номеров издания.
Пример 1 В январе 2002 года организация подписалась на журнал. Подписка была оформлена на период с апреля по декабрь 2002 года. Стоимость подписки составила 540 руб., в том числе НДС - 90 руб. Журнал выходит один раз в месяц, т. е. организация получит девять номеров. В январе 2002 года в бухгалтерском учете производится запись:
Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51
- 540 руб. - оплачена подписка.
В апреле 2002 года, после того как организация получит первый номер журнала, в бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:
Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"
- 60 руб. (540 руб. : 9 шт.) - зачтена часть ранее выданного аванса;
Дебет 26 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"
- 50 руб. (60 руб. - (90 руб. : 9 шт.)) - списана стоимость одного номера журнала;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"
- 10 руб. (90 руб. : 9 шт.) - отражен НДС со стоимости одного номера журнала;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 10 руб. - принят к вычету НДС.
Аналогичные записи нужно сделать в мае - декабре 2002 года.
______________________________________________
-конец примера 1-
Периодические печатные издания можно получать не только по подписке, но и покупать в газетных киосках или в книжных магазинах. Для этого работнику организации выдают под отчет деньги, необходимые для их покупки. После представления в бухгалтерию авансового отчета стоимость купленных изданий включают в состав общехозяйственных расходов. НДС в этом случае к вычету принять нельзя: ни в магазине, ни в киоске счет-фактуру работнику не выдадут.
Пример 2 Бухгалтерия организации выдала из кассы своему работнику 120 руб. на покупку журнала по вопросам бухгалтерского учета. Работник купил журнал за 110 руб., оставшиеся 10 руб. были возращены в кассу. В бухгалтерском учете организации данная операция отразится следующими проводками:
Дебет 71 Кредит 50
- 120 руб. - выданы деньги под отчет на покупку журнала;
Дебет 26 Кредит 71
- 110 руб. - списана стоимость журнала на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
- 10 руб. (120 - 110) - возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.
_______________________________________________
-конец примера 2-
С покупкой периодических печатных изданий связана еще одна проблема - библиотечный фонд. Пунктом 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 29.07.98 ? 33н (в ред. приказа Минфина России от 28.03.2000 ? 32н), предписывается необходимость совершения следующей проводки при приеме к учету журналов или газет:
Дебет 01 Кредит 83
- увеличена стоимость библиотечного фонда на сумму затрат, связанных с покупкой печатных изданий.
Сейчас эти Методические указания применяются в части, не противоречащей новому ПБУ 6/01 "Учет основных средств" (утв. приказом Минфина России от 30.03.01 ? 26н). В пункте 18 ПБУ 6/01 этого документа сказано, что приобретенные книги, брошюры и тому подобные издания списываются на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию. При этом должен быть организован надлежащий контроль за их движением.
Учет электронных баз данных
До ПБУ 14/2000 "Учет нематериальных активов" (утв. приказом Минфина России от 16.10.2000 ? 91н) компьютерные программы, как правило, ставились на учет как нематериальные активы. Их стоимость погашалась путем начисления амортизации.Согласно пункту 4 ПБУ 14/2000, нематериальные активы - это исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности. Исключительные права на программу для ЭВМ принадлежат ее автору (ст. 10 Закона РФ от 23.09.92 ? 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"). Автор может передать свои исключительные права другим физическим или юридическим лицам по договору. А если он создал программу в порядке служебного задания, исключительные права принадлежат его работодателю.
При покупке компьютерной программы с целью использования той информации, которая заложена в ней, исключительные права на нее организация не приобретает. В данном случае правообладатель передает организации право на использование нематериального актива. Порядок учета таких прав установлен пунктом 26 ПБУ 14/2000. Купив право на использование компьютерной программы, организация должна его учесть на забалансовом счете в оценке, которая была установлена договором. Планом счетов такой забалансовый счет не предусмотрен. Поэтому бухгалтер может самостоятельно открыть этот счет, назвав его, например, счетом 012 "Полученные права на использование нематериальных активов".
Сумма, уплаченная правообладателю при покупке программы, включается в состав расходов будущих периодов. В дальнейшем ее нужно поэтапно списывать на общехозяйственные расходы. Стоимость программы должна быть списана к тому моменту, как истечет срок действия договора с правообладателем. Если этот срок в договоре не определен, его должна установить сама организация.
В налоговом учете сумма, уплаченная организацией при покупке прав на использование компьютерной программы, включается в состав прочих производственных расходов (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем производится это единовременно в один из следующих дней:
- если организация определяет расходы по методу начисления, - то в день, когда были получены права на использование компьютерной программы (подп. 2 п. 7 ст. 272 НК РФ);
- если организация определяет расходы по кассовому методу, - то в день, когда была погашена задолженность перед их продавцом (подп. 3 п. 1 ст. 273 НК РФ).
Пример 3 В январе 2002 года организация купила электронную базу нормативных документов по бухгалтерскому учету за 9000 руб., в том числе НДС - 1500 руб. В договоре с правообладателем срок использования базы не ограничен. Согласно приказу руководителя программа будет использоваться в течение пяти лет. В бухгалтерском учете операция покупки программы отражается следующими проводками:
Дебет 97 Кредит 60
- 7500 руб. (9000 - 1500) - отражена стоимость права на использование базы данных;
Дебет 19 Кредит 60
- 1500 руб. - отражен НДС;
Дебет 60 Кредит 51
- 9000 руб. - оплачено право на использование базы данных;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 1500 руб. - принят к вычету НДС, уплаченный продавцу базы данных.
В течение пяти лет стоимость программы равномерно включается в состав общехозяйственных расходов. При этом ежемесячно, начиная с января 2002 года, в бухгалтерском учете производится запись:
Дебет 26 Кредит 97
- 125 руб. (7500 руб. : 5 лет : 12 мес.) - списана часть стоимости права на использование базы данных.
______________________________________
-конец примера 3-
Каждый день в нашей стране появляются новые нормативные документы (законы, постановления, инструкции). Поэтому актуальность любой информационной базы может быть достигнута при постоянном ее пополнении. Как правило, такое пополнение обеспечивают правообладатели программы. Пользователям его присылают по электронной почте или передают на дискете (CD-диске) с курьером. По желанию клиента базы данных могут обновляться каждый день, раз в неделю или раз в месяц. При этом услуги правообладателей не бесплатны. В бухгалтерском учете стоимость таких периодических услуг организация может включать в состав текущих общехозяйственных расходов (п. 26 ПБУ 14/2000), по налоговому учету налога на прибыль - это прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). НДС, уплаченный по услугам, можно принять к вычету при условии наличия счета-фактуры.
Пример 4 Воспользуемся условиями примера 3. По договору с владельцем исключительных прав на базу данных она каждый месяц пополняется новыми документами. Стоимость услуги - 600 руб., в том числе НДС - 100 руб. При этом представитель правообладателя вместе с пополнением ежемесячно передает организации акт и счет-фактуру. В учете организации данная операция отражается следующими проводками:
Дебет 26 Кредит 60
- 500 руб. (600 - 100) - получено ежемесячное пополнение базы данных;
Дебет 19 Кредит 60
- 100 руб. - выделен НДС по услуге;
Дебет 60 Кредит 51
- 600 руб. - оплачено ежемесячное пополнение базы данных;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 100 руб. - принят к вычету НДС, уплаченный правообладателю за ежемесячное пополнение базы данных.
_________________________________
-конец примера 4-
Комментарии
1