Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях

Работник имеет право на два вида выплат (ст. 188 ТК РФ):

- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".

Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:

1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:

- вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;

- документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);

- порядок использования имущества;

- размер компенсации за использование;

- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.;

- срок использования имущества;

2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;

3) копия технического паспорта транспортного средства;

4) платежные документы;

5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.

Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;

6) путевые листы и иные документы.

Для подтверждения обоснованности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника (письма Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. Она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.

Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы (письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63). При этом имеет смысл рассчитывать размер компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

В бухгалтерском учете ежемесячно выплачиваемая компенсация является расходом организации по обычным видам деятельности (пункты 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) и отражается следующими записями:

Дебет 26 - Кредит 73 - начислена компенсация за использование личного автомобиля;

Дебет 73 - Кредит 50 - выплачена компенсация.

Для целей налогообложения прибыли компенсационные выплаты за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Указанные нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление Правительства РФ N 92). Выплата компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм таких расходов, установленных Правительством РФ, не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Экономическим обоснованием выплачиваемой компенсации является необходимость в постоянных разъездах работника, обусловленная должностной инструкцией.

Компенсационные выплаты за использование личных автомобилей относятся к косвенным расходам и в полном объеме учитываются при расчете налога на прибыль того отчетного периода, в котором они произведены (ст. 318 НК РФ).

Датой осуществления расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признается дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) налогоплательщика (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Не подлежат обложению НДФЛ доходы физических лиц в виде установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с возмещением расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Указанные компенсационные выплаты в пределах норм не облагаются НДФЛ.

В отношении налогообложения сумм компенсаций, превышающих законодательно установленные нормы, ситуация неоднозначная.

В организациях НДФЛ не облагаются компенсационные выплаты за использование личного транспорта для служебных поездок в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N 92 (письма Минфина России от 19.02.2003 N 04-04-06/26 и ФНС России от 18.05.2005 N 04-2-03/67).

Такой подход, по мнению автора, противоречит законодательству о налогах и сборах, поскольку указанная норма предназначена для целей исчисления налога на прибыль, при применении УСН, для целей исчисления единого сельскохозяйственного налога, но не для целей исчисления НДФЛ. В подтверждение укажем на решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04, согласно которому в случаях, когда законодатель предусматривает применение нормативов, установленных для целей исчисления одного налога, к другому налогу, он использует такой прием, как прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В статье 217 НК РФ такая отсылка к нормам главы 25 НК РФ отсутствует. В данной ситуации невозможно и применение налогового законодательства по аналогии, поскольку это противоречило бы положениям ст. 3 НК РФ.

Глава 23 НК РФ не ограничивает размер рассматриваемой компенсации, освобождаемой от налогообложения. Он определяется соглашением, заключаемым в письменной форме между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Следовательно, установленный соглашением размер компенсации и является нормой, в пределах которой она освобождается от обложения НДФЛ.

Указанная позиция может привести к спору с налоговыми органами. Можно привести положительные судебные решения по данному вопросу. Так, Постановлением ФАС Уральского округа от 26.01.2004 N Ф09-5007/03-АК определено, что нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, а в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Суд первой инстанции в своем решении указал, что Постановление Правительства РФN 92 и Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н устанавливают нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль, но не распространяются на трудовые отношения и не ограничивают размер возмещения расходов при использовании личного имущества работника.

Аналогичная позиция высказана в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210.

Не подлежат обложению ЕСН все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с возмещением расходов (ст. 238 НК РФ).

Соответственно указанные компенсационные выплаты в пределах норм не облагаются ЕСН.

Для организаций, не состоящих на бюджетном финансировании, для целей исчисления ЕСН при выплате компенсаций работникам за использование личного автотранспорта для служебных поездок применяются нормы компенсации, установленные Постановлением Правительства РФ N 92 (письмо Минфина России от 14.03.2003 N 04-04-06/42). Таким образом, компенсация за использование работником личного автотранспорта в служебных целях не облагается ЕСН в пределах норм, установленных названным постановлением.

Суммы компенсаций, превышающие законодательно установленные нормы, также не облагаются ЕСН, поскольку не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Аргументация, приведенная выше с целью исключения компенсационных выплат из налоговой базы по НДФЛ, применима и при освобождении данных выплат от обложения ЕСН.

Налогообложение операций при различных вариантах оформления отношений между работником и работодателем по использованию личных автомобилей работников в хозяйственной деятельности общества приведено в таблице.