Наступает пора отпусков. Как оформить отдых работника и отразить его в учете, вы узнаете из статьи.
Право на отпуск
Согласно Трудовому кодексу, работникам могут быть предоставлены следующие виды отпусков:
– очередной ежегодный;
– дополнительный;
– по беременности и родам;
– по уходу за ребенком;
– без сохранения заработной платы.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Как правило, очередной отпуск за первый год работы предоставляется сотрудникам, которые проработали на фирме без перерыва более шести месяцев (ст. 122 ТК). Однако по соглашению между директором организации и работником отпуск может быть предоставлен и ранее этого срока.
Обратите внимание: некоторые работники имеют право на отпуск и до истечения шести месяцев работы (например, женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетние сотрудники, работники, усыновившие ребенка и т. д.).
Очередной отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной графиком отпусков. Такой график утвержден постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 (далее – постановление). Этим документом предусмотрены следующие формы для учета отпусков:
– № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
– № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
– № Т-7 «График отпусков»;
– № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Отметим, что эти документы должны применять все предприятия любых форм собственности. Исключения составляют бюджетные организации, которые не обязаны составлять форму № Т-60.
Как правило, минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Однако отдельным категориям работников помимо основного полагается дополнительный отпуск. Кроме того, предприятия сами могут предоставлять дополнительные отпуска своим сотрудникам. Это должно быть предусмотрено в коллективном договоре.
Оформляем документы
В начале каждого года составляют график отпусков. В нем указывают время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику фирмы (запланированное и фактическое). При составлении этого документа учитывают действующее трудовое законодательство, специфику деятельности организации и пожелания работников.
Если по согласованию с администрацией фирмы и работником его отпуск переносится на другое время, в график вносятся соответствующие изменения на основании документа, составленного в произвольной форме.
Чтобы уйти в отпуск, работник должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме. Заявление должен подписать руководитель фирмы. Например, заявление на отпуск может выглядеть так:
| Генеральному директору ЗАО «Спутник»
Кириллову Олегу Михайловичу от экономиста Афанасьевой Марины Викторовны ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне очередной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней на период с 12 мая по 8 июня 2004 года. 28 апреля 2004 г. Афанасьева (Афанасьева М.В.) |
На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска. Если отпуск предоставляется одному сотруднику, то приказ составляют по форме № Т-6, а если нескольким – по форме № Т-6а.
Приказ на отпуск по форме № Т-6 выглядит так:
ЗАО «Спутник» | Код | |||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | 0301005 | |||||||||||||||||
| по ОКПО | 40043015 | |||||||||||||||||
| (наименование организации) | ||||||||||||||||||
| Номер документа | Дата
составления | |||||||||||||||||
| ПРИКАЗ | 54 | 11.05.2004 | ||||||||||||||||
| (распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику | ||||||||||||||||||
| Предоставить отпуск | Табельный номер | |||||||||||||||||
| Афанасьевой Марине Викторовне | 25 | |||||||||||||||||
| (фамилия, имя, отчество) | ||||||||||||||||||
| финансовый отдел | ||||||||||||||||||
| структурное подразделение | ||||||||||||||||||
| экономист | ||||||||||||||||||
| должность (специальность, профессия) | ||||||||||||||||||
| за период работы с «12» июня 2003 года по «11» мая 2004 года | ||||||||||||||||||
| А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | 28 | календарных дней | ||||||||||||||||
| с «12» мая 2004 г. по «8» июня 2004 г. | ||||||||||||||||||
| и (или) | ||||||||||||||||||
| Б. | ||||||||||||||||||
| ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) | ||||||||||||||||||
| на | календарных дней | |||||||||||||||||
| с « » 20__г. по « » 20__ г. | ||||||||||||||||||
| В. Всего отпуск на | 28 | календарных дней | ||||||||||||||||
| с «12» апреля 2004 г. по «8 » июня 2004 г. | ||||||||||||||||||
| Руководитель организации | Генеральный директор | Кириллов | Кириллов О.М. | |||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||||
| С приказом (распоряжением) | ||||||||||||||||||
| работник ознакомлен | Афанасьева | «11 » мая 2004 г. | ||||||||||||||||
| личная подпись | ||||||||||||||||||
На основании приказа делаются отметки в личной карточке сотрудника (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Эти формы также утверждены постановлением.
Рассчитываем отпускные
Среднедневной заработок при расчете отпускных исчисляется за последние три месяца. При этом учитываются все выплаты сотруднику, предусмотренные системой оплаты труда.
Если расчетный период отработан работником полностью, то сумма начисленной зарплаты делится на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Такой порядок приведен в статье 139 Трудового кодекса.
На лицевой стороне формы № Т-60 указываются общие сведения: период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, даты его начала и окончания. Сам расчет приводится на оборотной стороне записки. Как ее заполнить, расскажет пример.
Пример
Работник ООО «Планета» Комаров уходит в отпуск 1 июня 2004 года на 28 календарных дней. В марте, апреле и мае 2004 года он получал по 20 000 руб.. Средний дневной заработок Комарова равен:
(20 000 руб. + 20 000 руб. + 20 000 руб.) : 3 месяца : 29,6 дня = 676 руб.
Сумма отпускных будет равна:
676 руб. х 28 дн. = 18 928 руб.
С отпускных удержан НДФЛ в сумме 2 461 руб. (18 928 руб. х 13%)
Записку-расчет отпускных бухгалтер «Планеты» оформил так:
| Расчет оплаты отпуска | |||||||||
| Расчетный период | Выплаты, учитываемые при исчислении среднего
заработка,
руб. | Количество | Средний дневной (часовой) заработок, руб. | ||||||
| год | месяц | календарных дней расчетного периода | часов расчетного периода | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||
| 2004 | март | 20 000 | 88,8 | – | 676 | ||||
| 2004 | апрель | 20 000 | |||||||
| 2004 | май | 20 000 | |||||||
| – | – | – | |||||||
| Итого | 60 000 | ||||||||
| Начислено | |||||||||
| за июнь месяц
текущий | за ________ месяц
будущий | всего, руб. | |||||||
| количество календарных дней отпуска | сумма за отпуск,
руб. | другие начисления | количество
календарных дней отпуска | сумма за отпуск,
руб. | другие начисления | ||||
| из фонда оплаты труда | |||||||||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | |
| 28 | 18 928 | – | – | – | – | – | – | 18 928 | |
| Удержано, руб. | Причитается к выплате сумма, руб. | ||||||||
| налог на доход | |||||||||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | ||
| 2461 | – | – | – | – | – | 2461 | 16 467 | ||
| К выплате сумма | Шестнадцать тысяч четыреста шестьдесят семь руб. 00 коп. | ||||||||
| прописью | |||||||||
| по платежной ведомости (расходному ордеру) | № 15 | от «31» мая 2004 г. | |||||||
| Бухгалтер | Лавренева | Лавренева В. Ф. | |||||||
| личная подпись | расшифровка подписи | ||||||||
Часто бывает, что сотрудник перед уходом в отпуск болел или брал отпуск за свой счет. В этом случае расчетный период отработан им не полностью. Как рассчитывать отпускные в подобных ситуациях, Трудовой кодекс ответа не дает. Здесь нужно руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением правительства от 11 апреля 2003 г. № 213 (далее – Положение).
Например, количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается так (п. 9 Положения):
| Количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время по 5-дневной рабочей неделе | х | 1,4 | = | Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время |
А в случае повышения в расчетном периоде оплаты труда зарплата за этот период увеличивается на коэффициент повышения окладов. Так, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5 до 6 тысяч рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000 руб. : 5000 руб.).
Пример
Работник ООО «Малахит» Павлов уходит в отпуск 1 июня 2004 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника с января по март 2004 года был равен 15 000 руб. С апреля ему установлен оклад в размере 18 000 руб. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.
Для расчета отпускных зарплата работника за март должна быть увеличена в 1,2 раза (18 000 руб. : 15 000 руб.).
Апрель и май отработаны Павловым полностью, а в марте он проболел с 15-го по 19-е число включительно, то есть пять рабочих дней. Всего в марте 22 рабочих дня. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (22 – 5).
Заработок работника за март для оплаты отпускных бухгалтер «Малахита» рассчитал следующим образом:
15 000 руб. х 1,2 : 22 дн. х 17 дн. = 13 909 руб.
Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска была рассчитана так:
17 дн. х 1,4 + 29,6 дн. х 2 мес. = 83 дн.
Общая сумма начислений за расчетный период составила:
13 909 руб. + 18 000 руб. + 18 000 руб. = 49 909 руб.
Средний дневной заработок Павлова для определения отпуска бухгалтер «Малахита» посчитал так:
49 909 руб. : 83 дн. = 601 руб.
Размер отпускных составит:
601 руб. х 28 дн. = 16 828 руб.
Обратите внимание: выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На это указано в статье 136 Трудового кодекса.
Отражаем в учете
В бухгалтерском учете отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности как расходы на оплату труда. Они облагаются НДФЛ, ЕСН, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве.
В налоговом учете отпускные относятся к расходам на оплату труда. На это указано в пункте 7 статьи 255 Налогового кодекса. Поэтому они уменьшают облагаемую налогом прибыль.
Обратите внимание: сумма отпускных, относящаяся к месяцу, который не наступил, а также ЕСН и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве учитываются в составе будущих периодов. При наступлении того месяца, за который начислены отпускные, их сумма включается в состав расходов по обычным видам деятельности.
Пример
Сотрудник Михеев торговой фирмы ЗАО «Ракета» берет отпуск с 12 мая по 8 июня 2004 года. Таким образом, отпуск предоставляется на 28 календарных дней, из них 20 дней в мае и 8 дней в июне.
Взносы на страхование от несчастных случаев организация платит по ставке 0,2 процента, а ЕСН – по ставке 35,6%.
Месячный оклад Михеева – 5000 руб.
В расчетный период включаются февраль, март и апрель.
Сумма выплат Михееву за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:
5000 руб. + 5000 руб. + 5000 руб. = 15 000 руб.
Средний дневной заработок равен:
15 000 руб. : (3 х 29,6) = 169 руб.
Сумма отпускных:
169 руб. х 28 дн. = 4732 руб.
Начисление и выплату отпускных Михееву бухгалтер «Ракеты» отразил так:
в мае
Дебет 44 Кредит 70
– 3380 руб. (169 руб. х 20 дн.) – начислены отпускные за май;
Дебет 97 Кредит 70
– 1352 руб. (169 руб. х 8 дн.) – включены в состав расходов будущих периодов отпускные за июнь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»
– 615 руб. (4732 руб. х 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 44 Кредит 69-1, 69-2, 69-3
– 1203 руб. (3380 руб. х 35,6%) – начислены ЕСН и пенсионные взносы на сумму майских отпускных;
Дебет 44 Кредит 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»
– 7 руб. (3380 руб. х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму майских отпускных;
Дебет 97 Кредит 69-1, 69-2, 69-3
– 481 руб. (1352 руб. х 35,6%) – начислены ЕСН и пенсионные взносы на сумму июньских отпускных;
Дебет 97 Кредит 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»
– 3 руб. (1352 руб. х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму июньских отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 4117 руб. (4732 – 615) – выданы отпускные;
в июне
Дебет 44 Кредит 97
– 1836 руб. (1352 + 481 + 3) – включена в состав расходов сумма затрат на выплату отпускных, приходящаяся на июнь.
Для оплаты отпускных сотрудникам фирма может создавать резерв на оплату отпусков. Однако это делать не обязательно. Если организация решила создать такой резерв, то отпускные начисляются за счет этой суммы. Решение о создании и порядок формирования резерва определяются в учетной политике организации. Величину резерва фирма определяет самостоятельно. Например, критерием могут служить расходы на выплату отпусков за предыдущий год.
Сумма резерва определяется в расчете на год. Ежемесячно бухгалтер начисляет резерв из расчета 1/12 его годовой суммы. Для формирования резерва на предстоящую оплату отпусков в учете используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».
Е.А. Лебедева, эксперт АГ «РАДА»
Начать дискуссию