Решаем проблемы заполнения книги покупок

Е.В. Найденов, Е.А. Огиренко

Главбух №9, 2004

Прежде всего, книга покупок дополнена двумя графами - 8а и 8б - для счетов-фактур с 18-процентной ставкой НДС. В первой из них нужно отражать стоимость товаров, работ или услуг, а во второй - сумму "входного" налога.

Впрочем, многие фирмы еще в начале года самостоятельно добавили в книгу покупок новые графы. Поступать так советовало и МНС России в своем письме от 27 января 2004 г. № ОС-6-03/86@.

В книге покупок остались графы для счетов-фактур и со ставкой 20 процентов. Заполнять их надо до тех пор, пока фирма окончательно не рассчитается за товары (работы, услуги), приобретенные в прошлом году.

Еще одно изменение - в книге покупок, в графе 5б теперь указывается код причины постановки на учет (КПП) поставщика. Взять данные коды можно из полученных счетов-фактур. Ведь постановление Правительства РФ № 84 внесло изменения в формы и этих документов. И отныне продавец должен в них приводить свой КПП.

Но предположим, ваш поставщик составил счет-фактуру на старом бланке и КПП не указал. В этом случае ваша фирма все равно вправе принять "входной" НДС к вычету, а также зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок. Судите сами.

Обязательные реквизиты счета-фактуры перечислены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. КПП здесь не упомянут. Следовательно, старую форму счета-фактуры нельзя считать препятствием для вычета.

Тот факт, что КПП продавца не проставлен в книге покупок, также не препятствует вычету по НДС. Ведь, как известно, все условия, которые нужно соблюдать, чтобы зачесть налог, определены в пункте 2 статьи 171 и в пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ. А именно:

- приобретенные товары (работы, услуги) приняты к учету и оплачены;

- покупка используется в деятельности, облагаемой НДС;

- есть счет-фактура.

Как видите, неточности в заполнении книги покупок не мешают принять "входной" НДС к вычету. Такой же позиции придерживаются и суды. Примером тому является постановление ФАС Уральского округа от 4 июля 2003 г. № Ф09-1942/ 03-АК.

Как отражать авансы?

Организация должна заплатить с суммы полученных авансов налог на добавленную стоимость. Этого требует подпункт 1 пункта 1 статьи 162 Налогового кодекса РФ.

После отгрузки товаров уплаченный с авансов налог можно принять к вычету. Сделать это позволяет пункт 8 статьи 171 Налогового кодекса РФ. При этом сумму вычета бухгалтеру нужно отразить в книге покупок.

Тут есть один немаловажный нюанс. Многие бухгалтеры спрашивают в письмах: надо ли перечислять НДС с авансов, если товары отгружены в том же налоговом периоде, когда получена предоплата? С одной стороны, в Налоговом кодексе РФ сказано: принять к вычету можно "исчисленные и уплаченные" суммы НДС. С другой же стороны, фирме придется слишком долго ждать вычета, тогда как продукция уже отгружена.

Так вот, чтобы принять к вычету НДС с авансов, организации не нужно перечислять его в бюджет, если товары отгружены в том же налоговом периоде. Такой же позиции придерживаются чиновники. Но, по мнению налоговиков, в этом случае бухгалтер все равно должен отразить налог в книге продаж и книге покупок.

А суды позволяют и налог не платить, и записи в книгах не делать. Они вообще считают, что суммы, которые фирма получила от покупателей, не являются авансами, если товары отгружены в том же налоговом периоде. Такой вывод сделал, например, ФАС Уральского округа в своем постановлении от 3 февраля 2004 г. № Ф09-50/04-АК.

Впрочем, мы вам советуем все же отражать суммы налога в книге покупок: вписать несколько строк не трудно, а пререканий с инспектором они помогут избежать.

Пример 1

ООО "Ливайт" платит НДС ежемесячно. В мае 2004 года организация получила от покупателей авансы под предстоящую поставку товаров. А именно:

- 11-го числа - от ООО "Омега" на сумму 11 800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.);

- 25-го числа - от ОАО "Стрелок" на 21 240 руб. (в том числе НДС - 3240 руб.);

- 26-го числа - от ООО "Фиалка" на 5900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.).

Организация же выписала счета-фактуры от 11 мая 2004 г. № 50 (на 11 800 руб.), от 25 мая 2004 г. № 58 (на 21 240 руб.) и от 26 мая 2004 г. № 60 (на 5900 руб.).

В этом же месяце ООО "Ливайт" в счет полученных авансов отгрузило товары:

- ООО "Омега" - на сумму 11 800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.);

- ОАО "Стрелок" - на 20 060 руб. (в том числе НДС - 3060 руб.).

Бухгалтер ООО "Ливайт" принял к вычету из бюджета 4860 руб. (1800 + 3060) и сделал в книге покупок такие записи .

Страна происхождения и номер ГТД

Страну происхождения товара и номер грузовой таможенной декларации (ГТД) нужно указывать в графе 6 книги покупок. Данная графа не заполняется, если фирма приобрела российские товары. Причем даже если в счете-фактуре стоит "Россия", то в книгу покупок вносить страну происхождения не надо.

Пример 2

ООО "Верона" 26 апреля 2004 года приобрело у ООО "Сильвия" (ИНН 7704012044, КПП 770401005) товаров на 35 400 руб. (в том числе НДС - 5400 руб.).

В тот же день ООО "Сильвия" выписало счет-фактуру № 76. В ней продавец указал, что страна происхождения товаров - Китай, а номер ГТД - 10005001/250304/0013146.

ООО "Верона" заплатило за товары 28 апреля 2004 года. Тогда же бухгалтер принял "входной" НДС к вычету и сделал запись в книге покупок.

Теперь рассмотрим наиболее распространенные ситуации, которые возникают на практике.

Первая ситуация . Организация покупает по одному счету-фактуре большое количество импортных товаров. Чтобы занести все номера ГТД в книгу покупок, потребуется много времени. Кроме того, номера могут просто не поместиться в графу 6.

Может ли бухгалтер в этом случае указывать в книге покупок не все номера ГТД? С этим вопросом мы обратились в МНС России. И вот что нам ответили.

Организация должна показать все номера декларации, отраженные в счете-фактуре. Иначе книга покупок будет неправильно заполнена. Если же все номера ГТД в графу 6 не помещаются, фирма вправе записать их в отдельном регистре, а затем подшить его к книге покупок.

Но мы считаем, что бухгалтер все же может привести лишь часть номеров ГТД. Ведь законодательство этого не запрещает. Равно как оно не предусматривает и ответственности за неправильное оформление книги покупок. Тем более что бухгалтер все же указывает в книге дату и номер счета-фактуры поставщика. Поэтому налоговый инспектор сумеет получить информацию о номерах ГТД, которые проставил продавец.

Тут необходимо отметить, что некоторые бухгалтеры практикуют другой выход из положения. Длинный перечень товаров они делят на части. Каждой группе товаров отводят новую строку книги, всякий раз записывая реквизиты одного и того же счета-фактуры. Делать так нельзя. Ведь вносить в книгу покупок один и тот же счет-фактуру несколько раз можно только при частичной оплате товаров. Об этом прямо сказано в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Вторая ситуация . Предприятие заплатило НДС при ввозе товаров на территорию России. Тогда книга покупок оформляется на основании грузовой таможенной декларации. Ведь счета-фактуры с суммой налога у фирмы в этом случае нет. Значит, бухгалтеру в графе 2 нужно отразить дату и номер ГТД.

Мнение специалиста

ЖАРОВА Вера Александровна ,
главный государственный налоговый инспектор

отдела общих вопросов методологии НДС департамента косвенных налогов МНС России:

- Я считаю, что если фирма получила счет-фактуру с опозданием и дата на нем - прошлых периодов, то его в книгу покупок необходимо внести в том налоговом периоде, в котором были соблюдены условия для вычета, предусмотренные статьей 172 Налогового кодекса РФ. То есть покупателю придется исправлять книгу.

В случае если продавец предоставил скидку на отгруженные товары, ему необходимо внести исправления в ранее выставленные счета-фактуры в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ № 914. А покупателю - откорректировать записи в книге покупок.

Когда делать записи?

По общему правилу записи в книгу покупок заносят, когда бухгалтер принимает "входной" НДС к вычету, то есть делает проводку:

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС" КРЕДИТ 19

- принят к вычету "входной" НДС.

Казалось бы, все просто. Но существует множество нюансов, с которыми бухгалтеры сталкиваются на практике. Разберем наиболее распространенные.

Товары купил подотчетник. Обычно в этом случае сотрудник приносит накладную и счет-фактуру позже, чем их выписал продавец. Каким числом тогда принимать "входной" НДС к вычету?

Сделать это нужно в тот момент, когда работник отчитается перед фирмой. То есть запись в книгу покупок будет занесена в тот день, которым датирован авансовый отчет. Ведь именно в этот момент бухгалтер приходует товар в учете.

Счет-фактура пришел с опозданием. Как нам разъяснили в МНС России, в этом случае налог принимается к вычету исходя из даты, проставленной на счете-фактуре. То есть если на счете-фактуре стоит дата того месяца, когда документ был на самом деле получен, то никаких исправлений бухгалтеру вносить не придется.

Если же опоздавший счет-фактура датирован, например, одним или несколькими месяцами назад, то придется пересчитывать сумму НДС и подавать уточненную налоговую декларацию (конечно, при условии, что налог уже был оплачен в прошлых периодах). И конечно, здесь возникает проблема - надо ли вносить поправки в книгу покупок? На этот вопрос чиновники не дают однозначного ответа. Некоторые из них считают, что исправлять книгу покупок нужно, так как на ее основании заполняется налоговая декларация. Поэтому итоги в книге покупок и налоговой декларации должны совпадать.

Однако другие налоговики придерживаются противоположной точки зрения. Ведь исправления в книге покупок законодательством не предусмотрены. Тем более что в конце налогового периода этот регистр прошивается. Поэтому и изменять ничего не нужно.

Мы же советуем поступать так, как вам удобно. Если вы ведете книгу покупок на компьютере, то внести исправления несложно. Ну а если у вас книга в бумажном виде и уже прошита, то можно не вносить в нее исправления, а составить бухгалтерскую справку и указать в ней разницы. Затем - подшить эту справку к книге покупок. Тогда итоги книги покупок и сумма в бухгалтерской справке совпадут с данными декларации.

Отрицательный счет-фактура. Чаще всего продавец выписывает его, когда устанавливает скидку на товары, отгруженные в прошлые налоговые периоды.

Также счет-фактуру "с минусом" поставщики оформляют на отрицательную суммовую разницу. Правда, только в том случае, если накладная выписана в условных единицах, а счет-фактура в рублях.

Сразу скажем: налоговики не рекомендуют делать в книге покупок записи на основании отрицательного счета-фактуры. Они полагают, что организация должна вернуть такой документ продавцу, а взамен попросить счет-фактуру на новую сумму.

Однако, получив счет-фактуру на другую сумму, покупатель будет вынужден не только подавать уточненную декларацию, но и исправлять бухгалтерскую и налоговую прибыль. Кроме того, налоговики могут попытаться наказать за недоплату НДС - взыскать недоимку, пени и штраф.

В общем, организация вправе не возвращать отрицательный счет-фактуру продавцу. Ведь закон прямо этого не требует. И тогда исправлять ничего не нужно, бухгалтер просто зарегистрирует отрицательный счет-фактуру в книге покупок в текущем периоде.

В одном счете-фактуре разные ставки

Продавцы довольно часто выписывают счета-фактуры на товары, облагаемые по разным ставкам, например 18 и 10 процентов.

В этом случае препятствий для вычета "входного" НДС у покупателя, естественно, нет. А вот то, как отразить такой счет в книге покупок, зачастую не дает бухгалтеру покоя. Ведь, как мы уже отмечали, разбивать счет-фактуру можно только при частичной оплате товаров (работ, услуг).

Поэтому в книге покупок надо делать только одну запись. Стоимость товаров, облагаемых по ставке 18 процентов, фирма покажет в графе 8а. А покупки с 10-процентной ставкой нужно отразить в графе 9а.

Так же надо заполнять книгу покупок и в случаях, когда товары куплены по разным накладным, а продавец выписал лишь один счет-фактуру. Тогда в графу 4 книги покупок надо занести сразу две даты накладных.

Пример 3

ООО "Ветерок" в мае 2004 года сделало две покупки у ООО "Магнат" (ИНН 7704012231, КПП 770401005). А именно 6 мая фирма приобрела товары стоимостью 11 000 руб. (в том числе НДС по ставке 10% - 1000 руб.). А 7 мая ООО "Ветерок" купило материалов на 23 600 руб. (в том числе НДС по ставке 18% - 3600 руб.).

ООО "Магнат" на обе покупки выписало один счет-фактуру от 7 мая 2004 г. № 68 на сумму 34 600 руб. (11 000 + 23 600). ООО "Ветерок" оплатило обе покупки 25 мая 2004 года. А бухгалтер этой фирмы сделал в книге покупок такую запись .