Передача имущества организации во временное пользование сотрудникам

Е. В. Мирошникова,
аудиторская фирма ЗАО "Визави-М"

Журнал "Бухгалтерский учёт" № 6 2004 г.

В некоторых случаях организации передают принадлежащее им имущество во временное пользование своим работникам. Порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете зависит от цели передачи имущества: для личного использования работником или для выполнения им на дому прямых служебных обязанностей.

Имущество безвозмездно передано в личное пользование работнику

Работник может обратиться к администрации организации-работодателя с просьбой передать ему во временное личное пользование то или иное имущество. На основании представленного работником заявления руководство может принять решение о передаче ему имущества без взимания платы за использование.

В данном случае между работником и организацией может быть заключен договор ссуды (безвозмездного пользования). Этот вид договоров регулируется гл. 36 Гражданского кодекса РФ.

Договором ссуды признается соглашение сторон, в силу которого одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в котором она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (ст. 689 ГК РФ). Право собственности на переданную вещь сохраняется за ссудодателем. Поскольку договор ссуды – безвозмездный, никакой платы с работника, получившего вещь в пользование, не взимается.

Передавать имущество по договору ссуды (быть ссудодателем) может только его собственник или лица, уполномоченные законом или собственником. При этом ссудодатель обязан сообщить ссудополучателю о правах третьих лиц на данную вещь (сервитуте [ Сервитут – ограниченное право пользования чужим имуществом. ] , праве залога и т. п.), если таковые имеются.

Коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование своим учредителям (участникам), руководителям, членам органов управления или контроля (ст. 690 ГК РФ).

Договор ссуды не следует путать с договором займа. По договору ссуды могут быть переданы непотребляемые вещи, не теряющие своих натуральных свойств в процессе использования. Не могут быть ссужены деньги, сырье, продукты питания (потребляемые вещи). Денежные средства и вещи, определяемые родовыми признаками, передаются по договору займа. Договор безвозмездного пользования также следует отличать от договора безвозмездной передачи имущества, при котором к лицу, получившему вещь, переходит и право собственности на нее.

Договор безвозмездного пользования с работником необходимо заключить в письменной форме. К передаваемой в безвозмездное пользование вещи прилагаются относящиеся к ней документы (технический паспорт, инструкция по использованию и т. п.). Если документы не переданы, а имущество без них использовать нельзя, работник-ссудополучатель в соответствии со ст. 691 ГК РФ имеет право:

настаивать на предоставлении необходимых документов;
требовать расторжения договора и возмещения ему понесенного реального ущерба.

Если вещь, передаваемая в безвозмездное пользование, имеет какие-либо недостатки, ссудодателю следует предупредить об этом работника-ссудополучателя. Если работодатель умышленно или по неосторожности не сообщает о недостатках, он будет нести ответственность на основании норм ст. 693 ГК РФ.

Работник-ссудополучатель обязан поддерживать переданное ему имущество в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, нести все расходы по его содержанию (ст. 695 ГК РФ). Однако условия каждого конкретного договора могут предусматривать различное распределение обязанностей между ссудодателем и ссудополучателем.

Во многих случаях по договорам ссуды работникам передаются принадлежащие организации объекты основных средств (компьютеры, телефоны, мебель и т. п.). Поскольку ссудодатель сохраняет право собственности на переданное во временное пользование имущество, оно продолжает числиться у него на балансе. В бухгалтерском учете передача объекта основных средств по договору ссуды отражается записью:

Д-т сч. 01 "Основные средства", субсч. "Основные средства, переданные во временное пользование",

К-т сч. 01 "Основные средства", субсч. "Собственные основные средства".

Поскольку передача вещей в безвозмездное пользование не является их реализацией, при проведении данной операции не возникает объектов налогообложения по налогу на прибыль и НДС.

По основным средствам организации, переданным по договору ссуды, продолжает начисляться амортизация, поскольку ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденное приказом Минфина РФ от 30.03.01 № 26н, не предполагает возможности приостановления амортизации для таких случаев 1 . Начисление амортизации по объектам основных средств производится независимо от результатов деятельности организации в отчетном периоде и отражается в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому оно относится.

Поскольку основные средства, передаваемые работникам в личное пользование по договору ссуды, используются не по прямому производственному назначению, амортизационные отчисления по ним не могут быть отнесены на счета учета затрат. Начисление амортизации отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы",

К-т сч. 02 "Амортизация основных средств"

начислена амортизация основных средств, переданных по договору безвозмездного пользования.

Если договором ссуды предусмотрена возможность улучшения имущества за счет ссудодателя , то суммы, затраченные на улучшение (например, на модернизацию), не списываются единовременно на расходы, а увеличивают балансовую стоимость имущества и погашаются постепенно в процессе начисления амортизации.

Для целей налогообложения прибыли затраты, произведенные ссудодателем в соответствии с такими условиями договора, не могут быть включены в состав расходов, поскольку переданное ссудодателем имущество не участвует в его деятельности, направленной на извлечение дохода.

Поскольку организация, передавшая объект основных средств по договору ссуды, по-прежнему является его собственником, она включает его в налогооблагаемую базу налога на имущество (п. 1 ст. 374 НК РФ).

Имущество передано работнику во временное пользование за плату

Передача имущества организации во временное пользование работнику за плату может быть оформлена договором аренды или договором проката.

Договоры аренды регулируются гл. 34 ГК РФ. По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Договор проката является одним из видов договоров аренды, он регулируется § 2 гл. 34 ГК РФ. Однако между этими видами договоров имеются заметные различия. Предоставление имущества в прокат является постоянной предпринимательской деятельностью, в то время как сдачей имущества в аренду организация может заниматься как на постоянной основе, так и эпизодически.

В соответствии с п. 3 ст. 626 ГК РФ договор проката – публичный договор. Условия публичного договора должны быть одинаковы для всех потребителей, за исключением случаев, когда законом и иными правовыми актами допускается предоставление льгот для отдельных категорий потребителей (ст. 426 ГК РФ). Поэтому работники организации, систематически предоставляющей имущество по договорам проката, заключают с ней договоры на общих основаниях, как обычные клиенты.

При заключении договора аренды организация может установить для своего работника особые условия.

Так же как и договор ссуды, договор аренды между организацией и работником, получающим имущество, должен быть составлен в письменном виде (п. 1 ст. 609 ГК РФ). Основные средства, передаваемые в аренду, должны быть снабжены всей необходимой документацией к ним (техпаспортом, сертификатом качества и пр.).

Передача объекта основных средств арендатору по договору аренды отражается в бухгалтерском учете организации записью:

Д-т сч. 01 "Основные средства", субсч. "Основные средства, переданные в аренду",

К-т сч. 01 "Основные средства", субсч. "Собственные основные средства".

Если организация предоставляет имущество в аренду (в прокат) на постоянной основе, учет имущества, предназначенного для сдачи в аренду (в прокат), может вестись на счете 03 "Доходные вложения в материальные ценности". К счету могут быть открыты субсчета по отдельным видам материальных ценностей, принимаемых к учету по первоначальной стоимости исходя из фактически произведенных затрат на их приобретение.

Передача имущества в аренду (прокат) отражается записью:

Д-т сч. 03 "Доходные вложения в материальные ценности", субсч. "Имущество, переданное в аренду (в прокат)",

К-т сч. 03 "Доходные вложения в материальные ценности", субсч. "Имущество, находящееся на складе".

Передача имущества в аренду (в прокат) не является его реализацией, поэтому при проведении данной операции не возникает объектов налогообложения по налогу на прибыль и НДС. Объектом налогообложения является арендная плата (плата за прокат), вносимая работником. Организация, передавшая объект основных средств в аренду (в прокат), является его собственником и включает его в налогооблагаемую базу налога на имущество.

Если сдача имущества в аренду физическим лицам не является основным видом деятельности организации, то в бухгалтерском учете полученная за использование имущества плата включается в состав операционных доходов (п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утвержденного приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 32н). При этом составляются следующие записи:

Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсч. "Расчеты по договорам аренды с работниками организации",

К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие доходы"

начислена арендная плата;

Д-т сч. 50 "Касса", 51 "Расчетные счета",

К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсч. "Расчеты по договорам аренды с работниками организации"

отражена сумма полученной арендной платы;

Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы",

К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам"

на сумму начисленного НДС.

Амортизация по основным средствам, передаваемым по договору аренды, начисляется в общем порядке. Расходы, связанные с предоставлением во временное пользование активов организации, включаются в состав операционных (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 33н) и также отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

В случае, когда сдача имущества в аренду (в прокат) относится к основному виду деятельности организации, полученный доход следует отражать в составе доходов от обычных видов деятельности на счете 90 "Продажи". Расходы, связанные с этой деятельностью, подлежат отражению на счетах учета затрат. Производятся записи:

К-т сч. 90 "Продажи", субсч. "Выручка"

начислена арендная плата;

Д-т сч. 50 "Касса", 51 "Расчетные счета",

отражена сумма полученной арендной платы;

Д-т сч. 90 "Продажи", субсч. "Налог на добавленную стоимость",

К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам"

отражена сумма начисленного НДС.

В целях налогового учета доходы, полученные организацией от сдачи имущества в аренду работникам (независимо от того, является ли данная деятельность основной), включаются в налогооблагаемую базу в полном объеме. Суммы начисленной амортизации основных средств учитываются в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Имущество передано работнику для исполнения им своих служебных обязанностей

На многих предприятиях трудятся работники-надомники. Это могут быть, например, инвалиды, принятые на работу в связи с исполнением требований законодательных актов о квотировании рабочих мест для граждан, особо нуждающихся в социальной защите.

Для выполнения непосредственных служебных обязанностей работникам-надомникам зачастую необходимо различное оборудование (например, телефон-факс, компьютер и т. п.). В связи с тем, что передача оборудования надомному работнику необходима для производственных целей, то бухгалтерский учет этих объектов основных средств не отличается от учета иных основных средств производственного назначения, используемых в организации.

Передача объекта основных средств работнику отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 01 "Основные средства", субсч. "Основные средства, переданные надомному работнику",

К-т сч. 01 "Основные средства", субсч. "Собственные основные средства".

Начисление амортизации по переданному оборудованию происходит в общеустановленном порядке. Сумма амортизационных отчислений относится на счета учета затрат. В бухгалтерском учете делается запись:

Д-т сч. 20 "Основное производство", др. счетов учета затрат,

К-т сч. 02 "Амортизация основных средств", субсч. "Амортизация основных средств, переданных надомным работникам"

начислена амортизация на переданное оборудование.

Расходы по ремонту и обслуживанию переданного надомным работникам оборудования включаются в себестоимость продукции, а расходы на модернизацию – относятся на увеличение стоимости объекта основных средств (п. 14 ПБУ 6/01