Нередко возникает ситуация, когда руководитель требует у
бухгалтера ту или иную сумму денег. Она может ему понадобиться для
покупки машины, квартиры или просто для того, чтобы посидеть в
ресторане с друзьями. Что делать бухгалтеру?
Если денег у фирмы нет – нет и проблем. А вот если они есть, бухгалтеру предстоит решить один очень важный вопрос: под каким «соусом» их выдать? Причем зачастую директор берет деньги из кассы, даже не поставив об этом бухгалтера в известность. Предложим несколько вариантов такого оформления.
Заем не панацея, но...
Если требуется большая сумма денег, то руководителю можно выдать заем. Оформить его несложно. Нужно составить договор. В нем указать реквизиты фирмы, Ф.И.О. руководителя (то есть заемщика), сумму займа, срок, на который он выдается, и т. д. В общем, все требования к таким договорам вы найдете в главе 42 Гражданского кодекса.
Правда, у этого договора есть и определенные нюансы. Прежде всего, не вполне понятно, кто его должен подписать от лица фирмы. Обычно это делает директор. Однако он не может оформить договор сам с собой. Выглядеть это будет, по крайней мере, некрасиво. Но такой договор может подписать и учредитель фирмы. Тогда преамбула договора будет выглядеть, например, так: «ЗАО “Актив” в лице его учредителя Иванова Александра Ивановича, действующего на основании устава, и Николаев Сергей Сергеевич заключили договор о нижеследующем...».
Кроме того, договор может подписать любое лицо, на которое выписана необходимая доверенность. Кстати, ее даже не надо заверять у нотариуса. В ней нужно указать, что тот или иной сотрудник фирмы (например, менеджер или исполнительный директор) может на основании доверенности оформлять сделки. В этой ситуации преамбула будет звучать так: «ЗАО “Актив” в лице исполнительного директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании доверенности от 20 мая 2004 г. № 3, и Николаев Сергей Сергеевич заключили договор о нижеследующем...».
Не забудьте определиться со сроком займа. Этот срок законодательство не ограничивает. В описанной нами ситуации оптимальный вариант, скажем, лет 10–15. За это время что-то обязательно случится, и это позволит вам избавиться от «висяка» в балансе. В конце концов этот срок можно и продлевать до бесконечности. Достаточно лишь оформлять дополнительные соглашения к договору.
Еще один момент – проценты за пользование займом. Конечно, проще всего оформить беспроцентный заем. Но тогда вашему руководителю придется платить налог на доходы физических лиц с материальной выгоды (суммы процентов, которые ниже 3/4 ставки рефинансирования Банка России). Причем налог надо будет рассчитывать по максимальной 35-процентной ставке. Если сумма займа большая, получится и большая сумма налога.
Проценты за пользование займом можно установить и в размере 3/4 этой ставки (сейчас она составляет 14%). Но тогда вашей фирме придется платить налог на прибыль с суммы процентов. Дабы обойти эти неприятности, можно записать в договоре, что проценты (разумеется, в размере 3/4 ставки рефинансирования Банка России) будут начислены и выплачены заемщиком вместе с основной суммой займа (то есть лет через 10–15).
Все в подотчет
Конечно, можно поступить еще проще. Выдать директору деньги в подотчет. Закон не ограничивает ни сумму подотчетных средств, ни срок, на который она может быть выдана. Одно «но». Больше одного раза выдать в подотчет деньги директору не получится. Как сказано в Порядке ведения кассовых операций, «выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу». Получается, что получить, например, командировочные он сможет не раньше того, как вернет деньги в кассу.
Правда санкций за подобное нарушение законодательство не предусматривает. И поэтому, если даже деньги и будут выданы до того, как подотчетник отчитается за предыдущие суммы, ничего страшного не произойдет. Главное – убрать из бухгалтерии приказ руководителя о сроках, на которые они выдаются. Зачем лишний раз нервировать проверяющих. Кстати, периодически можно оформлять возврат денег и их новую выдачу. Реального движения денег, конечно, не будет. Они останутся только на бумаге (в приходных и расходных кассовых ордерах и кассовой книге).
Поборники честности
Можно выплатить деньги «вчистую», которые руководителю и возвращать не придется. Это дивиденды.
Данный способ удобно применять на тех фирмах, у которых директор и учредитель – одно и то же лицо.
Облагают дивиденды налогом на доходы по минимальной ставке – 6 процентов. Больше с них ничего платить не придется. Порядок выплаты дивидендов должен быть записан в уставе фирмы. Как правило, там указано, что их можно выдавать по окончании каждого квартала. Это допускает и закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и закон «Об акционерных обществах».
Оформить выплату дивидендов несложно. Для этого необходимо иметь такие документы:
- протокол собрания участников или акционеров;
- решение участников (акционеров) о выплате дивидендов.
Однако не забудьте – выплатить дивиденды надо за счет чистой прибыли фирмы. Поэтому она должна как минимум быть. Напомним, что чистая прибыль прошлых лет – это кредитовое сальдо по счету 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», текущего года – кредитовое сальдо счета 99 «Прибыли и убытки».
Имущество – фирме
На крайний случай вы можете оформить покупку имущества, которое необходимо директору и непосредственно на фирму. Если директор является еще и учредителем, он ничего не потеряет. Так или иначе это имущество будет принадлежать ему. А вот фирма может получить и определенные преимущества. Так, если куплено основное средство, производственное предназначение которого можно обосновать (например, дорогостоящий компьютер), то расходы на его покупку будут уменьшать прибыль через амортизацию. Где оно фактически находится (в офисе или дома у директора) и кем используется – не важно. Проверяющие этого определить не смогут.
Но у этого способа есть и недостаток. С остаточной стоимости техники придется платить налог на имущество. А если куплен автомобиль, то и транспортный налог. Определить, выгодна такая покупка или нет, можно лишь в каждом конкретном случае.
Чистая «липа»
Если денег требуется немного, то под них можно подобрать те или иные затраты фирмы. Например, руководитель встречается с друзьями в ресторане. Тогда тут напрашиваются представительские расходы. Если их сумма не превышает 4 процентов от оплаты труда, они полностью учитываются при налогообложении прибыли. В любом случае зарплатными налогами их облагать не нужно.
Еще вариант. Подобрать первичные документы по канцтоварам или любым другим хозяйственным расходам. Их можно купить практически на любом рынке. Относительно небольшие суммы можно провести как покупку офисной бумаги, расходных материалов для оргтехники и т. п. Все это списывается на расходы полностью. Никаких налогов платить не придется.
Ну и конечно самый простой способ – выдать деньги из «черной» кассы. Тут и документов особых не нужно. Хотя деньги оттуда руководитель может взять и без вашей помощи...
С. Воронин, аудитор
Источник материала: «Практическая Бухгалтерия»
Начать дискуссию