Ежемесячный журнал "ЭЖ Вопрос-ответ"/
Обязательно ли составлять каждый месяц акты по аренде помещения и что является основанием для списания расходов по аренде за месяц?
На данный вопрос нельзя ответить однозначно, поскольку необходимость составления ежемесячного акта поставлена в зависимость от условий самого договора аренды.
Обратимся к нормам Налогового кодекса РФ, содержащим условия отнесения затрат по аренде к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Упомянутая норма не содержит указаний об обязательном составлении ежемесячных актов к договору аренды.
Вместе с тем право налогоплательщика уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму затрат ставится в зависимость от обоснованности, документального подтверждения таких расходов и при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными - затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Требования к первичным учетным документам содержатся в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В соответствии с пунктами 1 и 2 этой статьи все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется не только бухгалтерский, но и налоговый учет (п. 1 ст. 11 НК РФ).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
Унифицированная форма такого первичного документа, как акт, для подтверждения оказанных ежемесячных услуг по аренде не разработана, поэтому акт может быть составлен в произвольной форме, учитывая обязательные реквизиты, упомянутые в п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете".
Дополнительное подтверждение документальной обоснованности расходов по аренде содержится в ст. 272 НК РФ, посвященной порядку признания расходов при методе начисления. Указанная норма предоставляет право признать расходы в отсутствие ежемесячного акта.
В соответствии с подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается, если иное не установлено статьями 261, 262, 266 и 267 НК РФ, дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, либо дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последний день отчетного (налогового) периода для расходов в виде арендных (лизинговых) платежей за арендуемое (принятое в лизинг) имущество.
Более того, в соответствии со ст. 252 НК РФ расходы, направленные на получение дохода, можно подтвердить с помощью любых документов, косвенно подтверждающих расход: договор аренды, акт приема-передачи помещения, счета, документы об оплате и счет-фактура.
Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ именно счет-фактура непосредственно связан с датой оказания услуг и прямо свидетельствует о факте их оказания (см. письмо Минфина России от 08.02.2005 № 03-04-11/21).
Арендная плата должна уплачиваться арендатором своевременно в порядке, на условиях и в сроки, определяемые договором аренды. В случае когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах (п. 1 ст. 614 ГК РФ).
При этом Гражданский кодекс РФ не содержит указаний на обязательное составление ежемесячных актов к договору аренды помещения. Вместе с тем, обращаясь к общим нормам о договорах части первой ГК РФ, такой документ может стать обязательным, если стороны в договоре укажут на ежемесячную подготовку актов оказания услуг аренды (п. 1 ст. 432 ГК РФ).
Таким образом, гражданское законодательство предоставляет право сторонам договора аренды отнести к существенным условиям договора обязательное составление периодических актов, подтверждающих исполнение договора аренды.
Предоставление имущества в аренду для целей налогообложения отнесено к категории услуг, под которыми понимается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст.38 НК РФ).
Как было отмечено в письме УФНС России по г. Москве от 26.03.2007 № 20-12/027737, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то услуга реализуется (потребляется) сторонами договора.
Следовательно, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организация-арендодатель учитывает сумму доходов от реализации такой услуги, а организация-арендатор - расходы, связанные с потреблением данной услуги.
Изложенной точки зрения о необходимости составления ежемесячных актов только при наличии соответствующего условия в договоре придерживаются Минфин России (письмо от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742), ФНС России (письмо от 05.09.2005 № 02-1-07/81), УФНС России по г. Москве (письмо от 26.03.2007 № 20-12/027737).
Таким образом, размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором аренды, заключенным в порядке, установленном действующим законодательством.
С учетом вышеизложенного составление ежемесячного акта оказания услуг аренды является обязательным в случае наличия соответствующего указания в договоре аренды.
В данном случае документальным подтверждением оказания услуг за соответствующий период будет являться акт приема-передачи услуг аренды.
Если же договором аренды не предусмотрено оформление ежемесячного акта приема-передачи услуги, то договор аренды и акт приема-передачи имущества (предмета договора аренды) наряду со счетами и платежными документами об уплате арендных платежей являются достаточным документальным подтверждением понесенных организацией-арендатором расходов в виде арендных платежей.
А. Тюрина, ведущий эксперт АКДИ "ЭЖ"
Начать дискуссию