Представление в ПФР сведений персонифицированного учета

Требования законодательства

Начнем с документов, которыми бухгалтеру необходимо руководствоваться в данном случае. Прежде всего это Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (далее – Закон № 27-ФЗ 1), который устанавливает правовую основу и принципы учета сведений о застрахованных лицах в системе обязательного пенсионного страхования. В целях применения этого закона Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п утверждены формы документов индивидуального (персонифицированного) учета и инструкция по их заполнению (далее – Инструкция № 192п ). Кроме того, существует инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (далее – Инструкция № 318 2 ).

В соответствии со ст. 11 Закона № 27-ФЗ бухгалтер один раз в год не позднее 1 марта обязан представить в орган ПФР по месту регистрации сведения о каждом физическом лице, которое работало в течение расчетного периода на предприятии на основании трудового договора или договора гражданско-правового характера (если на сумму вознаграждения по нему начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование).

Статьей 8 этого закона установлено, что такие сведения могут представляться как в письменной, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. Юридическая сила представленных в электронном виде документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью. Вопрос о возможности представления информации в электронной форме решается территориальным органом ПФР совместно с конкретными предприятиями. Копии представляемых в ПФР сведений организации необходимо хранить по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

Предприятия, уклоняющиеся от представления достоверных и полных сведений, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Закона № 27-ФЗ ). Нюансы привлечения к ответственности мы подробно рассмотрим ниже, а теперь отметим, что ст. 15 Закона № 27-ФЗ предоставляет предприятию право дополнять и уточнять переданные в орган ПФР сведения о застрахованных лицах (см. также п. 29 Инструкции № 318 ). В свою очередь, территориальный орган фонда при обнаружении несоответствия между представленными индивидуальными сведениями обязан уведомить предприятие об имеющихся расхождениях и необходимости их устранения. В 2-недельный срок после получения уведомления организация должна внести исправления и представить в территориальный орган уточненные данные (п. 35 и 36 Инструкции № 318 ).

Также считаем необходимым обратить внимание читателей еще на два момента. Во-первых, возможно, что индивидуальные сведения о работнике организации придется представить до истечения установленного Законом № 27-ФЗ срока (не позднее 1 марта года, следующего за расчетным периодом). В частности, такая необходимость возникает при подаче работником заявления о назначении пенсии. В этом случае организация обязана представить в территориальный орган индивидуальные сведения об этом лице в течение 10 дней со дня его обращения (п. 31 Инструкции № 318 ).

Во-вторых, при заключении договора гражданско-правового характера, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС), необходимо потребовать от физического лица предъявления страхового свидетельства, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с заполнением документов индивидуального (персонифицированного) учета.

В рамках данной статьи мы не будем анализировать порядок заполнения этих форм (образцы заполнения документов персонифицированного учета приведены в Приложении № 2 к Инструкции № 192п ), а перейдем к рассмотрению неоднозначных ситуаций, связанных с привлечением организаций к ответственности за нарушения, допущенные при представлении сведений в органы ПФР.

Штрафы, штрафы…

За неисполнение (ненадлежащее исполнение) возложенных на организацию обязанностей по представлению сведений персонифицированного учета она может быть привлечена к ответственности в соответствии со ст. 17 Закона № 27-ФЗ . В частности, эта статья предусматривает следующее. За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10 процентов причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный фонд Российской Федерации. Взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда Российской Федерации в судебном порядке. Иными словами, ответственность в виде штрафа может наступить только в четырех случаях:

–несвоевременное представление;

–непредставление;

–представление не в полном объеме;

–представление искаженных данных.

Комментируя практическое применение названной статьи, Пенсионный фонд РФ в Письме от 14.12.2004 № КА-09-25/13379 отметил, что нормы, освобождающей от ответственности за указанные правонарушения, Законом № 27-ФЗ не предусмотрено. Тем не менее при наложении санкций органам ПФР рекомендовано подходить к нарушителям избирательно: формальный подход к наложению штрафа недопустим. Любая санкция должна применяться с учетом ряда принципов: виновность и противоправность деяния, соразмерность наказания, презумпция невиновности. Таким образом, ПФР считает возможным не применять финансовые санкции, если:

–организация самостоятельно выявила ошибку в представленных сведениях и сообщила об этом в территориальный орган ПФР;

–предприятие в 2-недельный срок исправило обнаруженные специалистом ПФР ошибки.

Такой подход, как сообщается в названном письме, позволит стимулировать заинтересованность организаций в самостоятельном и своевременном устранении допущенных ошибок, более оперативной обработке сведений индивидуального (персонифицированного) учета органами ПФР, снизить напряженность во взаимоотношениях между предприятиями и органами ПФР.

Несмотря на то что данное письмо содержит рекомендации для местных органов ПФР, считаем, что о содержащихся в нем выводах полезно знать и бухгалтеру. В частности, сославшись на него, можно избежать наложения штрафа в перечисленных ситуациях, если специалист фонда «забыл» о рекомендациях руководства.

Сумма штрафа

Итак, ст. 17 Закона № 27-ФЗ установлен размер финансовой санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР. При этом сумма штрафа исчисляется не от взносов, начисленных за всех застрахованных лиц организации, а от платежей за тех работников, в отношении которых сведения индивидуального (персонифицированного) учета не были представлены (либо представлены не полностью или искажены). Таким образом, если, например, общее количество застрахованных лиц на предприятии составляет 456 человек, а сведения не представлены в отношении 11 сотрудников, то неверно исчислять сумму санкций как 10% от страховых взносов в целом по организации за отчетный год. Размер штрафа следует определять в виде 10% от суммы платежей, начисленных с выплат в пользу указанных 11 работников.

В противном случае, как сказано в п. 16 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 № 79 , сумма санкций фактически зависит не от тяжести совершаемого правонарушения, а от численности работников. Иными словами, размер штрафа был бы одинаковым за непредставление сведений об одном работнике и о предприятии в целом, а это противоречит принципу справедливости и соразмерности при установлении и взимании штрафных санкций.

Указанное информационное письмо было доведено до территориальных органов (для сведения и использования в работе) Письмом ПФР от 31.08.2004 № АК-09-25/9488 . Письмом от 28.06.2006 № КА-09-26/6784 руководство ПФР вновь обратило внимание местных органов на то, что при определении суммы санкций им следует руководствоваться мнением Президиума ВАС и исчислять штраф исходя из размера 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР только в отношении тех застрахованных лиц, о которых вовремя не представлены либо представлены неполные и (или) недостоверные сведения.

Однако, как показывает арбитражная практика, специалисты ПФР на местах часто игнорируют эти разъяснения. Поэтому бухгалтеру необходимо помнить следующее. Во-первых, нужно проверить правильность расчета суммы штрафа, произведенного органом ПФР. Во-вторых, в случае если 10% исчислены от страховых взносов за всех работников предприятия, а не за тех сотрудников, в отношении которых допущены нарушения, то, обратившись в суд, можно доказать неправомерность определения размера санкций. В подтверждение такой позиции назовем несколько судебных актов, принятых в пользу организаций: постановления ФАС МО от 20.07.2007 № КА-А40/6781-07 , ФАСПО от 15.03.2007 № А65-23910/2005 , ФАС ВВО от 02.03.2006 № А29-7499/2005а и др.

Реально ли снизить размер начисленного штрафа?

Специалисты ПФР отрицательно отвечают на данный вопрос, поскольку в системе обязательного пенсионного страхования не предусмотрена возможность снижения размера штрафных санкций. По их мнению, в данном случае не применяются нормы ст. 112 и 114 НК РФ, предусматривающие возможность уменьшения размера штрафа не менее чем в два раза при наличии у предприятия хотя бы одного смягчающего ответственность обстоятельства.

Вместе с тем арбитражная практика свидетельствует о том, что во многих случаях предприятие, обратившись в суд, может сократить свои финансовые потери на уплату санкции. Рассмотрим некоторые судебные решения, в которых судьи значительно снизили размер штрафа, начисленного специалистами ПФР.

Обратите внимание : правомерность снижения размера санкций за непредставление (несвоевременное представление) сведений индивидуального (персонифицированного) учета на основании ст. 112 и 114 НК РФ при наличии смягчающих обстоятельств признал и Президиум ВАС (см. п. 15 Информационного письма от 11.08.2004 № 79 ).

Казнить нельзя, помиловать!

Изучение материалов судебных решений по данной теме привело автора статьи к убеждению в том, что организация может добиться не только снижения размера штрафа, но и полной его отмены. Вновь обратимся к постановлениям федеральных арбитражных судов.

Постановление ФАС УО от 07.05.2007 № Ф09-3231/07-С1 : управление пенсионного фонда в результате камеральной проверки представленных предприятием сведений индивидуального (персонифицированного) учета выявило несоответствие сумм начисленных страховых взносов, отраженных в декларации и ведомости уплаты страховых взносов АДВ-11. По результатам проверки составлен акт, в котором зафиксировано такое несоответствие, и принято решение о привлечении предприятия к ответственности за представление недостоверных сведений.

Отказывая в удовлетворении требований управления ПФР о взыскании штрафа, суд исходил из недоказанности факта представления недостоверных сведений, поскольку акт камеральной проверки и решение о привлечении к ответственности не содержат указания на то, какие сведения и по каким конкретно лицам неполно представлены, в чем заключается недостоверность представленных сведений. Несоответствие сумм, указанных в декларации и ведомости по форме АДВ-11, само по себе не является достаточным основанием для вывода о представлении обществом недостоверных сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета. Таким образом, суд признал решение о взыскании штрафа недействительным.

Похожая ситуация стала предметом анализа арбитров в Постановлении ФАС СЗО от 28.02.2007 № А56-4702/2005 . В данном случае организация после получения от фонда акта, в котором указано на выявленные расхождения в суммах страховых взносов, отраженных в декларации и ведомости по форме АДВ-11, и содержащего требование о представлении уточненной декларации за год, произвела проверку всех документов и выявила ошибки в представленных фонду сведениях персонифицированного учета. Об этом организация сообщила в орган ПФР, который принял решение о наложении штрафа. Судьи обратили внимание сторон на то, что специалисты фонда указали лишь на несоответствие заявленных предприятием сумм страховых взносов, а ошибки в заполнении форм индивидуальных сведений о конкретных работниках организация выявила и исправила самостоятельно, уведомив орган ПФР в соответствии с порядком, предусмотренным п. 29 Инструкции № 318 . Нарушения, указанные в решении о наложении штрафа, специалисты фонда не выявляли, соответственно, уведомление с предложением их устранения предприятию не направлялось, следовательно, решение о взыскании санкций незаконно.

Постановление ФАС УО от 10.09.2007 № Ф09-7278/07-С1 : арбитры отказали фонду во взыскании штрафа, указав, что решение о взыскании финансовых санкций не содержит информации о том, за какое именно правонарушение предприятие привлекается к ответственности, и ссылок на документы, подтверждающие обстоятельства правонарушения. В указанном решении нет ссылок на то, какие именно из представленных сведений являются недостоверными либо неполными, в чем их недостоверность, о каких конкретно работниках представлены недостоверные сведения, а также в чем заключается вина организации в совершенном правонарушении.

Постановление ФАС СЗО от 13.07.2007 № А56-51114/2006 : предприятие почтовым отправлением от 28 февраля направило территориальному органу ПФР индивидуальные сведения. Выявив в них ошибки, фонд потребовал их устранения. Исправленные сведения организация представила лишь 26 мая. В результате орган ПФР принял решение о наложении штрафа, указав в нем, что предприятие нарушило срок представления сведений (вместо 1 марта подало их 26 мая).

Суд отказал фонду во взыскании санкций, сославшись на то, что в решении органа ПФР неверно указан состав правонарушения. По мнению арбитров, в данной ситуации следовало наложить штраф за представление недостоверных сведений, а не за нарушение срока их сдачи.

Перечень судебных актов, в которых отменяются решения органов ПФР о взыскании штрафов, можно продолжить (см. также постановления ФАС МО от 20.07.2007 № КА-А40/6781-07 , ФАС СЗО от 10.05.2007 № А13-7202/2006-29 , ФАС ПО от 08.02.2007 № А65-21989/06-СА1-29 и др.). Однако мы полагаем, что бухгалтер уже смог убедиться в том, что обращение в суд может избавить предприятие от обязанности уплаты штрафа.

В дополнение к рассмотренным выше основаниям для отмены штрафа приведем еще два (часто встречающихся в арбитражной практике):

–пропуск органом ПФР срока давности взыскания санкций;

–нарушение процедуры (порядка) привлечения к ответственности.

Срок давности

В данном случае установлен тот же срок давности, что и в отношении налоговых правонарушений, то есть три года. Отказывая органам ПФР во взыскании штрафов по истечении трех лет, судьи руководствуются следующим. В силу ст. 9 НК РФ органы государственных внебюджетных фондов включены в число участников правоотношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Законом № 27-ФЗ и другими специальными нормативными правовыми актами в сфере обязательного пенсионного страхования общий порядок привлечения к ответственности не установлен. Поэтому данные правоотношения должны регулироваться положениями гл. 15 «Налоговые правонарушения и ответственность за их совершение» НК РФ, определяющими, в том числе, срок давности привлечения к ответственности.

Напомним, что в соответствии со ст. 113 НК РФ лицо не может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, если со дня его совершения либо со следующего дня после окончания налогового периода, в течение которого налоговое правонарушение было совершено, истекли три года (срок давности). При этом исчисление срока давности со дня совершения правонарушения относится ко всем налоговым правонарушениям, кроме предусмотренных ст. 120 и 122 НК РФ. Исчисление срока давности со следующего дня после окончания соответствующего налогового периода относится к правонарушениям, установленным ст. 120 и 122 НК РФ. Таким образом, в целях привлечения к ответственности по ст. 17 Закона № 27-ФЗ необходимо исчислять срок давности начиная со следующего дня после совершения правонарушения.

Этот вывод подтверждается и сложившейся арбитражной практикой. Так, рассматривая спорную ситуацию, связанную с взысканием санкции за представление недостоверных сведений, ФАС ВСО в Постановлении от 22.02.2007 № А74-2270/06-Ф02-505/07-С1 указал: поскольку срок представления сведений персонифицированного учета истекает 1 марта, моментом совершения правонарушения следует считать 2 марта. Соответственно, решения ПФР о наложении штрафа, вынесенные спустя 3 года с указанной даты являются недействительными. Аналогичная позиция представлена в постановлениях ФАС УОот 28.05.2007 № Ф09-3952/07-С1 и от 06.03.2007 № Ф09-1383/07-С1 , ФАС ВСО от 09.11.2006 № А74-2004/06-Ф02-5843/06-С1 , ФАС ЗСО от 05.10.2006 № Ф04-6742/2006(27314-А75-7) , ФАС ВВО от 11.08.2006 № А79-1879/2006 и др.

Порядок привлечения к ответственности

На практике чаще всего органы ПФР допускают следующие нарушения процедуры привлечения предприятий к ответственности:

–пропуск срока обращения в суд с заявлением о взыскании штрафа;

–не уведомление организации о времени и месте рассмотрения материалов проведенной фондом проверки представленных сведений персонифицированного учета.

Выше мы отмечали, что ст. 17 Закона № 27-ФЗ предусматривает единственно возможный способ взыскания санкций – в судебном порядке. При этом срок исковой давности взыскания штрафов установлен ст. 115 НК РФ, которая применяется в данной ситуации. Эта статья в редакции, действовавшей до 01.01.2007, предусматривала, что обратиться с соответствующим заявлением в суд орган ПФР должен не позднее шести месяцев со дня обнаружения правонарушения и составления соответствующего акта. Поэтому в большинстве судебных решений сказано, что моментом начала отсчета этого шестимесячного периода необходимо считать дату акта, составленного специалистами фонда по результатам проверки и содержащего указание на выявленные в представленных сведениях нарушения (см., например, постановления ФАС МО от 21.03.2007 № КА-А40/1708-07 , ФАС СКО от 24.01.2007 № Ф08-7132/2006-2957А , ФАС СЗО от 10.10.2006 № А56-60893/2005 и от 05.10.2006 № А21-11633/2005 , ФАС УО от 23.11.2006 № Ф09-10339/06-С7 и др.).

С вступлением в силу Федерального закона № 137-ФЗ 4 формулировка в ст. 115 НК РФбыла изменена. Теперь отсчет шестимесячного периода для обращения с иском в суд начинается после истечения срока исполнения требования об уплате штрафа. Таким образом, срок давности взыскания санкций в судебном порядке значительно продлен. Тем не менее если орган ПФР представил заявление в суд позднее данного срока, то арбитры освободят предприятие от обязанности уплаты штрафа.

И еще один нюанс. Организация также может применить ст. 101 НК РФ, которая предусматривает порядок привлечения к ответственности, обязательный для соблюдения территориальным органом ПФР. Итак, правонарушитель должен быть уведомлен о времени и месте рассмотрения материалов проверки, ему должно быть дано право представить свои возражения, после чего принимается решение о привлечении к ответственности (об отказе в привлечении к ответственности). В арбитражной практике имеются решения, в которых судьи отказали фонду во взыскании штрафа с предприятия, поскольку не были соблюдены нормы ст. 101 НК РФ (см., например, постановления ФАС ЗСО от 10.07.2007 № Ф04-4617/2007(36120-А46-14) , ФАС ПО от 06.02.2007 № А65-21980/2006-СА1-29 ).

Завершим рассмотрение данной темы выводом ФАС УО, сформулированным в Постановлении от 08.10.2007 № Ф09-8063/07-С1 : помимо ответственности, установленной ст. 17 Закона № 27-ФЗ , иных последствий для предприятия за непредставление сведений индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в виде обязания его представить такие сведения, законом не предусмотрено. Иными словами, если фонд привлек организацию к ответственности в виде наложения штрафа, то никаких других видов наказания для нее больше не предусмотрено, в том числе суд не может вынести решение и обязать организацию представить сведения в орган ПФР.

1 Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

2 Утверждена Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования».

3 Под расчетным периодом понимается календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно (см. п. 2 Инструкции № 318).

4 Федеральный закон от 27.07.2006 № 137-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую НК РФ и в отдельные законодательные акты РФ в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования».