Редкая организация не тратится не телефонные переговоры. Как правильно учесть при исчислении налога на прибыль такие расходы, недавно рассказали чиновники из Минфина.

Налоговый учет телефонных переговоров

Затраты на оплату услуг связи относятся к прочим расходам организации. На это указано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. В какой момент их можно учесть, зависит от метода, который применяет фирма при исчислении налога на прибыль. Это может быть либо метод начисления, либо кассовый.

В письме Минфина от 12 февраля 2004 г. № 04-02-05/1/12 сделан интересный вывод по поводу учета телефонных переговоров в случае применения метода начисления. Чиновники полагают, что момент признания таких расходов зависит от условий договора на оказание телефонных услуг. Если в этом документе указана обязанность фирмы оплатить услуги в момент выставления счета, то датой признания расходов будет день выставления счета.

Пример

ООО «Натали» заключило договор с ООО «Телекс» на получение услуг телефонной связи. В договоре указано, что «Натали» обязана оплачивать телефонные переговоры в месяце выставления ей счета.

«Натали» в мае 2004 года получила и оплатила счет за оказанные ей в апреле услуги телефонной связи. Фирма применяет метод начисления при расчете налога на прибыль.

Бухгалтер «Натали» отнес затраты по апрельским телефонным переговорам в состав прочих расходов мая 2004 года.

Такой вывод чиновники обосновали следующим образом. Порядок признания расходов при методе начисления приведен в статье 272 Налогового кодекса. Согласно пункту 1 указанной статьи, расходы учитываются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся.

В подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса установлено, что датой прочих расходов считается:

– день предъявления фирме документов, которые служат основанием для расчетов;

– последний день отчетного периода.

Таким образом, по мнению Минфина, расходы за телефонные переговоры учитываются в том периоде, в котором у фирмы возникла обязанность их оплатить, в порядке, предусмотренном условиями договора.

В указанном письме Минфина уделено внимание и тем фирмам, которые применяют кассовый метод. Для них датой признания расходов на телефонные переговоры будет день оплаты по выставленному счету.

Помимо всего сказанного нельзя забывать и о том, что расходы должны иметь производственный характер. Такой вывод можно сделать из смысла статьи 252 Налогового кодекса. В ней указано, что расходами признаются обоснованные (то есть экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты. Они должны быть произведены для осуществления деятельности, которая направлена на получение дохода.

К документам, подтверждающим расходы фирмы на оплату услуг связи, в частности, можно отнести следующие:

– договор с фирмой, которая эти услуги предоставляет;

– акт об оказании услуг;

– документ об оплате.

Междугородние переговоры

Многие организации имеют партнеров в других городах. Поэтому они вынуждены оплачивать междугородние телефонные переговоры. Эти расходы также уменьшают облагаемую налогом прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК).

Сложность состоит в том, чтобы подтвердить производственный характер междугородних переговоров. Столичные налоговики в своем письме от 5 января 2003 г. № 26-12/820 указывают, что обосновать переговоры может, в частности, детализированный счет. В этом документе приводятся номера телефонов абонентов, с которыми общались сотрудники фирмы. Логика инспекторов заключается в следующем. Номера телефонов организаций, с которыми фирма работает, прописаны в договорах или другой официальной переписке между организациями. Следовательно, если звонок производился на «неопознанный» телефонный номер, то его нельзя назвать экономически обоснованным и учесть при исчислении налога на прибыль.

В этом же письме московские инспекторы упоминают и про внутренние распорядительные документы организации. В них должны быть закреплены должностные обязанности сотрудников по проведению телефонных переговоров с потенциальными заказчиками.

Но даже такой бумажный объем не всегда может убедить налоговиков, что фирма вела междугородние переговоры на производственные темы. В этом случае можно посоветовать попробовать отстоять свои права в суде.

Дело в том, что инспекторы обязаны доказать обстоятельства, которые приведены в акте (решении) по результатам налоговой проверки. Об этом говорится в статье 65 Арбитражного процессуального кодекса. Отметим, что на практике налоговики не всегда могут в полной мере аргументировать свои выводы. Примером может служить выигранное фирмой дело, которое рассмотрел Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа (постановление от 3 июня 2003 г. № А56-36576/02). Судьи отметили, что перечень документов, которые нужно оформлять в подтверждение производственного характера переговоров, не определен. Поэтому инспекция не смогла привести доказательства виновности фирмы.

Переговоры с домашнего телефона

Случается, сотрудники организации ведут деловые переговоры с партнерами со своих домашних телефонов. Это может быть вызвано, например, значительной разницей между часовыми поясами. Такие расходы на междугороднюю связь также должны уменьшать налогооблагаемую прибыль. Напомним, что Налоговый кодекс прямо не запрещает включать в расходы затраты на оплату междугородних телефонных переговоров, которые проводились с домашних телефонов сотрудников и имеют производственный характер. Однако в этом случае организации нужно с особой тщательностью готовить оправдательные документы.

К заключенным договорам, актам, полученным информационным письмам следует приложить:

– приказы, которыми утверждены авансовые отчеты работников, фиксирующие оплату услуг международной связи;

– квитанции об оплате переговоров. В них должны быть указаны номера телефонов абонентов и коды городов, в которых они находятся;

– приказы, которые определяют, на какие цели и на какой срок тому или иному сотруднику выдаются подотчетные суммы. В них нужно указывать номера телефонов тех городов, где находятся деловые партнеры организации.

Пример

Менеджер ЗАО «Прогресс» вел переговоры о поставке продукции с предприятием, расположенным в другом городе, со своего домашнего телефона. В бухгалтерию он представил авансовый отчет на 1200 руб., к которому приложил:

– информационное письмо от иногороднего предприятия, где указан его контактный телефон;

– копию договора на поставку товара иногороднему предприятию;

– счет телефонной станции (с указанием телефонов, по которым проводились переговоры);

– квитанцию об оплате междугородних переговоров на сумму 1200 руб.;

– пояснительную записку, в которой указано, что переговоры нужно было вести с домашнего телефона из-за значительной разницы во времени между городами, где расположена организация и ее покупатель.

Авансовый отчет был утвержден руководителем ЗАО «Прогресс».

Расходы на оплату междугородних переговоров с домашнего телефона менеджера организации были приняты для целей налогообложения прибыли.

Переговоры с мобильного телефона

Доказать экономическую обоснованность переговоров по мобильным телефонам еще сложнее. Ведь в хозяйственных договорах, как правило, фиксируются офисные номера. Реально же дозвониться в кратчайшие сроки до партнера получается чаще по мобильному телефону. Кроме того, владельцу сотового аппарата нередко приходится платить как за исходящие, так и за входящие звонки. А если учесть, что не все телефоны имеют определитель номера, то разделить все звонки на служебные и личные вряд ли получится.

В этой ситуации, по нашему мнению, можно поступить следующим образом. Вначале нужно уточнить, платит ли владелец сотовой трубки абонентскую плату. Дело в том, что она включается в расходы фирмы без всякой детализации. Обязательным условием для этого является наличие договора с организацией связи с установленным в нем порядком перечисления абонентской платы.

Далее можно установить лимит. Стоимость разговоров, которая не превысила эту границу, относить на затраты. А сверхлимитную сумму удерживать из зарплаты сотрудника.

Чтобы у контролеров не возникало сомнений в правильности определения лимита, лучше привести подробный расчет, в котором за основу принять данные одного или двух предыдущих месяцев. После этого нужно издать внутренний приказ, в котором полученная цифра утверждена в качестве лимита. С этим документом следует ознакомить сотрудников, «мобильные» переговоры которых фирма будет относить на затраты.

Бухгалтерский учет телефонных переговоров

Затраты на оплату телефонных переговоров относятся к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются в том отчетном периоде, в котором имели место независимо от факта оплаты. Об этом говорится в пункте 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», которое утверждено приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н.

Расходы на оплату телефонных переговоров производственные фирмы отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы», а торговые – на счете 44 «Расходы на продажу».

Пример

ООО «Дом» занимается изготовлением мебели. В апреле 2004 года фирма получила счет за телефонные переговоры. К нему приложены счет-фактура на сумму 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.) и расшифровки АТС.

В учете ООО «Дом» сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 60

– 5000 руб. (5900 – 900) – учтены расходы на оплату телефонных переговоров с партнерами;

Дебет 19 Кредит 60

– 900 руб. – учтен НДС по телефонным переговорам;

Дебет 60 Кредит 51

– 5900 руб. – перечислены деньги за услуги связи;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 900 руб. – предъявлен к вычету НДС по телефонным переговорам.

Т.А. Киселева, эксперт АГ «РАДА»