В нашу редакцию часто приходят письма от бухгалтеров, в которых рассказывается о различных казусах и ошибках в работе, происходящих по вине компьютерной техники. На основании ваших посланий мы составили перечень десяти самых распространенных из них.
Светлана Ивашенцева
Досадные мелочиНа первое место по праву можно поставить последствия такого форс-мажорного обстоятельства как неожиданное выключение электричества. Ни компьютер, ни тем более бухгалтер в данной ситуации совершенно не виноваты, но от этого не легче. Свет в здании или в отдельном офисе могут отключить по ряду причин, например, при проведении ремонтных или профилактических работ. В результате файл, над которым работали, останется сохраненным лишь частично или может вообще исчезнуть.
Второе место занял такой казус как зависшая компьютерная система. Причины этому могут быть разные — от конфликта оборудования или серьезного системного сбоя до элементарных и потому тем более досадных ошибок самого пользователя. Нажали не на ту кнопку, открыли слишком много окон, мало ли что...
На третьем месте разместилась ошибка, о которой рассказала нам бухгалтер небольшой туристической компании «Млечный путь» Елена Тагашова: «Я трудилась над отчетом для налоговой, когда заметила, что мой компьютер начал периодически виснуть. Фирма у нас небольшая, и нам пришлось вызывать приходящего системного администратора, который сказал, что систему необходимо срочно переустановить, так как она заражена вирусом. Все документы перед этим я скинула на флешку, а отчет — на обыкновенную дискету, потому что как раз собиралась отвозить его в налоговую. Распечатать материал я тоже не успела, а дискету захватила домой, чтобы кое-что доделать. Какого же было мое удивление, когда ни один из доступных мне компьютеров не смог прочесть с нее информацию! Оказывается, такое бывает — домой я ехала в метро, а там диски могут размагнититься». В итоге фирма опоздала со сроками сдачи и была вынуждена выплатить налоговикам штраф. Сейчас с этим проще — дискеты практически вышли из обихода, на смену им пришли надежные флеш-карты, хотя многие работники учета по привычке или из экономии продолжают пользоваться дискетами.
НевнимательностьО четвертой по распространенности ошибке или, скорее, неудобстве поведала бухгалтер небольшой гостиницы Надежда Лапина, которая работает в сфере бухучета уже почти тридцать лет. «Компьютеры значительно облегчили жизнь, но когда я заполняла свои бесчисленные бумажки вручную, то, в сущности, контролировала процесс целиком. А здесь порой одна неправильно внесенная цифра приводит к тому, что все дальнейшие действия в программе, соответственно, оказываются неверными. А замечаешь это, как правило, уже под самый конец работы.
На пятом месте тоже стоит ошибка, вызванная элементарной невнимательностью. Светлана Серегина, бухгалтер ООО «АНКОР-плюс» из Новгорода, рассказала, что однажды в спешке машинально сохранила достаточно важный документ под именем, которое ему дала система, не обратив внимания, где теперь этот документ сохранен. Спешка обернулась тем, что Серегина потом долго не могла найти его ни в файлах, ни на рабочем столе. Сделать это при помощи системы поиска файла было невозможно, так как название Светлана Николаевна не помнила.
Поэтому всегда следует самому выбирать папку для сохранения документа и давать ему однозначное и внятное название.
Как правило, многие ошибки происходят от невнимательности бухгалтера. Работа за компьютером требует определенной сосредоточенности.
Учитываем мелочиА вот Алена Ушакова, главный бухгалтер ООО «Контенс-плюс», убеждена, что компьютер сделал ее труд проще и приятнее. Но из-за этой простоты иногда и случаются ошибки, причем элементарные. «Заполняя бумаги, могу перепутать номера КПП и ИНН — когда смотришь в монитор, контролировать такие вещи сложнее. Забываю менять числа в платежках или иногда открываю старое платежное поручение и начинаю набивать данные в нем же. Часть данных меняю, а часть нет. С шаблоном вообще беда: хоть одну цифру, но напутаешь или не поменяешь, ведь визуально кажется, что данные уже внесены. Работа бухгалтера требует предельной внимательности, которая у машины, естественно, куда выше, но человеческий фактор никто не отменял. Особенно под конец рабочего дня, когда устаешь и внимание рассеивается». Подобные казусы разместились на шестом месте. Лучше начинать вносить данные не в предыдущих платежках, а создавать новый документ. Такой способ выглядит сложнее, но зато он избавит от ошибок и дальнейших исправлений, которые займут гораздо больше времени после того как банк вернет недостоверные документы.
Про седьмую по распространенности проблему рассказала Наталья Водолеева, бухгалтер компании «Юджиния-тревел»: «Раньше я думала, что могу учесть все свои промахи, всегда была предельно внимательна к тому, что делаю, файлы сохраняла, а распечатанные документы проверяла по нескольку раз. Но оказалось, что всего предусмотреть невозможно. Не всегда обновление программы происходит автоматически. К тому же не являются редкостью и периодические сбои в работе Интернета. Вот и вышло так, что я целых две недели не знала о довольно важных обновлениях бланков. Теперь к этому я тоже отношусь внимательно».
На восьмом месте разместилась ошибка, которая допускается с округлением цифр. Например, 1С округляет до сотых, то есть считает копейки, а вот Excel, в котором и происходят основные расчеты, всего лишь до десятых. В итоге, копейки теряются, а суммы не сходятся.
Девятое место занимает такая досадная неприятность как перебои в работе серверов, на которых хранится бухгалтерская информация или отчеты. У программистов могут случиться любые проблемы: достаточно попадания вируса или возникновения непредвиденной системной ошибки, чтобы сервер прекратил работу. Соответственно, пропадают все хранившиеся на нем папки и документы. Если фирма большая, то администраторы архивируют их и сохраняют на других резервных источниках, по которым могут впоследствии восстановить. С небольшими компаниями труднее — там зачастую все исчезает без следа.
И так бывает!А вот на десятом месте оказался такой нелепый, на первый взгляд, казус как ошибочно нажатая кнопка на клавиатуре. Бухгалтер из Новгорода Наталья Михайлова поведала нам, что она целый день трудилась над отчетом, когда кто-то из сотрудников, скорее всего не намеренно, подошел к ней и что-то нажал. Стерлось все, что она сделала. Как это произошло — загадка, но случай этот далеко не единичный. Конечно, здесь речь идет о старых бухгалтерских программах, но все-таки стоит быть внимательными и не позволять коллегам прикасаться к компьютеру в такие ответственные моменты.
Как видно, использование компьютера таит в себе немало неожиданностей и сюрпризов — которые, впрочем, вряд ли заставят офисных работников отказаться от него. Ведь чаще всего ошибки случаются из-за элементарной невнимательности и забывчивости. Поэтому самое важное здесь — внимательность и самоконтроль. Как, впрочем, и в любой работе.
Начать дискуссию