Пересчитаем все!

. Подтвердить соответствие документов фактическому положению дел и убедиться в сохранности товара, материалов и основных средств можно путем их пересчета. Проблема заключается в том, насколько часто необходимо производить такие проверки, а также в связанных с ними нюансах.

Юлия Лакша

Зачем?

Для правильного ведения складского учета и выявления достоверности имеющихся данных необходимо периодически производить проверку наличия ценностей, принадлежащих организации, их сохранности, а также правильности их хранения. Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» порядок проведения инвентаризации определяется в момент утверждения учетной политики.

Для того чтобы данные учета и отчетности были достоверными, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Необходимо, во-первых, проверить факт наличия последних, а, во-вторых, определить их истинное состояние. Как правило, решение о том, в каком порядке и в какие сроки производить инвентаризацию, руководитель компании принимает самостоятельно. При разработке учетной политики фирма утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных документов, с помощью которых оформляются хозяйственные операции, не имеющие типовых форм документов, формы для внутренней отчетности, а также порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств. Принятая учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Виды инвентаризации

В зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные. Полная охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года. Частичная предусматривает какой-либо один вид средств предприятия, например, только финансы в кассе или только материалы на определенном складе.

Существуют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, это необходимо:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
а также в некоторых других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Своевременность и точность

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких либо пропусков и изъятий (п. 5 ст. 8 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Исполнитель

В небольшой фирме, товарооборот которой, как правило, невелик, пересчетом занимаются сами продавцы. Производить его можно даже ежедневно, записывая остатки в специальный журнал, который служит основанием для составления инвентаризационной описи. Однако на крупном предприятии ежедневно осуществлять такую ревизию практически невозможно, т.к. это требует немало времени и трудозатрат. Но перед составлением годовой отчетности ее проведение обязательно. Ситуация с основными средствами несколько проще, т.к. их проверка обязательна лишь раз в три года (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности утв. Приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н).

Инвентаризацию может провести и аудиторская компания, которая не только самостоятельно проведет проверку имущества, но и подготовит необходимую документацию.

Многие фирмы вовсе не проводят подобных ревизий, и зря! Ведь ее результаты не только помогают навести определенный порядок в учете, но и избежать штрафных санкций, на которые может «нарваться» фирма в случае налоговой проверки. Например, за нарушение правил учета объектов налогообложения по налогу на имущество (ст. 120 НК РФ).

Пример

По результатам инвентаризации была обнаружена недостача стройматериалов на сумму 70 000 руб. После проведения расследования выяснилось, что часть из них (на сумму 20 000 руб.) была испорчена по вине кладовщика, а остальные — из-за хранения вне склада.

В учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы»
— 70 000 руб. — выявлена недостача стройматериалов;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
— 20 000 руб. — часть недостачи отнесена за счет виновного кладовщика;

Дебет 91 субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
— 50 000 руб. — списана остальная часть недостачи.

Порядок проведения ревизий представлен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49). В случае инвентаризации организация должна создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Если же в штате существует ревизионная комиссия, а объемы работ невелики, то проведение этой проверки возлагается на нее. Если же таковой объем велик, то возникает необходимость создания рабочих инвентаризационных комиссий. Состав указанных структур утверждает руководитель организации путем подписания приказа, постановления или распоряжения, которое регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Результаты работы комиссии оформляются учетными документами — актами и описями.

В соответствии с законом

Согласно ФЗ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» выявленные при инвентаризации расхождения отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на увеличение финансирования (фондов);

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

Как показывает практика, иногда бухгалтеры проводят инвентаризацию формально, чтобы избежать больших трудозатрат и оформления значительного количества бумаг. Насколько в работе достоверная информация, каждый решает сам, а вот современные средства автоматизации позволяют имитировать проверку и подгонять остатки под нужные показатели. При этом инвентаризационная опись формируется по данным, способным придать ей правдоподобный вид. Однако следует помнить, что в случае отсутствия описи или инвентаризационного акта при налоговой проверке фирме грозит штраф в размере 50 рублей, согласно статье 126 Налогового кодекса. Так что, избегая бумажной «волокиты», бухгалтер рискует оказаться под пристальным вниманием налоговиков.