Оплата проезда сотрудников

Нередко фирмы оплачивают проезд своих сотрудников до места работы. Бухгалтеру важно знать, как правильно учесть такие расходы при исчислении налога на прибыль, ЕСН и НДФЛ.

налог на прибыль

В подпункте 26 статьи 270 Налогового кодекса говорится, что оплата проезда к месту работы и обратно не включается в состав расходов при исчислении налога на прибыль. Однако это правило имеет исключения. Первое из них касается предприятий, которым разрешено учитывать такие траты в силу технологических особенностей производства. Правда, Налоговый кодекс не разъясняет, что это за особенности. По нашему мнению, к таковым можно отнести:

– нахождение подразделения предприятия вдали от основного производства;

– на предприятии установлен многосменный график работы, и сотрудников привозят ночью, когда общественный транспорт уже не ходит.

Пример

ЗАО «Передовик» строит склад на участке, который удален от маршрутов общественного транспорта. Работников перевозят на автобусе от офиса предприятия до места строительства. Для этого «Передовик» заключил договор с транспортной фирмой. Стоимость услуг по перевозке работников составляет 23 600 руб. (в том числе НДС 3600 руб.) в месяц. «Передовик» исчисляет налог на прибыль по методу начисления.

Перевозка сотрудников вызвана производственной необходимостью, поэтому бухгалтер ежемесячно списывает 20 000 руб. (23 600 – 3600) на стоимость строящегося склада. Эти затраты будут уменьшать облагаемую налогом прибыль по мере того, как на этот объект будет начисляться амортизация.

Второе исключение заинтересует большинство фирм. Расходы на проезд сотрудников можно учесть при исчислении налога на прибыль, если они предусмотрены в трудовых и (или) коллективных договорах. Поэтому дополнительный пункт в этих документах может выглядеть так:

«…16. Работникам предприятия ежемесячно компенсируются расходы по оплате стоимости проезда до места работы транспортом общего пользования. Компенсация выплачивается в день зарплаты после сдачи проездного билета в бухгалтерию».

ЕСН и НДФЛ

Вопрос о том, нужно ли начислять ЕСН на стоимость проездных билетов, является спорным. Нужно отметить, что чиновники не оставили его без внимания и неоднократно давали ответы, хотя довольно противоречивые. Например, в письме Минфина от 16 ноября 2001 г. № 04-04-07/192 указано, что оплата фирмой проездных билетов включается в базу для начисления ЕСН, причем даже несмотря на то, что выплата произведена за счет чистой прибыли.

В том же году месяцем позже Минфин составляет еще одно письмо (от 26 декабря 2001 г. № 04-04-06/508). В нем чиновники разрешили не начислять ЕСН на стоимость проездных, но только если руководитель фирмы своим приказом утвердил, что работа сотрудника носит разъездной характер и он не обеспечен специальным транспортом. Кроме того, это может быть подтверждено должностной инструкцией работника.

Такие противоречивые советы привели бухгалтеров в недоумение. Одни из них начисляли ЕСН, другие – нет. Последним пришлось отстаивать свою правоту в суде. Отметим, что арбитры их поддержали. Например, подобное дело рассмотрел Федеральный арбитражный суд Центрального округа (постановление от 26 января 2004 г. № А48-2775/03-2).

Фирма приобретала двум своим сотрудникам проездные билеты, так как им по роду деятельности необходимо было пользоваться городским транспортом. Для этого директор выпустил соответствующий приказ.

Налоговики сочли, что на стоимость проездных нужно начислять ЕСН. Но с их позицией судьи не согласились. В своем решении они указали, что ЕСН не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, которые связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей. На это указано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Поэтому арбитры пришли к выводу, что суммы оплаты проездных билетов носят компенсационный характер и связаны с выполнением сотрудниками своих обязанностей. Следовательно, начислять ЕСН нельзя.

Также в этом судебном споре арбитры указали, что удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости проездных не надо. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Аналогичное мнение выразили и судьи в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 13 ноября 2003 г. № КА-А40/9041-03.

Отметим, что налоговики не могут прийти к единому мнению по поводу уплаты НДФЛ с сумм оплаты за проезд. Например, в письме УМНС по г. Москве от 9 сентября 2002 г. № 28-11/41577 они разъясняют, что налог начислять нужно. Однако чуть ранее чиновники этого же ведомства в письме от 8 августа 2002 г. № 28-11/36252 сделали исключение для сумм оплаты проезда, которые имеют производственный характер.

Оформляем документы

Рассмотрев арбитражную практику, можно сделать следующий вывод. Чтобы не начислять ЕСН, нужно лишь правильно оформить документы. Рекомендации по их составлению приведены, например, в письме УМНС по г. Москве от 27 июня 2003 г. № 28-07/34871 (далее – Письмо).

Из послания следует, что ЕСН не начисляется в двух случаях. В первом, если оплата проездных отнесена к расходам, не уменьшающим облагаемую налогом прибыль (п. 26 ст. 270 НК). А, согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса, такие выплаты сотрудникам не облагаются ЕСН.

Во втором случае оплата проезда сотрудникам не облагается этим налогом, если составлены определенные документы. К таким относятся:

– приказ (распоряжение) на основании которого работник направляется для исполнения служебных обязанностей вне места основной работы (с приложением разовых проездных билетов);

– маршрутный лист (при отсутствии разовых проездных билетов, но известной стоимости проезда), заверенный подписями и печатями организаций посещения.

При этом неважно, предусмотрена оплата проезда в трудовом или коллективном договоре или нет.

Нелишним будет и приказ об утверждении списка сотрудников, работа которых носит разъездной характер. Такой документ также поможет оправдать оплату проезда. Приказ может выглядеть следующим образом:

А вот если проездной билет приобретен, но производственный характер разъездов не подтвержден, то ЕСН начислить надо.

По нашему мнению, те же документы помогут избежать сотруднику НДФЛ. Также приведенный список может обосновать расходы по оплате проезда сотрудников, если фирма учитывает их при расчете налога на прибыль. Напомним, что право работников на такие выплаты нужно прописать в коллективном или трудовом договоре.

Отражение в бухгалтерском учете

Отметим, что процедура приобретения проездных билетов для работников и их выдачи может быть различной. Так, сотрудник организации может самостоятельно купить проездной билет. В конце месяца он представит в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложит купленный ранее билет. На основании этого отчета работнику возместят его расходы. В этом случае расчеты с сотрудником будут отражаться на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Также организация может приобрести проездные билеты централизованно – по безналичному расчету или через специально уполномоченное подотчетное лицо. В этом случае их необходимо оприходовать на баланс, прежде чем выдавать работникам. Для этого используется субсчет 50-3 «Денежные документы».

Расходы на приобретение проездных билетов для сотрудников в бухгалтерском учете списываются на счета учета затрат. Это следует из пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». При этом такие расходы должны быть отнесены на счет, на который списывается заработная плата работника, для которого был приобретен проездной билет. Например, стоимость билета, купленного для начальника отдела кадров производственного предприятия, будет списана на счет 26 «Общехозяйственные расходы». Если проездной билет приобретен для продавца, работающего в торговой организации, то будет использован счет 44 «Расходы на продажу».

Пример

Торговая фирма ЗАО «Осень» компенсирует своим работникам стоимость проездных билетов от одного места работы к другому (филиал). В июне сотрудник организации И.И. Иванов потратил на проезд 700 руб. (это подтверждают проездные билеты). В этом же месяце фирма компенсировала ему расходы.

Однако приказ, на основании которого работник совершал поездки, не был составлен. Бухгалтер «Осени» начислил на сумму компенсации ЕСН и удержал НДФЛ.

В учете фирмы сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73

– 700 руб. – начислена Иванову компенсация за проезд;

Дебет 44 Кредит 68, 69

– 249,2 руб. (700 руб. х 35,6%) – начислен ЕСН на сумму компенсации оплаты проезда;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 91 руб. (700 руб. х 13%) – удержан НДФЛ с компенсации Иванова;

Дебет 73 Кредит 50

– 609 руб. (700 – 91) – выплачена Иванову компенсация за проезд.

Т.А. Аверина, эксперт АГ «РАДА»