Практически каждая фирма сталкивается с необходимостью выдавать деньги под отчет своим сотрудникам. Рассмотрим, какие нюансы надо учесть при выдаче средств и как избежать проблем при отчете за них.
Лилия Изотова
Деньги выдаем...Фирмы имеют право выдавать наличные под отчет своим сотрудникам на хозяйственно-операционные, командировочные расходы, на нужды подразделений, не состоящих на самостоятельном балансе, и другие цели, указанные в пункте 11 порядка ведения кассовых операций (утв. решением Совета директоров ЦБ 22 сентября 1993 г. № 40). При этом важно иметь в виду, что такие параметры как список работников, которые могут получать подотчетные деньги, максимально возможный размер выдаваемых сумм и сроки отчета по ним должны быть утверждены приказом директора.
Итак, мы определили кому и на какие цели можно выдавать средства под отчет. Теперь посмотрим, как производится сама операция.
Обратившись в бухгалтерию за подотчетной суммой, сотрудник пишет заявление и заверяет его у руководства. Затем кассир должен выдать деньги. Есть несколько вариантов того, откуда возможно брать средства для подотчета.
Во-первых, в кассе могут быть деньги, полученные от покупателей. В этом случае надо учесть следующие нюансы. Дело в том, что «наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий» (п. 2.2 положения ЦБ о правилах организации наличного денежного обращения от 5 января 1998 года № 14-П). Оставить можно лишь ограниченную часть средств, размер которой ежегодно согласуется с банком. Если этого не сделать, то лимит остатка кассы считается равным нулю, а вся не сданная в банк денежная наличность — сверхлимитной. Это уже нарушение, за которое могут оштрафовать согласно статье 15.1 КоАП. Но договариваться с кредитным учреждением придется не только о том, сколько «налички» оставлять в кассе, но и о том, как ее тратить.
Формально фирмы могут расходовать денежную выручку лишь на «оплату труда, выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения» (п. 7 порядка ведения кассовых операций, утв. решением Совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 г. № 40). Правда, в середине этого лета Центробанк уточнил, что фирма все же имеет право потратить остаток кассы «на командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг» (п. 2 указания ЦБ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Так что здесь проблем быть не должно.
«Фирмы, применяющие УСН, обязаны составлять авансовые отчеты и подтверждать оправдательными документами расходы наличных, выданных подотчетнику (письмо УФНС по г. Москве от 18 января 2007 г. № 18-11/3/03895@). В соответствии с пунктом 4 статьи 346.11 НК для «упрощенцев» сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций», — коментирует Алексей Беклемишев, директор аудиторской фирмы «Финстатус».
Во-вторых, деньги фирма может просто снять со своего расчетного счета. Правда, в этом случае придется заплатить комиссию банку.
В-третьих, в последнее время для упрощения процедуры выдачи подотчетных сумм компании все чаще используют корпоративные пластиковые карты. Для этого в банке открывается специальный карточный счет. Кстати, о нем необходимо уведомлять налоговую (п. 2 ст. 23 НК). Деньги на таких счетах принадлежат фирме, сами же карты оформляются на конкретных сотрудников, которые обязаны отчитываться о суммах, потраченных с «пластика» на хозяйственные нужды организации. Нужно иметь в виду, что Центральный банк не разрешает использовать личные зарплатные банковские карты работников для перечисления на них денег под отчет (письмо ЦБ от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408).
Отчитаться за полученные подотчетные средства сотрудники «обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки» (п. 11 порядка ведения кассовых операций, утв. решением Совета директоров ЦБ 22 сентября 1993 г. № 40). В бухгалтерию работники сдают авансовый отчет (форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55). К нему прикладывают оправдательные документы. Вот к ним-то необходимо отнестись с максимальным вниманием, ведь любые недочеты в этих бумагах могут привести к тому, что налоговики расценят подотчетные суммы в качестве дохода работника со всеми вытекающими последствиями.
...отчет получаемВ качестве оправдательных документов к авансовому отчету обычно прилагаются кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, командировочные удостоверения, транспортные документы, накладные и другая «первичка». Все эти бумаги либо имеют унифицированную форму из альбома первичной учетной документации, либо должны содержать набор обязательных реквизитов. К ним относятся, в частности: наименование; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении; должность и подпись ответственных за операцию лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Дата утверждения авансового отчета является датой признания расходов на командировки, представительские расходы и иные подобные затраты (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК).
Рассмотрим некоторые «скользкие» моменты, на которые стоит обратить внимание для того, чтобы при проверке авансовых отчетов налоговики не придрались к документам, подтверждающим произведенные расходы.
А документов не хватает...Одна из наиболее часто встречающихся проблем с «первичкой» при авансовых отчетах — это неполный комплект документов. Например, товарный чек или квитанция приходного кассового ордера есть, а чека кассового аппарата нет. Как быть в такой ситуации?
Налоговики считают, что наличие кассового чека обязательно, но с ними можно поспорить.
Действительно, форма «приходника» утверждена постановлением Госкомитета по статистике от 18 августа 1988 года № 88, поэтому квитанция к ПКО будет являться оправдательным документом, подтверждающим расход подотчетных денежных средств. С товарным чеком дело обстоит немного сложнее. Для него унифицированной формы нет, но если этот чек составлен согласно требованиям статьи 9 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», то и он является документом первичной учетной документации. С этим согласны и судьи. С их точки зрения, мнение инспекторов о том, что без чека ККМ расходы нельзя считать подтвержденными, «необоснованно и противоречит действующему, в том числе налоговому, законодательству» (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20 сентября 2007 г. № Ф04-2603/2007(38159-А81-7), Московского округа от 19 июня 2006 г. № КА-А40/3977-06).
Иногда случается обратная ситуация, когда есть лишь кассовый чек, а другие оправдательные документы отсутствуют. В этом случае можно посоветовать фирмам составлять акт о приемке материалов по форме М-7 (утв. постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а). Это и будет необходимый первичный документ (из постановления ФАС Московского округа от 19 июня 2006 г. № КА-А40/5456-06).
Так что, если «первички» не хватает, не надо паниковать. Разберитесь, какие документы все-таки есть, составьте дополнительные акты, проверьте, чтобы закупленное имущество было оприходовано. Если все сделано правильно, налоговики вряд ли смогут доказать, что сотрудник присвоил подотчетные деньги.
Если сотрудник оплачивает расходы на товарно-материальные ценности из своих личных средств, не получив перед этим денег от своей компании, то такая операция не является выдачей денежных средств под отчет, даже если фирма впоследствии компенсирует работнику эти затраты. Налоговые органы могут рассматривать эту операцию в качестве займа, либо купли-продажи в зависимости от того, на чье имя оформлены первичные документы: организации либо самого сотрудника.
Начать дискуссию