Авансовый отчет с нарушениями лишает права списать командировочные

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом одним из обязательных условий уменьшения полученных доходов на сумму произведенных расходов является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

По командировочным расходам хозяйственной операцией является признание организацией задолженности перед работником по суммам понесенных им расходов на командировку. Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет.

В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего подтверждения.

При этом необходимо учитывать, что действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету требует наличия следующих оправдательных документов: 

• командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (форма N Т-10);
• о найме жилого помещения; 
• о фактических расходах по проезду; 
• об иных расходах, связанных с командировкой.

Отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету, равно как и их ненадлежащее оформление, влечет за собой несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, что также не позволяет налогоплательщику учитывать соответствующие суммы командировочных расходов в уменьшение базы по налогу на прибыль.

Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка, то есть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации.

Такие комментарии представила ФНС РФ в своем письме № 3-2-06/90 от 18.08.2009.