Вопрос эффективной постановки задач и контроля их исполнения, пожалуй, актуален в любой компании. Даже состоящей из трех человек. А как это устроено у бухгалтеров?
Вопрос из «Красного уголка бухгалтера»:
«Подскажите, как выстроен процесс постановки задач главбухом и его замом бухгалтерам на участках в ваших отделах? Какое-то ПО, таблицы на гуглдокс, почта, сообщения в мессенджерах или устно? Как отслеживаете сроки, факт выполнения и результат работы на качество?»
Недавно на «Клерке» была публикация о том, где бухгалтеру отслеживать и структурировать задачи.
Там советовали и простой блокнот (или общую тетрадь), и CRM, и просто эксель. Самый суровый предложил все держать в голове, но это, пожалуй, чересчур.
А вот что пишут комментаторы:
«Все давным давно распределено по участкам. Если что сделать надо, коммуникаторы в помощь. Проверяется так же, когда вспомнится. Но. если бухгалтерия большая, а большая, это от 30-40 чел., надо прогу заводить».
Еще кто-то недоумевает:
«Интересный вопрос, никогда не задумывалась над этим. Бухгалтерия это машина, вот интересно, мотор тоже задумывается над тем как работает каждая шайбочка, винтик или тормозные колодки?».
Пожалуй, какой-то бизнес-процесс по плстановке и контролю выполнения задач все-таки должен быть. За всем уследить «из головы», наверное, проблематично.
Кто-то действует «по старинке»:
«Я на почту отправляла указания со сроком исполнения. Почта корпоративная».
Хотя почтовый клиент тоже можно на контроль исполнения настроить. Там вообще много возможностей.
Вариант предыдущего совета:
«У нас более 30 человек в бухгалтерии. Плюс в разных регионах. Разбито все на участки. На каждом есть руководитель. Все занимаются определенными задачами. Главный бухгалтер назначает совещания в скайп-бизнес(мы пока удаленно работаем) с замами, ставит какие-то новые, дополнительные задачи. Затем замы доносят до подчиненных либо через почту, либо также совещанием. В основном по почте идут какие-то задания».
Кто-то советует разные варианты CRM:
«Любой сервис-деск или любой таск-менеджер. Очень удобно. Trello, Jira,битрикс 24 на худой конец».
Еще есть «Планфикс», кстати. Много чего можно в нем настроить, даже выставление счетов, к примеру.
Еще рекомендуют tracker.yandex.ru.
А подытожим вот этим:
«Читаю все это, и вспоминаю, что есть огромные бухгалтерии, где некоторых и не знаешь, с кем работаешь. И так всем глубоко плевать на сам результат работы, потому что ты его не видишь и получаешь ЗП, оговоренную в ШР. Да, тут не знаешь, что лучше, одни люли в одни руки, или многоступенчатый пофигизм?».
Где-то заплакал эффективный менеджер-оптимизатор работы отдела.
Комментарии
1Учетная политика, Инструкции, Лидер таск + Excel с хронометражом времени (план с утра. Факт вечером).
В Лидере наглядно выполнение задач, взято в работу... в них же зашиты инструкции...
Общий план работ на всю бухгалтерию в экселе... (из которого и составляется ежедневный план работ с плановым временем выполнения.)
Общий отчет (факт) о выполненных задачах с фактическим временем.
Получаем Время по плану. Время выполнения Фактическое.
ну и далее дельта План Факт. Причины отклонений... либо переделывать инструкцию если что то в процессе обновилось и он стал более затратным по времени, либо премировать если по времени стало выполнятся быстрее за счет усовершенствование процесса самим работником.
Таким образом имеем
Ну а как иначе! Вся работа Главного бухгалтера (финансового директора, сейчас так модно называть) построена на Отчетности, Учета, Плана (любой деятельности предприятия и в предприятии).
ну это основное. Всё!