Как новому главному бухгалтеру обезопасить себя от ошибок предыдущих сотрудников и не отвечать по ним?
Спрашивают в «Красном уголке бухгалтера».
«Уважаемые коллеги, поговорите со мной про ответственность нового главного бухгалтера за прошлые периоды, пожалуйста. Знаю, что тема субсидиарки, штрафов и переработок по исправлению чужих косяков для нас больная, сложная и обсуждалась уже не раз. Но, тем не менее, вопрос. Как можно (если можно) вновь приходящему в компанию ГБ обезопасить себя от хвостов (случайных и неслучайных ошибок, действий или бездействия) предыдущих сотрудников при следующих вводных:
- Приёма дел по акту, обороткам, главной книге нет, так как принимать не от кого.
- Трудовой договор и должностная инструкция со всеми стандартными обязанностями по правильному отражению, ведению, исчислению, ответственностью по возмещению причинённого работодателю ущерба и т.п.
- На полную ревизию документов и цифр и тем более нормальный аудит нет ни времени, ни ресурсов (никто ради нового ГБ аудит не проводит, хотя было бы здорово)
- Судя по информации, которую удалось получить, уверенности в данных прошлого периода точно нет, но оценить стоимость риска в рублях пока возможным не представляется При этом компания не помойка точно, давно на рынке, белая, люди все официально и т.п. Советы „ни в коем случае не ходить туда!“ тоже принимаются, но учитывая непростую ситуацию на рынке, хотелось бы рассмотреть и другие варианты.
Как зафиксировать, что с условной даты ответственность моя, а до этого не моя? Ведь при проверках ФНС не интересуется, кто когда работал. Дайте документы, цифры, данные. Соглашение какое-то с геной/собственниками, запись в трудовом договоре, копия базы какая-то запароленная и в секретное место положенная? Хотя кто даст полную копию бух. базы со всеми финансами новому сотруднику, я бы сама не дала».
Вот что советуют в комментариях:
«За 2020 будете отвечать Вы, поскольку сдавать будете Вы. Выше уже писали про длящиеся. Нарушения. В остальном: приемка дел к Генерального директора, его подпись на оборотках и тд. Далее, информационное письмо на его имя с предложением провести аудит».
Еще совет:
«Мы обычно распечатываем все оборотки клиента, ставим даты и подписи руководителя, все принимаете от руководителя, раз нет бухгалтера, в договоре аутсорсинга прописана вся ответственность, но и так понятно что она наступает с момента заключения договора, у главного бухгалтера тоже самое, заключаете трудовой в котором прописано что Вы несете ответственность с даты вступления в должность, в ДИ пропишите тоже сроки, принимает цифры и документы по акту, приводить в соответствие все равно будете, а отвечать — нет».
И еще:
«Я думаю, перед руководителем и так понятно, что в периоде „до вас“ ответственный за ошибки иной человек. Но! Вы действующий сотрудник и в ваших силах (должны быть заинтересованы) привести документы в порядок и тем более тщательно проверить на камералки и иные проверки. Я однозначно всё заново просчитывала и проверяла прежде чем предоставить и для себя, когда было время — проверяла период 3-5 лет. Некоторые советуют составить „бумажку“ с найденными недочетами/ошибками/ проблемами, но это порой нереально, так как они вылезают постоянно».
Еще один:
«Вообще ФНС вынося административку или передавая ее в суд интересуются о должностном лице, ответственном за правонарушении. И запрашивают требованием пояснения с приложением перечня подтверждающих документов: копии ТД, ДИ, приказов и проч, из которых могут уверенно сделать выводы об ответственности за обязанность по нарушению. Если такое лицо не найдено, то штраф выписывается на гендира. Откровенно говоря, не знаю практику если оба и главбух и гендиректор уже не работают на момент проверки. Но думаю, что ее можно найти. По остальным случаям и Трудовая и ИФНС действуют (должны действовать!) как описано выше».
Вообще, это как и при смене директора, когда надеются, что отвечать будет новый директор. Отвечает то лицо, которое было в полномочиях в момент совершения правонарушения.
Начать дискуссию