Можно ли хранить копию паспорта в личном деле работника? Роструд считает, что можно, но только если сотрудник дал на это свое письменное согласие. Об этом специалисты ведомства написали на своем сайте.
Однако, законодательство считает такое хранение избыточной обработкой данных по отношению к целям, указанным в законодательстве. Обработка информации может проводиться только для того, чтобы обеспечить соблюдение законов и иных нормативных актов, содействовать в трудоустройстве, получении образовании и по ряду других причин. Их перечисляет ст. 86 ТК.
Кроме того, содержание и объем данных должны соответствовать целям обработки, о чем говорится в ст. 5 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Поэтому лучше исключить возможные риски и не хранить в личных делах копии документов с персональными данными. Конечно, если такого требования для компании нет в отраслевых или специальных нормах закона.
Иначе компанию могут привлечь к ответственности и выписать штраф в следующих размерах:
от 15 000 до 75 000 руб. на организацию;
от 10 000 до 20 000 руб. на ее должностное лицо (п. 2 ст. 13.11 КоАП).
У нас есть курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП».
В программе курса, в том числе:
основы трудового законодательства;
приемы, увольнения, переводы;
отпуска, больничные, декрет;
воинский учет;
ЗУП.
Комментарии
3Избыточная обработка персданных, говорите. Лучше бы бюджетные организации этим прекратили заниматься. Ребёнок за два года лежал в ортопедическом отделении раз 6 и КАЖДЫЙ РАЗ сдавали копии ВСЕХ документов (снилсы, свидетельства о рождении,паспорта) в ДВУХ экземплярах. Хотя всё это есть в базе и было бы достаточно сверить данные, раз уж подозревается, что за пару месяцев документы могут измениться. Но нет, "больше макулатуры", архивы не должны пустовать.
Может им черновиков не хватает?
Теперь я понял, почему у нас в офисе столько бумаги! Потому что у нас все "безопасные" личные дела! 😂 А что, может еще и фотографии сотрудников не хранить?