Как оформить возмещение расходов поставщиком.

Добрый день. Наша компания купила ОС по договору лизинга. На момент поставки оказалось, что ОС недоукомплектовано (отсутствовало обязательное составляющее: масло для сваебойного оборудования) . Компания поставщик согласилась компенсировать расходы на покупку масла в сумме понесенных затрат.
Какими документами необходимо оформить данное возмещение затрат? Как отразить такую операцию по НУ и БУ в части возмещения (доход?) и отражение фактически понесенных расходов. Есть ли необходимость учитывать данные расходы в формировании первоначальной стоимости ОС?