Компенсация оплаты дороги к месту отдыха

Здравствуйте!

В коммерческих организациях вы сами вправе установить порядок оплаты стоимости проезда в отпуск в колдоговоре или локальных актах. Во избежание спора с налоговой лучше все же по возможности внести изменения в ваши локальные нормативные акты и установить какой-либо порядок компенсации проезда в подобных ситуациях. Например, можно предусмотреть формулировку примерно следующего содержания: при следовании к месту отдыха и обратно работник и (или) члены его семьи могут останавливаться в населенных пунктах по пути следования на любое количество дней. Тогда получится, что ваш работник отдыхал только в Сочи.

Если внести изменения в локальные акты нет возможности, то тогда лучше удержать НДФЛ или быть готовыми ко спорам с налоговиками. Они руководствуются обычно Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2 "Об утверждении Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами". п.39 этого приказа предусматривает: если работник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то ему возмещаются расходы по проезду только до одного избранного им места, а также расходы по обратному проезду от того же места кратчайшим путем.

Соответственно, ФНС предполагает, что за второе место отдыха нужно произвести все начисления и удержания.

Я правильно понимаю, что в случае не внесения изменений в локальные акты компании и выплате полной суммы, НДФЛ необходимо удержать не со всей суммы компенсации, а только по одному из маршрутов?

Страховые взносы не начисляем?

Минфин в Письме России от 15.03.2023 N 03-04-05/21547 дает такое разъяснение по НФДЛ и страховым взносам:

В соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами стоимость проезда работника к месту использования отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимость провоза ими багажа, оплачиваемые плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами.

Учитывая изложенное, суммы компенсации организацией работникам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, расходов на оплату стоимости проезда работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно и стоимости провоза ими багажа, установленные законодательством Российской Федерации или законодательными актами субъектов Российской Федерации, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами на основании абзацев второго и десятого пункта 1 статьи 217 и подпункта 7 пункта 1 статьи 422 Кодекса при соблюдении установленных условий.

Соответственно, компенсация одного маршрута у вас пойдет в рамках гарантий ТК РФ и колдоговора, страховых взносов и НДФЛ нет, а оплата второго маршрута без изменения норм ЛНА - это очень спорный момент, поэтому безопаснее удержать НДФЛ и начислить взносы.

Спасибо!